提高声像资料保存与利用的方法

摘 要：本文针对近年来录音录像资料在制作、保存与利用的不同阶段存在的一些尚待解决或应当引起重视的技术及管理问题进行分析，并分别从源头做起、归档管理和有效利用三方面提出一些提高声像资料保存与利用效果的针对性方法，以期在确保录音录像资料安全的前提下，提高读取方式的安全性和内容检索的便捷性。

关键词：录像资料 归档管理 有效利用

Methods to Improre the preservation and Utilization of Audio-visual Materials

WANG Dong-sheng

（Information Technology Center，RENMIN Universit of China，Beijing100872，China）

Abstract： in this paper， some techniques and management problems that exist the different Stages of production， storage and utilization are analyzed，and some methads Are proposed to improve the preservation and utilization of audio-visual data From three aspects：the origin，the archives management and the effective use，with a view to ensuring the safety of the recarding and recarding of the premise，improving the safety of the way of reading and the convenience of content retricual，

Key words：Video document； Archive management；Effective use

引言：

声像资料包括以照片、扫描图片、幻灯片、缩微胶片、唱片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等不同介质保存并能够再现声音以及图像，对国家、社会和个人有保存价值并辅以文字说明的历史记录，种类丰富。本文主要对录像资料在制作、保存与利用的不同阶段应当引起重视的一些问题进行分析，并提出一些确保录像资料保存与利用效果的针对性措施。[1]

一、录制模式与录制标准的选择

资料保存部门主动加强对声像资料音视频文件摄录标准的质量控制和源头干预，并将声像资料的收集积累工作拓展到对摄录器材以及摄录存储介质的挑选和购买以及对人员的指导与培训，实现音视频文件录制质量与录制格式的标准化，是顺利做好音像资料归档保存和资料利用的重要环节。

1.录像资料中音视频文件摄录格式的确定

为确保声像资料中音视频文件摄录格式的标准化，选择声像资料制作的技术平台，使其在制作之初就能满足当前标准与最新技术要求，是保证声像资料长期存取安全的第一道防线。这就要求在选择音视频文件存储格式时，选择那些市场占有率高、占用存储空间小，具有较强通用性，对计算机软硬件平台依赖程度低的格式，以避免技术标准的频繁变更。

2.确保摄录文件存储介质的标准化

资料管理部门通过采取质量认证、加贴认证标志的方式对达到能够制作光盘要求的可记录光盘、光盘刻录机等采取准入制度，是确保摄录文件存储介质标准化的必要措施。

磁带存储系统具有成本低、技术成熟、可靠性高、标准化程度高、互换性好的特点，是备份声像资料的首选介质。在磁带格式技术中，LTO技术是一种开放格式的技术。同时，LTO还特别规定，由第三方进行每年一次的兼容测试，以确保产品的延续性。

移动硬盘已成为满足众多用户在存储容量、数据传输速度和便捷性方面不同要求的首选存储工具。鉴于一旦硬盘突然失效，上面存储的数据就很难恢复，特别是对硬盘频繁进行读写操作也增加了病毒入侵的可能性，移动硬盘存储应和磁带存储、光盘存储同样作为声像资料长期保存的存储介质。

二、对归档声像文件的严格检验与保存

声像资料信息在其制作、保存和利用过程中，应确保其真实性、完整性和有效性，对含有重要或敏感信息的声像档案还要确保机密性。[2]

1.坚持归档声像文件入库格式的规范化。

根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的要求，对归档的声像文件的真实性、完整性、有效性必须进行检验和审核。

1.1 把好对归档声像文件记载内容的挑选关

并非所有音频视频资料都有长期保存的价值，对声像文件在管理、财务、法律、证据或信息等方面的持久价值与档案价值进行鉴定，是归档前对声像文件内容重要性进行评估，并在此基础上对拟归档文件进行挑选的第一步。声像档案只是从音频视频资料中挑选出来的有必要长期、持久保存的声像文件。

1.2 把好对归档声像文件格式的检验

为了保证声像档案的原真性，无论是数字化采集还是直接形成的需长期或永久脱机保存的声像档案，应保存未压缩或无损压缩的格式。但是在实际工作中，在符合国家规定的存储格式及存储载体相关技术参数要求的前提下，既要保证视听质量，又要尽可能地实现存储空间的最小化。

1.3 把好对归档声像资料所确定的密级、保存要求与保管期限的鉴定关

在对归档声像资料确定密级与保存期限时，应根据其所记载的内容，参照国家对同类内容的纸质文书档案的管理规定执行。需要引起重视的是，由于声像档案存储介质本身的物理及化学性质的不稳定性，使其即使在符合规定的保存条件下存放，也难以达到长期安全存放的要求。因此，及时对声像资料所记载的信息进行更新或迁移是非常必要的。

2.根据存储介质和读取方式，对声像资料采取相应的安全保存措施

为确保声像档案具备可理解性和可被利用性，以及信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性，还应当做好以下几项工作：

2.1 做好备份工作，避免因存储介质损坏或技术淘汰危及声像资料安全

备份介质应选用较耐久的材质，以减少存储或利用过程中的损坏几率；应使用标准的软件和文件格式存储备份数据，以减少长期保存中数据迁移带来的风险；应减少数据迁移的频率，以降低数据丢失的风险。提前制作存储介质的备份，备份后实行远距离异地存储，既可以防止存储介质因污迹、霉变、介质层间开裂等原因导致声像资料无法读取，也可以避免因水灾、火灾、风暴、地震等自然灾害或人为损坏危及声像资料的安全。

2.2 对归档的声像资料要定期检查

声像资料的形成单位和保管部门每年均应对声像文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。由于声像资料一般都是脱机保存在唱片、磁带、光盘等存储介质上，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性。同时注意做好声像资料的媒体转换工作。

2.3 对存储介质要适时更新

通过将声像资料的内容信息从原存储载体转换到新的或稳定性更高的同类载体上，是避免因存储载体的老化或损坏造成档案内容信息损失的基本方法。尽可能保存母带、提高存储载体质量、加大更新的时间跨度、将模拟信号转换为数字信号等方式，都是提高更新质量、降低更新损失的有效办法。

2.4 操作系统与应用软件的同步保留与及时备份

尽管数据的丢失与存储介质的损坏有很大关系，但由于数字声像资料必须在一定的系统环境中才能被利用，因而由于软件与硬件技术的迅速更新而导致的技术淘汰，常常成为影响音频或视频声像资料长期存取安全的主要因素。根据《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的规定：“对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”

2.5 播放设备的同步配置与维护

尽管有些电子产品升级换代后还可以读取此前的信息，如DVD机可以读取CD光盘，但是随着电子产品更新换代的加速，曾经被普遍采用的读取设备几年之后就难觅踪影，甚至荡然无存。因此，原则上，声像资料的保存单位应当具备读取自身所藏全部声像资料的软件系统与硬件设备。如果难以实现同步配置与同步维护，应当优先确保可识别声音与图像能够实现跨存储媒介、跨操作系统、跨播放工具的再现与保留，而不要拘泥于原始技术信息的保存。

三、读取方式的最优选择与最佳效果

为了更加有效地利用录音录像资料，提高读取方式的安全性和内容检索的便捷性是非常必要的。

1.提高读取方式的安全性

提高录音录像资料读取方式的安全性，就是要提高录音录像资料存储信息的安全性、阅读工具的安全性和存储介质的安全性。确保录音录像资料存储信息的安全，主要是防止录音录像资料存储内容被改动，归档后的声像文件应当被设置成禁止写操作的状态。确保录音录像档案阅读工具的安全，主要是指防止遭受计算机病毒的侵害。如果在归档过程中未能按照相关规定进行严格的检查，声像资料尤其是视频资料就有可能带有计算机病毒。确保录音录像资料存储介质的安全，主要是指防止存储介质在借阅过程中被损坏，供查阅使用的电子文件在利用时应使用拷贝件。

2.提高内容检索的便捷性

尽管目前并不要求建立与声像资料所录制的语言信息相对应的文字文本，然而随着音视频文件总数的不断增加，从大量的库存中快速检索特定音视频信息的难度越来越大。如果建立声像资料信息检索系统，将与特定录音录像资料相对应的，能够全面准确地反映音像资料信息的内容摘要、发言底稿或录音文稿，以及发言者的姓名、发言的时间、地点等信息都录入到系统中，对于克服音像资料不能像电子文本那样进行大量搜索的缺点，提高对关键信息的查找能力是非常有价值的。

值得高度重视的是，将语音识别及人像识别技术应用于声像资料的信息检索，很可能会成为今后提高声像资料案信息查询的准确性与便捷性、提高声像资料内容快速检索能力的一个重要突破口。

参考文献：

[1]邹家炜主编.<档案管理实用大全[M]>.同心出版社，1996.

[2 ]电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）[S].中国档案，2003（11）-（12）.

作者简介：

王冬生，信息技术中心，高级工程师