高职院校档案管理工作的发展与前景

张艳

摘 要 随着信息技术的发展，高职院校档案管理工作向智能化、现代化的方向改变，相应的档案管理手段也在提高。档案管理工作要坚持真实性、安全性和便捷性的原则。在未来的高职院校档案管理工作中，人才将更加重要，标准体系的建设将进一步加强，电子档案数据系统的应用程度将加强，更加先进的科学技术手段将被引进，档案管理也将更加有序、更加科学、更加高效。

关键词 高职院校；档案管理；电子档案数据系统

中图分类号：G717 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2016）06-0062-02

档案是一个单位历史的记录，对于单位的发展有着至关重要的作用。高职院校档案是高职院校管理的真实记录，是单位进行发展和规划的依据，也是查明财产的依据。在高职院校中，档案管理工作十分重要，不少高职院校都有专职的档案员。做好档案管理工作，能够更好地对历史资料进行利用。未来，档案管理工作一定会越来越重要，在信息技术时代下，档案管理也将向着信息化、现代化的方向发展。

1 高职院校档案管理向着数字化方向发展

经济的飞速发展也带来了档案管理工作的改变。以往传统的人工手工管理向更加智能化、现代化的方向改变，相应的档案管理手段也在提高。数字化被引入档案管理工作中，档案变得更加可控制、高效率。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的、利于管理和处置的电子档案。这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。

针对高职院校，实现档案管理的数字化管理也是十分必要的。高职院校档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将高职院校的档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的高职院校档案信息库，进一步提高高职院校档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率[1]。

2 数字化档案管理应该坚持的原则

在数字化档案管理中必须坚持三个重要原则，以确保档案管理和现代科技的结合能够进一步促进档案管理工作的发展。

真实性原则 档案管理的基础即是确保档案中相关数据真实可靠，这是一切档案管理活动的最基本的要求。在平时的档案管理中一定要确保档案资料的真实性，若是发现某些档案资料出现错误或是出现虚假信息，要及时纠正，以防为后续工作造成不必要的麻烦。高职院校中档案管理数字化对档案真实性的要求很高，而真实性不只表现在要确保原始档案资料真实可靠，还表现在在进行数字化管理时，在技术和方法上要保证档案的真实性。从另一个角度来说，高职院校档案管理数字化中的真实性原则不仅是一种以事实为依据的观念，也是一种技术水准，考验着科技人员和管理人员的技术水平。

安全性原则 高职院校档案管理数字化技术的运用中，确保档案信息安全不受侵害也是档案管理工作中的重中之重，所以高职院校档案管理数字化必须要遵循这一原则，保证信息的安全性。对于高职院校档案管理数字化的安全性原则则主要指两个方面：一是工作人员妥善保管档案的数字化信息，不遗失或者泄密；二是要防止档案信息的数字化管理系统的硬件、软件受到人为或者非人为的破坏，比如自然灾害造成的档案遗失、黑客恶意的摧毁等。

总而言之，高职院校档案管理数字化的安全性原则就是防止高职院校档案的遗失和破坏[2]。所以，高职院校数字档案的管理者要从制度和技术等方面下功夫，不断更新软件系统，及时更换硬件系统并长期坚持数据备份，以防万一。

便捷性原则 与传统的档案管理模式相比，高职院校档案的数字化管理改变了以往纸质、手工的保存方式，转为通过计算机系统对档案信息进行管理，方便日后查阅，这体现了其便捷性的原则。在高职院校数字档案处理完成后，不同地域的人可以在不同时间段浏览到档案信息而不会受到干扰，实现一对多的浏览模式。

3 高职院校档案管理的未来前景

人才将更加重要 人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现。当然，高职院校中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。高职院校档案数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的高职院校数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构；其次，高职院校要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面留住人才。

标准体系的建设将进一步加强 缺乏标准化的高职院校档案管理数字化技术，会造成高职院校档案资料保存的不完整且不规范，那么高职院校档案的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前高职院校档案数字化管理中，这种现象普遍存在，很多高职院校或部门的数字化档案管理还不标准、不规范，极大阻碍了高职院校档案数字化管理的正常发展和创新。于是，加强高职院校档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证高职院校档案信息的规范和完整，数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范高职院校档案管理的标准和体系，会对高职院校档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。

电子档案数据系统的应用程度将加强 原始的高职院校档案资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是高职院校数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。

但要保证高职院校档案资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设，这主要体现在两方面。

首先，高职院校数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；

其次， 要将原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素而导致资料的丢失或损坏[3]。

更加先进的科学技术手段将被引进 随着档案管理工作的发展，更加先进的科学技术手段将被引进，检索体系将向着科学化发展。科学技术也是管理档案的保障。档案管理部门要在经费允许的条件下，引进先进的科学技术，解放人力，让档案管理工作的效率逐步提高，人力也能发挥最大的效用。检索体系将更加科学。检索体系是否科学，关系到档案工作能否顺利进行。

1）需要对档案资料进行纠错，档案中的数目要落实好；

2）要对档案编号排序，便于高职院校用户更好地查找；

3）对电脑要定期进行检验，以防高职院校信息被不法分子获取。

4 结束语

目前来看，档案管理工作的重要性已经越来越被高职院校管理者认识到，档案管理也经历了从原始到现代化、数字化的发展历程。在数字化档案管理中，必须坚持真实性、安全性、便捷性三个重要原则，以确保档案管理和现代科技的结合能够进一步促进档案管理工作的发展。未来，档案管理工作中人才的重要作用将更加凸显，高素质的档案管理人才将会被更加重视。档案管理将和信息数据库充分结合，档案管理也将更加有序、更加科学、更加高效，档案的重要作用也会越来越被发挥出来。

参考文献

[1]朱金花，邓丽.论信息化背景下高校图书馆编目工作的优化[J].福建论坛：社科教育版，2009（08）：131-132.

[2]吕亚梅.对高职院校档案管理工作创新策略的思考[J].考试周刊，2015（12）：142-143.

[3]刘珺.信息数字化对高职院校档案管理的影响[J].办公室业务，2013（10s）：159-160.