浅析我国社会保险档案管理优化新思路

徐春叶　刘丽华

【摘要】党的十八大会议精神指出，要想增强社会建设，工作重点应着重放在保障和改善民生工作。而我国社会保险档案管理工作作为社会保险事业的基本工作，直接影响到了我国国计民生工作的发展进度。要想在此项工作上有所突破，就必须要有创造性新思维，突破传统的社会保险档案管理体制，用发展的战略眼光，新的档案管理工作新思路，优化社会保险档案管理工作。

【关键词】我国社会保险；档案管理；新思路

近年来，随着我国参保人数的不断增加，社会保险工作深入改革的过程中为了确保社会保险经办业务的办事效率，社会保险档案管理从客观上而言需要有所提升。要想改编制约社会保险档案管理水平，需要从多方面来突破这些制约，要想社会保险改革工作顺利发展，需要在社会保险档案管理上用新思路有所创新。

一、我国社会保险档案管理發展的现状及原因

近年来，随着我国社会保险的涵盖面积的迅速扩张，参保人数日益增长。这与现今的单位档案室档案管理的管理条件的局限性形成了强烈的反差。另外，现有的管理体制也在很大程度上制约了社会保险档案管理质量的提高。因为参保人数的剧烈扩张，经办保险服务业务的需求也迅猛增长。社会保险经办人员的服务能力已经跟不上现在的需求，造成现状的原因是很多的，既有由于在编人员编制紧张，档案管理的专职人才供不应求，还有就是经费跟不上发展。单位的档案室从自身而言并没有专项资金，导致了现有的社会保险档案管理工作的质量无法达到标准、信息、规范三个方面。还有就是现有的保险组织体系紊乱，有遵循“五险合一”的管理方针进行管理的，也有按照保险项目的多少来进行经办机构的设置。

二、明确社会保险档案在社会保险中的地位和性质

要想理清我国社会保险档案管理工作，就一定要明确社会保险档案在社会保险中的地位和性质。不管是从理论上还是实际中都要弄清楚社会保险档案管理的机构性质和地位。我国的社会保险是经办机构管理和办理分离。个级别社会保险的经办机构都属于同级别的人力资源和社会保障部门。若将社会保险经办机构转变为法人实体，将其重新定性为具有一定行政职能的事业单位。要想使得社会保险的档案管理水平有所提高，可以将社会保险档案管理逐渐分离出单位的档案室，逐步与社会保险经办机构形式一个新的法人实体机构，社会保险档案管理中心。可以将其定位为属于人力资源与社会保障部门的新的事业单位，其规划、设立以及管理和发展都由人力资源和社会保障部门管理。在级别上与社会保险经办机构保持同级，工作还要受到同级档案行政部门的监督。另外，社会保险档案管理在其管理上需要和社会保险的经办机构组织在其设置上一致。从横向上来看，需要将各级节点作为中心来设置，对外辐射，和同级的财政、税务等相关联的部门，不仅仅是同区部门，即使不同区域间也应该加强联系，以保障社会保险中异地保险工作中的很多问题，从纵向上来看，各地方政府设置各级社会保险的档案管理，从中央到地方都保持一致。

三、管理机制决定管理功效

一个良好的管理机制能够决定其管理功效。从管理系统三个方面来看，内在的联系、功能和运行的原理是互相影响作用和相互制约的。按照现代管理学有关理论，社会保险档案中心的管理机制是管理功效实现的核心和关键。要对社会保险档案中心准确定位，就要全面评估它的运行状况、发展环境与制约因素。

1、要建立健全社会保险档案中心运行机制

系统功能、活动方式与运行原理是运行机制的基本内容，而社会保险档案中心的运行机制的基本内容有：统一化运作、“双轨制”运行与社会化发展。第一，“双轨制”运行是社会保险档案中心运行的关键，这个双轨就是纸质的档案与电子的档案相互结合与共同管理。电子档案具有存储数量大、容易更改、接收传输高速、方便查询等优点，但其也存有纸质档案没有的缺点，那就是容易出现开放不便、不够稳定、受到系统攻击恢复较难等问题。而纸质的档案作为原始的基础数据，需要有电子档案互为备份，才利于长期保存，从而有效实现归档的同步、整理的同步与利用的同步，实现保护和利用效益的最大化。第二，统一化运作是社会保险档案中心管理的重点。社会保险档案中心的规范管理，就需要有安全规范的硬件环境和人员保障，库房要有统一规划，档案管理工作人员要与基本职能相适应，确保有专人管理，实现专业化规范化管理。管理过程中，要社会保险五项业务档案进行统一管理，对“五险合一”进行分量总和的规范统一管理。第三，社会化发展是社会保险档案中心的发展方向。一个是，应按照布局实现全国网络化的要求，发展机制以实现社会化为主导方向，立足社会保险档案中心，逐步构成一个整体立体式、多方位的互联网络，实现社会保险基本信息和海量数据的交互交换。一个是，要落实信息服务机制的社会化。要建立社会保险档案资源的数据化，特别是紧扣群众应用的基本需求，建立便于群众利用的体系，从而实现档案资源共享共用，才能提升档案的社会功效。

2、要建立社会保险档案中心的动力机制

动力机制就是一种正向激励，是推动管理系统前进运作的基本动力，而动力的产生有价值引导推动和物质力量的推动。价值这一块，主要包括社会保险档案的自有价值，它包括现实的参考价值、凭证及历史研究的价值。同时，它也包括公民需要社会保险档案需求应用的价值，每一个公民都有对社会保险档案的需求，这也要求档案中心要提升管理水平，加强服务能力建设，做好服务工作。物质这一块，就是要有充足的经费预算和资金保障。经费保障要实现专列并予以充分保障，这是实现社会保险档案中心科学发展的基本物质保障。如果能够将社会保险档案中心法人化，有独立预逄，实行法人管理，并加强绩效考核，实现岗位目标职责的量化绩效考核，也可以进一步激发机构的总体效能的提高。

3、要建立社会保险档案中心的制约机制

制约机制是进行限制、修订的功能，它又分为内部的制约和外部的制约，内部制约是要求内部管理机制的建立健全，实现规范化制度化科学化，需要加强基本制度的建设、管理流程的优化，加强内部管理人员的职业道德建设和作风纪律教育约束，建立真正为参保人服务的意识，树立公开责任意识。外部的约束机制主要有法纪的约束和社会监督的约束。其中法纪约束是根本，每个档案管理人员必须严格遵守法律法规，这是基本底线，特别是《档案法》与《社会保险法》，这是硬杠杠，绝不能逾越。而加强社会约束是关键。社会和各种媒体要加强社会保险档案中心的监督，通过监督来实现管理的规范化，并进一步落实责任，实现管理的规范化和科学化。

四、结语

构建社会保险档案管理中心不是一蹴而就的事情，需要长期的探索，分析。构建社会保险档案管理中心，能够打破现在的社会保险经办机构管理社会保险档案管理下的一些瓶颈问题。社会保险档案管理中心是现在的一个理论性的新兴思路。现在还没有完全的实施起来，仅仅还是处于一个刚刚研究的阶段。构建的时机、在构建过程中将会遇到的负面因素、构建社会保险档案管理中心的可行性方案、构建社会保险档案管理中心的具体方案的落实、怎样统一规划社会业务档案如福利、业务等方面与其他社会保障档案管理之间的关系等等这些问题，还需要大家在今后的工作中多多探索研究。

【参考文献】

[1] 蒋继雷. 浅谈社会保险档案管理模式创新难题及方法[J]. 现代商业， 2015（05）.

[2] 苏本超. 当前城乡居民养老保险档案管理中存在的问题及建议[J]. 劳动保障世界（理论版）， 2013（09）.