文秘生毕业实习的问题与思考

梁沛 王月莹

毕业实习是毕业生独立从事社会实践工作的初步尝试，是大学教学任务中的重要环节，其基本目的是培养学生综合运用所学的基础理论、专业知识、基本技能和应对与处理问题的能力，促使学生对四年来所学的知识和技能进行系统化、综合化的整合、运用和深化。

为了使文秘方向的学生能够进一步加深对专业知识的了解，提高实际运用知识的能力和水平，我专业在中文12-2班的第八学期进行了为期八周的毕业实习。通过毕业实习的过程，检查学生的思维能力、创造能力、实践能力等各方面综合能力，使同学们能够亲身感受由一个学生转变为一个职场新人的过程，为同学们在毕业后，能走进社会、适应社会、融入社会、顺利走上工作岗位打下良好的基础。现在为期八周的实习结束了，学生圆满地完成了实习任务，但从文秘生的实习过程中也发现了一些问题，应当引起我们的思考。

问题一：采用学生自主选择、分散实习点的实习模式

首先，根据文秘方向的学生工作单位选择广、容易在实习中找到第一份工作的特点，本次实习没有采取学校统一安排的方式，而选择了由同学自己寻找实习单位的方式。使得学生有了更大的自主性和积极性，更加适应每位学生的性格和趋势，最大限度的使学生能够找到自己喜欢的工作并且利于学生找到工作，提高专业的就业率，避免一毕业就失业的问题发生。其次，根据同学的就业意向，采取分散实习点的模式。由于班内同学的生源地众多、理想就业城市的不同，为了更好的就业，我班同学实习分布的地域很广，在广东省内的有广州、深圳、佛山、清远、茂名、揭阳、湛江、珠海、东莞、江门等10个市，省外的包括山西、陕西、甘肃、河南、北京、安徽、福建7个省。同学们选择的实习单位有政府机关、事业单位、私企企业、民营企业，行业也涵盖了信息技术、化工、房地产、服务业等多个行业。虽然学生分布范围过广不利于学生等统一管理，但在学生们每天的实习交流中，可使每位同学了解到更多其他地域的工作情况，获取更丰富的信息，增长见闻。尽管在实习单位方面同学们差异很大，但在具体的岗位上却是大致相同。工作地点都在办公室，大致属于前台、综合办公室岗、办公室文员、行政助理这几种，在选取实习单位和岗位上，都符合了汉语言文学专业文秘方向的实习要求。针对本次实习，同学们热情高涨，他们所在的公司都是经过自己精心挑选与慎重考虑之后确定的实习去向，也是今后有待于进一步发展的目标地与工作意向，因此对于此次实习同学们态度认真、热情洋溢，得到了公司同事们和上级领导们的好评，为学校也争得了荣誉。

中文12-2班共有51名学生，班内51名学生实习的单位、地点各不相同，为了更好的管理、及时发现学生在实习期间存在的问题、保障同学的安全和实习的顺利，我班把51名同学分为7个实习小组，每组7—8个人，各设立组长一名，分别由不同的指导老师负责。实习分组是在第七学期末就已经确定好的，在实习中，所有同学都要在组内每天汇报自己的实习情况，以便指导老师掌握每位学生的实习情况，保障实习顺利有效的进行，也利于小组间的教学经验交流和实习所需资源资源共享。因此，采用学生自主选择、分散实习点的实习模式是基于文秘生专业特点、适应于文秘生需要的。

问题二：促使学生理论联系实际，提高实战能力

在学生实习中，发现有些学生存在以下两个问题，导致无法顺畅的完成工作。一是，专业知识储备不够。二是，空有理论知识，动手能力不足。知识储备不足使得学生在面对一些工作时无从下手，理论水平和实践能力的不对等使得有些同学在工作中不能很好地完成工作任务，并且导致工作效率低下而必须频发的加班。在这两种情况下导致工作任务不能及时有效的完成，还使得学生本身很辛苦、工作动力不足，并且易造成恶性循环。因此，必须完善学生的知识结构，促使学生理论联系实际，提高自身的专业能力和实践水平。坚实的专业知识始终是成功的先决条件，学生们必须注重在课堂上专业知识的学习，而且要学会观察和自学，在实习的过程中，实习生们能学习到了课堂内所无法学到的东西，但必须要发挥主观能动性才能获取和掌握。在工作中理论与实际相结合，才学到了很多实用技巧，丰富了自己的知识结构。

毕业实习是每个大学生离开校园步入社会前必不可少的一个环节，这是学校和社会为毕业生提供的，一个很好的就业实习机会，是从理论学习到实际应用的一条纽带，对毕业生综合能力的培养，使得学生既能掌握专业的基本理论和基本知识，又能具有对于所学知识的运用能力以及独立工作的能力。这是一次宝贵的实践经历，用以检验了文秘生四年来所学到的各种专业知识，如办公自动化、秘书学等。当知识理论体系的进一步升华，对于知识理论从学习者转化为运用者的时候，学生才能发现知识并不是那么教条，实际上是灵活多变。实习，不仅仅是对学生所学知识系统的全面检验和应用，更是一种全新的工作方法和全新的工作理念的转变。

问题三：帮助学生调整心态，完成角色转变

在实习的过程中，往往都会经历一个关于角色转换的问题。初到实习单位，有些同学都还不能很好地完成了从“学生”到“职员”的角色转换，不习惯起初只是简单地打扫办公室卫生、打开水、收拾文件、传递文件等繁琐的工作；不习惯必须要严格遵守单位的规章制度，不迟到、不早退，抱着谦虚的态度，勤勤恳恳做事，在完成份内工作的同时，还尽自己所能帮助同事完成领导下达的各项任务；不习惯突发性的工作，无法坦然地面对加班的辛劳。而这些都是一个职场的员工必须做好的心里准备和必须具备的职业素养。贝爷实习就是让同学提前进入工作的状态，适应工作环境，帮助同学们提前的适应即将发生的身份上的转变，为日后更好的工作调整好心态，能够做到积极应对每一份工作。

在心态调整的同时，毕业生必须要学会学以致用，学会观察和学习，尽快完成理论与实际的结合，熟练掌握各项专业技能。在实习的过程中，同学在岗位上从事与文秘相关工作，实现了文字表达和电脑操作技能的实际运用，真正开始办文、办事、办会。例如：完成领导交办的各种日常性文字材料，文档的录入、编辑、排版和印发，组织会议撰写会议纪要等等。使课堂所学知识和技能与实际操作得到互补，强化了动手能力，提高了岗位操作技能。在工作中，同事之间需要有良好的沟通与协作，要与不同年龄、不同层次的人交流，突破了学生时代的那种较固定的人际关系圈，让同学们更多地思考如何与人相处，如何在工作中游刃有余，提高了人际关系技能。要做到以上这些并不是一蹴而就的，技能的熟练掌握、人际关系的良好处理都需要经过实践来磨练，毕业实习就是提供磨练的机会，给学生提供一个场合，帮助学生完成角色上的转变。

问题四：督促学生端正实习态度，主动提升专业能力

在实习中有些同学工作有时不够细致，常常会出现纰漏，并且存在我是实习生的心理，做事不够认真，态度不积极。必须牢记办公室工作无小事，这就要求每个同学在工作中一定要细心、细致，从细小的事抓起。对任何一件经办的工作，都要严谨细致，一丝不苟，这才符合一个文秘生的专业要求。怕吃苦是实习生存在的又一个普遍问题，实习生不能适应比较艰苦的环境，无法适应工作中的压力。职场不同于校园生活的闲适，有些同学一下子不能适应身份的转变，不能适应每天早早起床赶公交上班、临时通知的加班、午休无法回家只能在办公室休息一下等等。有些学生会因为在实习中遇到的困难对工作产生恐惧心理，抗拒工作，这还是因为没有做好心理上的准备，指导老师应该帮助学生端正实习态度，引导学生完成心理上的转变，不能让学生在实习中还把自己还当做学生，到了职场就是职场人，要尽快做好心理上帝准备，做好角色上的转变。课本上的知识不是万能的，在实际工作中更需要灵活的变通。有些同学说存在适应能力不强的问题，面对突发事件不知如何灵活应对，无法独立处理。有些同学在面对突发事件时总是不知所措，这不仅仅是应变能力的问题，还因为对工作上事务的不熟悉、缺乏社会和工作经验。因此，在学习中要加强这些方面的锻炼。首先必须做到冷静应对，面对突发事件不能慌。其次要学会分析和观察，分辨事件的属性，主动观察老员工是如何处理的，增长自己的工作经验，提高自己的应变能力。

比起其他的收获，发现自己的欠缺和不足是最重要的，如果没有发现自己的不足就无法成长与提高，不能摆正自己的心态就无法去应对日后的工作。实习是一个检验学习成果的舞台，同时也是丰富和完善自己知识结构和专业技能的必经阶段，在实习中保持积极端正的态度，尽早的发现了自己欠缺的地方就给予了学生改正的机会，才能弥补自己的欠缺。作为一个即将毕业的应届生，通过此次的实习，是对大学四年的回顾和反省，让同学们深知进入社会还需要很多学校里学不到的能力，还应该更加努力的主动去学习提升自己。

结语

通过实习，学生都能感受到工作与课堂学习的不同，发现自身存在的缺点和不足并努力改正和弥补。虽然这短短的两个月只能展现未来工作的一个侧面，学习到的只有一些初步的方法，但不可否认实习帮助学生找到了自己的定位和方向。作为文秘学生，在工作中必须抱着谦虚谨慎的态度，踏实完成每一项工作，珍惜这个实习带来的收获。同时，在以后的工作中要注重细节，调整心态，学会在平凡的岗位上锻炼自己，不断培养自己的职业素质和职业精神。在对即将成为毕业生的学生的课堂教学中也应该针对往届毕业生实习存在的问题更加有目的性、针对性，帮助学生提前做好毕业实习的准备。