关于档案管理中电子信息技术的应用分析

孙芳芳

【摘要】当前，电子信息技术的发展使人们的生活与生产活动发生了天翻地覆的变化。在档案管理中引入电子信息技术，不仅是时代发展的要求，更是档案管理工作自身发展的需要。本文结合档案管理中引入电子信息技术的必要性进行了分析，并就其具体应用进行了阐述。

【关键词】档案管理 电子信息技术 必要性 应用分析

当前，是信息技术的时代，任何技术的发展，都离不开信息技术。信息技术的普及给人们的生活带来了极大的便利，不但提高了工作效率，更让人们实现了系统化、科学化与技术化的生活、生产方式。

在传统的档案管理中，面对繁多的档案信息，完成一项管理任务需要耗费大量的人力物力，不仅效率低下，还面临着错误率高的风险。而在当前的电子信息技术下，通过引入电子信息技术，档案管理实现了质的飞跃。

一、档案管理引入电子信息技术的必要性

1、档案管理工作的繁杂性

档案管理工作最为突出的特点就是繁杂，当前，每一天，甚至每一刻，都有无数的信息的产生，这些信息汇聚成档案信息，要通过人工进行整理，看起来是一项难以完成的工作。

此外，除了当前不断产生的新的信息，档案管理工作人员还面临着对过去的档案进行归类、整理等工作，更是一项繁杂的工作。这是由于过去的档案可能会因为管理原因、档案管理地点迁移原因等，造成档案的缺失与毁损，给工作人员带来了更大的档案管理压力。

2、电子信息技术的优越性

当前，我国许多的工作都已实现了电子化，通过电子信息技术，为工作带来了极大的便利。

电子信息技术在许多的方面都有着人工难以比拟的优越性，如对庞大数据的处理能力，电子信息技术可以在短短的几秒钟实现对数据的搜索与归类，而人工则需要耗费几十倍的时间才能完成；又如对数据的保存，电子信息技术可以实现无限期的保存，并确保资料不会发生丢失与损毁，而人工保存则面临着损毁、遗失的可能性。

3、档案管理工作人员的工作繁琐性

部分档案管理工作人员在刚接触档案管理时，日常的工作都是进行档案的整理，较为繁琐，则逐渐对自身的工作失去的热情，甚至产生厌烦的情感。这是由于档案管理工作内容庞杂，工作量大，工作性质较为单一，工作内容繁琐，因此工作人员对其工作可能会逐渐失去兴趣。

为了提高工作人员的工作热情与积极性，则需要从其工作着手，如何实现让工作人员效率提高、兴趣增加的管理，是档案管理的难题。而引入电子信息技术，则可以解决以上难题，既能提高工作人员的工作效率，也能使工作人员的工作更为灵活，提高工作人员对其工作的热情。

二、档案管理中电子信息技术的应用

1、应用电子信息技术进行档案整理

要利用电子信息技术进行档案整理，首先需要对档案进行搜集。利用电子信息技术，可以通过统一的档案管理平台，由工作人员向档案的相关内容录入档案管理平台，由档案管理平台对档案信息进行自动的分类，如通过档案内容类型、档案录入时间、档案重要程度等，建立多个交叉管理的数据库，实现多种分类。

对于较为重要的档案信息，工作人员可以通过扫描的方式，将内容扫描到档案管理平台中，并建立相关的管理文件夹，实现对重要档案的管理。通过这种管理方式，能实现档案管理的效率的极大提高，也减轻了档案管理工作人员的工作负担。

2、应用电子信息技术进行档案查阅

档案整理的最终目的是为了方便以后进行查阅与了解，通过电子信息技术，可以十分迅速地实现档案的查阅。

通过对档案进行分类，在进行查阅时，可以通过档案管理平台，实现分类查阅、关键词查阅、内容查阅等方式，不同方式都可以查阅到需要的内容，实现了查阅效率的提高，也有利于工作人员对档案进行后期的管理与维护。

此外，还可以引入智能化查阅系统，通过对容易用户的查阅记录，为其推荐其可能有兴趣的相关内容，实现智能化管理。

3、应用电子信息技术进行档案的后期维护

档案在进行保管的过程中，由于数量较多，需要占据大量的空间，而档案的储存空间有限，不可能把所有的档案原件都进行储存，在后期进行维护时面临着保管的难题。

引入电子信息技术，可以将档案电子版上传到档案管理平台，实现档案空间的优化。根据档案的重要性程度进行分类，重要程度较低的则直接保存电子版，重要程度较高的则需要同时保存档案的电子版与原件，并对电子版进行多次的备份，防止出现档案的遗失。

4、应用电子信息技术进行档案的系统管理

在传统的人工管理中，档案管理只能实现对现有资料的管理与分类，而通过电子信息技术，则可以实现对档案的大范围搜索与分类。

工作人员在对档案进行录入后，还可以通过对相关联的档案进行搜索，在不同的数据库中寻找可能有关的档案，一并进行整理，使得档案的管理更加完善与丰富，实现系统化的管理。与此同时，在进行档案系统化管理的基础上，不同的档案管理平台还可以通过数据共享的方式，实现部分非机密档案的共享，有利于档案信息的流通与自身档案库内容的扩充，是一种值得推广的双赢的发展模式。

三、小结

电子信息技术给档案管理带来了极大的便利，实现了工作效率的提高与工作质量的提高，减轻了工作人员的工作压力。未来仍是电子信息技术发展的时代，应当仅仅把握时代发展的特征，及时引入先进的电子信息技术，使得档案管理更为规范化、科学化与技术化，实现档案管理的全面提高。

【参考文献】

[1]毕大鹏. 档案管理中电子信息技术的应用研究[J].电子技术与软件工程，2016（4）

[2]邓云.企业档案管理中电子信息技术的应用[J].民营科技，

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[3]吴凯. 电子信息技术在档案管理中的应用研究[J].数字技术与应用，2014（15）