疾控中心档案科学管理模式探讨

贾冬梅

【摘要】疾控中心档案科学化管理的内涵，是相对于传统手工档案管理而言，前者借助现代化的技术手段，减少手工管理的工作量，起到提高管理效率和管理质量的效果。文章对疾控中心档案科学化管理的研究，将以“信息化”作为研究的切入口，在分析档案科学化管理必要性的基础上，结合有关的“信息化”技术，深入研讨科学化管理的模式。

【关键词】疾控中心；档案管理；科学模式

一、疾控中心档案科学化管理的必要性分析

疾控中心传统档案管理模式，已经开始呈现制约档案事业发展的苗头，在实际的档案管理工作中，对档案管理模式实现战略转变，提出了现代化转型的迫切需求。在此笔者结合疾控中心档案管理要求和条件，分析实现档案科学化管理的必要性：

1、档案工作内部发展趋势的使然。目前中国社会已经开始步入知识经济的时代，疾控中心作为全社会疾病的“防火墙”，涉及到各类专业的知识，每天需要处理的文件信息数量庞大，相对应的档案工作也开始呈现复杂和多变的趋势。如果疾控中心的档案工作模式，仍然局限于传统的手工操作模式，面对庞大的档案信息数据群时，可能会“束手无策”，为人们提供方便和快捷的管理服务，更是无从谈起。因此，疾控中心档案科学化管理模式的研究，要尽快提升到工作的日程表上，这是知识经济背景下档案工作内部发展趋势的使然。

2、档案管理工作效率提升的关键。从文件材料形成伊始，直至档案文件成型，中间要经历信息收集、整理和归档几个阶段，如果管理工作效率不高，自然需要耗费更多的时间完成归档。笔者通过研究发现，目前疾控中心档案文件材料的形成，未能真正达到归档的“三率”指标，不仅立卷归档难度大，而且没有统一标准进行档案的分类、编目和统计，不利于档案的检索查找。如果能够有效利用技术含量比较高的现代化技术，可切实缩短档案收集、整理和归档的时间，大幅度提升档案管理工作的效率。

二、疾控中心档案科学化管理模式的构建

1、档案科学化管理的目标

档案科学化管理，“人”与“技术”是主要支撑条件。因此需要至少实现以下两个层面的目标：“人”方面，指的是档案管理队伍的建设，在宏观层面遵循党和国家的方针政策，在微观层面是掌握科学化管理的业务知识和技能。尤其在微观方面，档案科学化管理要利用到某些高科技含量的現代化设备，而这些现代化设备，要依靠“人”的专业操作，且要求技术的掌握娴熟和全面。“技术”方面，目的是实现档案材料整理有序化，在掌握新操作规则的基础上，整理各种介质材料，确保在新技术条件下，尽快实现档案的进档升级。

2、档案科学化管理的制度

实现疾控中心档案科学化管理两个层面的目标，制度应视为目标成型的软性条件。以某疾控中心的居民健康档案管理为例，居民健康档案围绕每个居民的“个人健康”，可视为贯穿每个居民生命过程的文件资料，其中清楚记录居民健康相关的信息，在新医改之后，城乡居民无论是在寻医问药，还是在接受预防保健，往往都会先调取自己相关的健康档案，作为专业医师科学诊断个人健康状况的佐证，然后再针对性制定治疗方案。在整个流程中，要有档案科学化管理制度作为支撑，为便于档案的调取，笔者建议科学化管理制度的内容，细化至电子档案管理层面，以联网模式，细节性拟定涵盖档案收集、整理和归档的内容，并尽快形成统一的制度模式。

3、信息化管理技术的应用

在制度规范的基础上，信息化管理技术的应用，要求按部就班实现“硬件”和“软件”两个方面的配置，在“硬件”方面，是电脑计算机等硬件设备的投入应用，以及档案信息化管理的人员配置，考虑到疾控中心工作性质的特殊复杂，除了通用的电脑计算机硬件设备购置，还要加强对人员配置的重视，在“软件”方面，是围绕“数字化建设”的特征，以磁性介质为载体，通过计算机直观显示视屏信息，并且能够快速地修改、复制、查询、分类、剪辑和编目。当然，信息化管理技术在应用时，也要同步解决资金的问题。疾控中心资金投入的方向，重点在于管理的基础设施建设，“硬件”方面是档案馆和安全电路等物理环境，“软件”方面是操作系统、防火墙和杀毒软件等，“硬件”和“软件”投入资金要充足，也要用在刀刃上，保证系统的设计、试验、运行和维护，都有足够的资金。除此之外，安全管理技术的强化，同样是信息化技术应用的关键，在信息化时代，特别是疾控中心这种对信息要求严格，且信息资料宝贵的单位，每一份档案都有对应的安全级别，属于机密的文件，可直接物理隔离，与外网隔绝；属于内部传输档案，可通过密钥管理，监督、分析和维护有关系统，在出现故障时能够自动修复，以及加强相应软件的日常维护和病毒防范。

三、结束语

综上所述，在信息化时代，疾控中心档案的科学化管理，是档案发展战略性调整的必然要求。文章通过研究，基本明确了疾控中心档案科学化管理的方法，研究的主线贯穿于档案科学化管理目标的设置、档案科学化管理制度的拟定和档案信息化技术的应用，可供以档案实际管理工作参考借鉴。

【参考文献】

[1] 冯秀芳. 疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策[J]. 医疗装备， 2014，（7）：56-58.

[2] 许 鹏. 疾控中心档案管理工作中存在的问题及对策[J]. 改革与开放， 2015，（8）：121-122.

[3] 罗利文. 浅谈疾控中心档案现代化管理[J]. 中外医疗， 2011，（31）：139.