浅议如何加强照片档案的收集工作

麻丽

[摘 要] 照片档案作为一种较为历史资料有着自身的珍贵性，它直观而真实地记录着单位履职里重要人物事件的历史面貌。做好单位照片档案管理，能够对纸质档案的管理进行补充，甚至运用照片档案进行宣传、编辑单位历史记录，出版画册等等。当前，应深入探讨照片档案的收集管理与开发利用机制，实施规范的照片档案管理。

[关键词] 照片档案；收集；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 102

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0215- 02

照片档案是摄影技术的产物，照片档案是档案的重要组成部分。它是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，具有保留价值的、以感光材料为载体，以影像为主要反映形式，辅以文字叙述的历史记录，具有重要的凭证作用、宣传作用、参考作用及艺术欣赏作用。随着社会的进步和信息的发展，作为档案保存下来的摄影作品，用途日益广泛，有与其他类型档案相同的一面，既是机关工作查考的依据和生产建设的丰富资料，又是开展科学研究的基础和条件以及宣传教育的生动素材，因此，如何加强照片档案的收集十分重要。

1 抓住制度的建立和执行

照片档案产生于摄影活动。过去传统相机价格较为昂贵，又有洗印成本，各单位大多采用统一由办公室拍摄照片，因而照片的来源比较集中。近几年，由于数码相机品质不断提升，价格低廉，在工作活动过程中，使得单位内的各个部门使用本部门的相机来拍摄照片，加之，数码照片照片保存在计算机中，其形成方式隐蔽、接收的触角也更为广泛。制定照片的归档制度，并严格按照其规定进行接收，这是开展照片档案收集工作的主要渠道。各单位应制定照片的归档制度，并按制度规定接收本单位工作活动中形成的具有保存价值的照片，使分散在各职能部门和有关人员手中的照片档案，尽快地集中到档案部门，实行统一管理。

2 抓住重点工作和重要环节

一个单位即使建立了归档制度，也会出现有些照片不能按照归档要求及时归档的情况，如领导或业务人员外出开会、调研、考察形成的照片，在归档时易被遗漏。又如人们对照片档案的尚缺乏认识、在单位机构调整、人员变动的过程中，会出现照片被经办人带走的情况。因此，除了制定照片的归档制度以外，各单位档案部门还要采取必要的控制措施，抓住照片归档的重点工作和重要环节，引导与控制照片档案的流向，确保收集工作的落实。可将照片档案的收集积累纳入本单位有关部门和有关人员的岗位职责，并与经济责任制挂钩，确保各部门形成的照片能够齐全、完整地向档案部门移交。也可以从财务报销环节来控制规定摄影人员只有将拍摄、冲洗出的底片和照片向档案部门归档移交以后，才可到财务部门办理报销手续。

3 抓住重点部门和重点人员

对产生照片档案较多的宣传、党政等重点部门和重点人员，作为照片档案收集工作的重点，并以重点部门带动全面收集工作。档案室可以通过举办档案展览、编辑出版照片画册，使有关人员了解照片档案的作用和价值，了解档案部门专门的保管条件和设备，从而能够积极主动地将照片向档案部门归档移交。另外，照片档案工作管理还需重点提高两个部门人员的素质。其一，照片摄影部门的人员素质。摄影者自身应该有一定的摄影技术以及高度的责任心。在拍摄中，需要根据照片档案归档管理规定来整理，移交也要及时，这样才会让照片档案更加完整[1]。其二是档案管理者的素质。作为档案的主要管理者，他们肩负着照片档案的收集整理的任务，并为人们提供利用条件。档案工作者需要不断做好本职工作，让人们感觉到档案作为单位发展历史及各项工作的记录正发挥着重要作用。所以，照片档案管理者必须要有较高的职业素质与较强的责任心，必须和摄影人员合作，了解自己的职责，并努力践行，只有通过双方的共同努力，才能让照片档案管理更加规范。

4 重视照片数据的存储保护

照片档案管理者要花大量心血去研究照片数据的存储和保护。在当前的信息时代，数据存储技术越来越完善，但伴随而来的安全问题也会以各种各样的方式出现，必须引起照片档案管理者的重视。照片档案数据的生成、收集存储和利用时，各个环节共同反映了社会合作的多样性[2]。所以，人的管理是照片数据安全管理的重点，应该涉及数据的从生成到存储的各个阶段。另外，不管管理如何细致，安全技术如何严密，数据被盗、篡改，或者遭销毁也是可能发生的，数据安全并非绝对的，它只是相对而言。所以，数据存储保护需要从成本、安全、成效三方面进行全盘考虑。

5 做好照片档案数据备份

从档案数据来看，备份存储是有效的途径。照片档案数据系统可用性的工作都叫做容灾。容灾是数据系统安全中必不可少的。如果照片档案数据过于集中，就很可能会丢失或者毁坏，其严重后果甚至与自然灾难相提并论。故而要做好照片档案备份工作。具体来说，首先在耐久性好的载体上储存照片档案数据，一般一式两套，用来封存与查阅利用，最好是异地保存[3]。其次，做好容灾系统建立工作。在隔得比较远的不同地方，建立两套以上的功能一样的IT系统，便于监视各自间的健康情况或者切换功能。如果某个系统因为突然而来的问题而没有工作，那么就可以把应用系统切换到别处。容灾系统有数据与应用容灾两种方式。所谓数据容灾，就是将本地重要数据适时复制并建立在异地的数据系统，而所谓应用容灾就是基于数据容灾情况，在异地建立完整的备份应用系统，而且和本地生产系统差不多，它们还可以相互备份。当数据出现灾难情况时，那么业务就会被远程系统所接管，然后继续运行。

6 结 语

总的来说，在档案管理工作中，照片档案是其中的重要一部分，作为单位历史的记录，起着记载与传承历史的作用，是一种很珍贵的、很难再生的资源。规范照片档案管理，让照片档案工作健康、快速地发展是一个需要长期坚持不懈的努力的过程。照片档案管理将会持续发挥其重要，对有效推动单位全面发展起到积极的促进作用并具有深远的影响。

主要参考文献

[1]李军，张连星.关于照片档案资源建设的问题与思考[J].北京档案，2010（4）.

[2]徐舒柯.档案馆照片档案收集的困境与对策[J].内蒙古农业大学学报：社会科学版，2010（6）：173-174.

[3]刘萍.照片档案数字化管理初探[J].云南档案，2011（3）：57-58.