高校学籍管理之系部二级管理现状探究

黄瑾　李远丽　黄卉

摘 要：学籍管理是高校对学生管理的重要手段，管理的好坏直接影响高校的教育教学质量和人才培养质量。高职院校的学籍管理在具体的实施过程中，系部二级管理是面对学生收集第一手资料的前沿阵地，因此系部二级学籍管理的好坏直接关系到高校学籍管理的质量。该文以广西农业职业技术学院为例，对系部二级学籍管理的现状进行分析研究，对改进系部二级学籍管理进行了思考。

关键词：高校 学籍管理 系部二级

中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）03（b）-0115-02

高校学籍管理，是根据有关规定对学生的入学资格进行审查和学籍注册，并会对学生的在校学习情况、学籍异动情况及毕业资格和学历信息等进行考核、记载、控制和处理的活动。按照管理的内容，高校学籍管理应该大致分为新生入学学籍注册，在校生的学年注册、课程考核、成绩管理、学籍异动及毕业生资格审核和学历信息注册等几部分。学籍管理是高校对学生管理的重要手段，管理的好坏直接影响高校的教育教学质量和人才培养质量。高职院校的学籍管理在具体的实施过程中，系部二级管理是面对学生收集第一手资料的前沿阵地，因此系部二级学籍管理的好坏直接关系到高校学籍管理的质量。文章以广西农业职业技术学院为例，对系部二级学籍管理的现状进行初步地分析，并对其中存在的问题如何加以改进做了思考。

1 目前系部二级学籍管理中存在的问题

1.1 学籍信息核对繁杂易出错

目前笔者校实行了学籍学历电子注册，是由学院教务处学籍管理员进行具体操作。在电子注册操作前，必须保证学生的信息是准确无误的，各系部就承担了核对本系学生信息的重任。广西农业职业技术学院的做法是由教务处的学籍管理员将各班学生信息打印成纸质稿，分发到各系辅导员手中，由辅导员组织各班学生对自己本人的信息进行核对，如有错误则提供相应的佐证材料，无误则由本人签字后，再经各班班主任、辅导员、系负责人逐一核查后签字确认，再交回教务处。此核查一般会重复两到三次，经过初核、复核，直到学院学籍管理员确认各系上报的信息无误，报学院领导审批后进行网上操作。这一信息核查过程中学生信息纸质稿需要辗转学生、老师、系领导、教务处、学院领导，耗时耗力的同时，还非常容易出错或丢失，大大增加了系部二级学籍管理核查人员的工作量和工作压力。

1.2 学籍异动情况上下沟通不及时

学生办理学籍异动手续例如休学、复学、保留学籍等是由学生本人填写申请表，自行到各级领导处签字审批后，再由学生将通过审批的申请表复印件交到系部学生管理干事处进行存档登记，申请表原件交到教务处存档并由教务处报学院网络中心进行数据更新；而有些手续例如退学申请则是学生填写申请表格到相应各级领导处审批后由学院办公室发文到教务处和学工处，相关部门在收到学院发文后进行存档登记。在这个过程中，有可能存在学生办理手续到一半，因找不到某一位领导而放弃手续办理直接离校，也有可能学生办完手续后不将原件或复印件交到相关部门进行存档登记，而有关部门接收不到相应的文件就会导致学籍异动信息登记不及时，于是班级—系部—学工处—教务处—学院网络学生信息管理系统之间就会出现异动更新滞后或错漏，给系部二级学籍管理的日常工作带来麻烦。

1.3 办理学籍手续繁琐效率低下

学生的学籍保留、休学、复学、退学等学籍手续办理，学生需先打印相关表格填写申请办理的理由，然后逐级找班主任、辅导员、系领导、教务处领导、学院领导签字，如遇上相关的领导、老师因上课、开会、出差等各种原因不在校，往往学生跑了很多次仍无法找到相关的审批人，甚至有些学生一两周的时间都无法把手续办完。在这个过程中浪费了学生的时间和精力，学生会产生厌烦的情绪，部分学生会中途放弃手续的办理直接离校或因此放弃复学机会，不仅会对学生今后的就学就业造成不良影响，如果学生在未完成相关手续擅自离校后在校外出现安全问题，学校也要承担不必要的风险。

1.4 学生日常动态管理缺乏

在系部二级学籍管理中，虽然明确学工干事兼任系级学籍管理员，但就目前的实际情况来看，系级学籍管理员只是将各类学籍文件进行归类保存，但每一位在校生的日常表现、奖惩情况、学习成绩、身体素质等都没有及时收纳归档，在学生面临毕业鉴定、就业推荐时就不能准确地掌握每一位学生的信息，只能多方打听口头推荐，缺乏客观公正性，在向用人单位推荐人才时也少了一些权威性。

2 系部二级学籍管理改进的若干思路

2.1 完善网络办公平台功能

现在该院教学办公区域基本实现网络覆盖，教师学生均可凭账号免费上网，大部分学生都用上了有上网功能的智能手机，师生使用网络办公平台非常便利。因此如能在现有的办公平台上进行项目完善，增加无纸化学籍信息核对功能、学籍异动办理功能等，在每学期开学初进行学籍信息和学籍异动核对时，由学生个人核对本人信息后在网上提交至相关领导老师审核，如有错漏可将信息直接退回学生本人修改。学生可将需修改信息的佐证材料拍照上传，逐级提交至相关的领导老师审核通过，审核记录都可在系统查询，学生对本人信息的真实性负直接责任。

学生的日常动态管理也可纳入网络办公平台，学生个人可将平时获奖记录、证书上传至个人账户内，学生的考勤、违纪、成绩等综合信息也可由学籍管理专员导入系统，每个学生的综合信息都可由相关获取授权的老师一键查询，在人才评价就业推荐上才能做到快速、客观、公正、准确，这对学生个人的成长成材也会起到良好的激励作用。

通过改进办公平台系统增加有关学籍的办理功能，可有效避免因书写问题出现的错漏，大大减轻系部主要负责核查学籍信息的班主任、辅导员的工作压力，同时可在网络上设定办结时效，领导老师即使出差在外也可远程办理审核审批，手续办到哪一步学生也可清楚查询。所有手续审批结束后，相关的数据更新可在系统自动完成更新，免去人工操作的错漏失误，手续办理便捷快速，学生的综合信息也可实现自我管理，可有效提高工作效率。

2.2 加强系部二级学籍管理队伍建设

系部二级学籍管理工作的好坏，直接关系到学生的切身利益，也关系到学院教学工作的运转和教学质量的好坏。因此，加强系部学籍管理人员的队伍建设是推进学籍管理的必要举措。

首先，要稳定系部二级学籍管理人员队伍，制定相应的激励制度。毕竟学籍管理是一个动态并持续的过程，只有相对稳定的学籍管理人员队伍，才能将此项工作稳定有序地推进，如果人员更换太过频繁交接工作没做到位，也会对学籍信息的准确及时上传下有不良影响。合理的激励制度可充分调动学籍管理人员的工作积极性，有利于稳固管理人员队伍。

其次，要加强系部二级学籍管理人员的业务能力培训。运用现代网络办公平台集成系统来进行学籍管理，学籍管理人员必须具备相应的计算机网络操作技能的同时又要熟悉各项涉及到学籍管理的规章制度、法律法规，在学籍管理工作中遇到问题能够迅速做出反应并采取妥当的处置措施。

2.3 完善现有的学籍管理制度

随着学院逐年扩招生源数量持续增长，系部二级学籍管理工作也越来越突显其重要性。原有的学籍管理制度在某些方面已不能满足实际工作的新需要。学院应针对系部二级学籍管理工作开展调研，修订完善系部二级学籍管理的操作规程，统一各系学籍处理尺度，才能在巩固现有的系部二级学籍管理成果的基础上，持续推进系部二级学籍管理工作，迎接新挑战。

参考文献

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[2] 陈德锋.高职院校学籍学历电子注册管理刍议——以福建水利电力职业技术学院为例[J].哈尔滨职业技术学院学报，2012（5）：38-39.

[3] 李玉珊.浅谈高校学籍学历电子注册管理与完善[J].职业教育研究，2011（6）：63-64.