试论企业档案的重要性与管理

丁华琴

【摘要】加强企业档案工作是企业肩负的责任和使命，是企业可持续发展的需要和保证，是提升企业软实力的内在需求，企业要充分认识到档案工作的重要性。

【关键词】企业；档案；重要性；管理

一、企业档案的重要性

企业档案是指和企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料，如科技档案、文书档案、财务档案、工程项目档案、设备档案等，将所有有价值的资料整理归档，科学规范地管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。

（一）企业档案是行政管理的有力助手。档案是企业行政工作的工具之一，企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）企业档案是企业文化的重要部分。当一个企业成立，各种档案就构成了该企业的记录，真实地记录着企业文化以及发展过程中的点点滴滴。企业档案管理对于企业文化建设的重要性还表现在对企业文化的归纳、梳理，“以史为鉴，可以知兴衰”，通过分类与分析使员工和领导能更好地认清企业的文化建设成就与不足，从而更好地服务于企业的发展战略。

（三）企业档案是企业合法权益的有力保障。企业档案的重要性，还体现在其重要的证据价值。就经济纠纷而言，谁能完成举证直接关系到审判的结果。企业在应对官司案件中，如能寻找出有力的证据材料，既可以还原事实真面目，又能给法官断案依法做出公正、公平的判决，能够保护企业、员工的合法权益不受侵害，明确各方面责任，减少不必要的纠纷。

（四）企业档案是企业经营策略有力依据。档案具有凭证和参考作用，项目管理和各个环节都会产生相应记录，企业的项目达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上。对企业的经营状况和科学发展提供了第一手资料，进行科学分析，扬长避短，为企业领导和企业良性发展以及企业对员工的考核提供有价值的数据和依据。

二、企业档案管理的建议

鉴于档案的重要性，作为档案管理人员需具备高度的责任感，同时还要具备良好的职业道德以及办事细心的工作态度。档案管理人员要以乐于奉献的工作精神，利用扎实的理论知识、科技知识管理好每一份档案。因此，作为一名优秀的档案管理人员要具备广博的专业知识，不断优化自身的知识结构、开拓视野，努力提高自身综合素质。

（一）提高企业档案管理的认识。领导的重视是做好档案工作的重要保证。要充分认识档案工作对促进企业发展的重要性，增强企业档案管理人员的使命感和责任感。解放思想，与时俱进，进一步加强和改进企业档案工作，不断提高服务质量，努力建设法规制度完备、管理体制科学、基础设施健全、信息化技术普及、服务功能齐全的企业现代化档案管理体系。

（二）规范企业档案管理机制，强化工作责任。建立科学的企业档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。随着科学技术的发展，档案管理手段的更新和管理水平的提高，必须建立与之相应的、科学的档案管理体系，明确职能，将不同门类、不同载体的档案系统管理，使档案管理与企业工作同步考核、同步发展。要建立健全档案管理制度，如登记、统计、考核、评估、奖励等，促使档案管理人员产生紧迫感和危机感，加强档案人员培训教育，不断提高業务水平和工作能力。

（三）实现企业档案管理创新。档案管理应当重视观念更新。创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在，创新档案新思路，出对策、出成果，通过思路上的创新开拓视野，形成新的科学认识。在思想上高度重视，在行动上主动探索，使企业档案管理工作更上一个台阶。

总之，档案管理人员要了解企业档案的重要性，同时也要不断完善档案管理工作，才能够激起档案管理人员的工作热情，从而使企业档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，形成良好的企业文化，更好地为企业服务。