论职工教育的档案管理

杨松芹

【摘要】本文首先介绍职工档案管理在当代新形势下的重要性，然后对当代职工教育档案管理的现状进行分析，针对存在的问题提出了相应的档案管理有效手段，最后得出了档案管理对职工教育的作用，从良好的职工教育氛围、职工的积极性两方面进行分析。

【关键词】职工档案管理；现状；有效措施；职工教育

一、职工档案管理是当代新形势下的必然要求

职工档案管理作为企业现代化管理中的一个重要组成部分，它是加强职工教育管理的有效手段，也是促进职工教育发展的重要措施，职工档案的有效管理能够促进职工的积极性。职工档案是指较为全面地记录职工的基本信息，以及成长过程中的一些重要事件，它能够真实有效地反映出职工的综合思想素质与工作能力。由于职工档案具有真实性和完整性，因此，职工档案管理对职工的一系列保障措施上起着重要的作用。而职工教育档案管理主要是包括学籍档案、专业档案、声像档案和文书档案四大类别，另外，职工档案管理的期限同样也分短期、长期和永久三大类别。可见，职工档案管理对职工发展的重要性，也是当代新形势下的必然要求。

二、职工教育档案管理的现状分析

随着企业改革的不断深入，职工教育档案管理依旧存在一些待解决的问题，主要体现在以下几方面：一是职工教育档案管理方法的落后。大部分企业存在档案管理不规范的问题，有的企业没有专门的档案管理室，传统的手工档案管理普遍存在，虽然随着计算机技术的迅速发展，职工档案管理系统得到普遍的应用，但电子档案的安全性和保密性不易控制。二是职工教育档案的真实性和完整性较差。因为存在一些企业对职工的档案并没有严肃和认真地填写，会导致档案中出现错误，甚至对档案进行修改，这就對后续职工的升职、退休以及劳动保障增加了阻碍。三是职工教育档案管理工作人员的能力不高。因为档案管理是一份较为专业的管理工作，对于档案材料的分类与识别就需要专业的技术能力。但大多数企业在招聘档案管理工作人员时并没有引起足够的重视，在后续的档案整理过程中使得档案管理的工作效率低下，并且错误率较高。四是职工本身的档案意识低。在企业招聘员工的过程中，起着主要作用的是法律合同，并不是档案，因此职工本身对档案的重视度较低，加上现代化企业人才流动较快，会造成人事档案丢失的可能。五是企业领导对于档案管理的意识淡薄。因此企业最终都以盈利为目的，首先在对档案管理的认识时就存在一些误区，片面地以为档案管理就是保管性的工作，并不是企业的主要工作，因此，这就容易造成职工档案管理中出现诸多问题。

三、职工教育档案管理应当采取的有效手段

（一）健全完善的职工教育档案管理制度。档案管理部门在企业现代化管理中的地位必须明确，因为档案管理是一个动态的管理过程，因此档案管理工作必须要遵循管理制度，要实现制度化、规范化。严格实施职工教育档案管理的制度是对档案管理的有效保障，通过管理制度的严格控制，能够使档案管理的准确性和真实性得到有效保证。

（二）强化企业领导职工档案管理意识，提高档案管理人员素质。随着改革开放的迅速发展，强化档案管理领导在社会主义新形势下更为重要，对于企业来说，特别是企业领导，应当注重企业职工档案管理，提高自身的意识。在管理档案工作的同时应当确保档案管理工作人员的专业性。另外，要不断强化培训，提高档案管理人员自身的素质，把档案管理工作人员的工作成绩纳入岗位管理目标，不定期地开展档案管理人员的学习与培训。

（三）提高企业职工教育档案管理的建设。在对企业职工教育档案进行管理时，要提高档案的立卷质量。从登记到入盒都需要相关负责人的签字。其次，要加强科学化和规划化的管理，对不同级别，不同职位的档案要进行专门管理，便于后期的查找与审阅。最后，要完善档案管理责任制，采用现代化设备进行档案管理，计算机系统的使用使得档案管理变得便捷，但采用计算机管理的同时应当注意保密性和安全性，这就需要明确管理人员的责任制。

四、档案管理对职工教育的作用

（一）营造了良好的职工教育氛围。有效的档案管理能够营造良好的职工教育环境。良好的工作环境是职工教育成功的有力保证，档案对于每个职工而言是极其重要的，是职工正常晋升的有效证据与保证，有效的管理档案能够促使职工教育环境的氛围。档案也促使着企业从过去传统的职工教育培训变为实践生产中理论与实践相结合的方式，在营造良好职工教育环境的同时，也提高了自身的教育素质。

（二）调动了职工的积极性。首先，职工教育的目的性是为了使得职工专业化技能得到提升，从而适应企业的需要，提高工作效率和企业效益。有效的档案管理促使企业有针对性地开展一系列的培训与学习，培养各个方面的专业技术人才，做到档案管理与企业的实际需要相结合，有的放矢，使得职工能够意识到教育的重要性，使得他们在培训与学习过程中不觉得枯燥乏味，从而调动职工的积极性。这一方面有利于提高职工自身的专业技术，另一方面有利于提高企业的运营效率。

五、结语

档案管理作为企业现代化管理的重要管理部门，在完善和强化健全的档案管理制度的同时，部门领导应当重视档案管理，提高档案管理工作人员的综合素质，这对职工教育的氛围营造和职工积极性具有重要意义。

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