干部人事档案数字化管理的几点思考

荣佰丹

【摘要】干部档案是组织部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事档案是对干部工作的评价、思想道德的鉴定等资料的集合，是进行干部选拔的重要参考依据。目前，越来越多的组织人事等部门开始采用数字化管理，这样不仅能够提高工作效率，节省空间，而且可以较好地保护原件档案。但是，在管理过程中还存在以下问题：一是管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进；二是管理人员的素质不高；三是干部人事档案的利用深度不够。本文对这三个数字化管理干部人事档案问题展开了讨论。

【关键词】干部人事档案；管理；问题

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了信息化社会，在这样的时代背景之下各行各业的管理进行不断的改革，包括数字化管理干部人事档案。所谓的干部人事档案是指干部在工作期间的表现，领导对其为人的评价的一个参考等方面的集合整理，对干部的选拔有重要的参考价值。近年来，我国对干部人事档案管理还是使用纸张为保存载体，这样不仅占用空间，而且查阅起来也不太方便，同时，干部人事档案是会随着干部的调离而调离，对其档案纸张有一定的损害，总而言之就是不利于保存。

一、干部人事档案数字化管理的作用

1.提高工作效果。只要有相应的权限，数字化干部人事档案管理员可以很快地查阅档案资料和进行归档，把原先复杂的工作简单化，解放劳动力，同时也提高了其工作的效率。

2.减少管理成本。传统的纸张档案管理，需要较多的工作人员和占据较大的空间，因而需要花费较大的管理成本。而数字化管理利用的是网络空间，输入相应的数值就可以查找需要人的档案信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

3.保护档案原件。纸张档案有易腐蚀、容易损害的特点，如果翻阅频繁，则会增加对档案的损害率，而数字化管理则是将人事档案信息转化为电子档案，使其保存得更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

二、干部人事档案数字化管理存在的问题

1.干部人事档案的利用深度不够。在进行人事档案数字化的开发过程中，总是会存在利用率低的现象。传统的纸质查询时，工作人员会有烦琐、枯燥之感，从而形成一个比较被动的局面，不是主动地去服务。虽然数字化干部人事档案管理能够快速、精确的找出所需要的干部人事档案信息，但是，目前其有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以，在保证信息的安全下，需要加强对干部人事档案的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。当然，这不是一蹴而就能够完成的，需要工作人员不断地去进行深度探讨和挖掘。

2.管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进。我国进行干部人事档案数字化管理的时间不长，而且有很多方面还是沿用传统的管理体制，大部分使用的还是手工操作的管理方式。同时，干部人事档案管理的地方使用的管理软件通常是自主研发的，其软件设备还是存在一定的缺陷，无法实现计算机管理的环环配合，而且进行数字化管理的硬件配置相对而言也比较低，无法满足实现数字化管理软件操作的硬件要求。并且，在实际的管理过程中，存在档案信息录入的不准确、更新的不及时等情况，导致档案信息数据库内的质量不高，从而减少了对数字化干部人事档案的使用。而以上的种种问题，都与数字化干部人事档案的要求不符，同时没有实现真正的人事档案数字化管理，还是需要翻阅纸质的档案，使用传统的查档、调档方式，这样不仅不会提高工作效率，反而会给档案查阅的工作人员带来一定的不便，对服务的效率带来一定程度上的影响。

3.保持干部人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对干部人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的干部人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化。要实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化，干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，需从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压；还要改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。

4.管理人员的素质不高。因为干部人事档案工作的数字化管理需要复合型人才，工作人员既需要了解档案管理的流程以及办理，又需要具备熟练操作计算机的技能，因此，给进行实际的数字化管理过程中带来一定的阻碍。目前，进行档案管理的工作人员通常没有接受过系统的计算机知识的培训，其计算机水平相对较低，这给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。目前，干部人事档案管理的工作人员需要有一个数字化技术、网络技术的提升，来提高其素质，但是由于种种原因，要想普遍提高工作人员的素质，需要一个较长的过程。

三、总结

干部人事档案对干部的升职具有重要作用，但传统的管理方式容易出现种种问题或是增加查阅的时间，因此，需要对干部人事档案管理方式进行转变，而数字化管理就是目前所探究出的有效管理方式。