浅谈管理信息化背景下档案管理者素质的提高

李阳

摘 要：近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在档案管理中的应用越来越广泛，全国各地都在推进档案信息化建设，这使得传统的档案管理模式发生改变，同时也对档案管理者的素质提出了新的要求。本文从档案信息化背景下档案管理者要具备的素质入手，分析目前档案管理者的素质现状，从而探究提高档案管理者素质的具体途径和方法。

关键词：档案管理；管理信息化；素质；提高

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）24-24-2

0 引言

档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及其他各种形式和载体的历史记录。档案信息化管理的含义是指在国家档案行政管理部门的规划和组织中，将信息技术应用到档案管理中，从而进行档案信息资源收集整理、管理和提供利用服务。

传统的档案管理面临着数量繁多、保管条件差、不便于查找等问题，档案信息化管理不仅可以有效地减少档案占用空间，方便信息保存，最重要的是便于使用者及时查找、阅读，不仅能节省时间，还能节省档案管理和使用过程中的人力、物力和财力，能够有效地提高工作效率和办事效率。

与传统档案管理的手工操作，手续繁杂不同，在档案信息化管理的过程中，计算机技术、通信技术、网络传输技术广泛应用于信息的采集、组织、加工和信息查询、分析等环节，这要求档案管理者不仅要具备传统档案管理者应有的业务能力和政治素质，还应该掌握先进的计算机技术、网络通信技术、信息加工处理技术和简单的硬件维护技术，具备计算机硬件设备操作能力、电子文件的处理能力、网络维护能力等。只有提高档案管理人员的综合素质，才能适应档案信息化管理的需要，才能使档案的信息化程度得到提高，档案管理工作更加高质、高效。

1 目前档案管理过程中管理者普遍存在的主要问题

历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，而掌管这些重要“史料”的人是档案管理者。作为档案管理的主体责任人，当前档案管理者主要存在以下问题，不仅影响了档案管理工作的效率，更影响了档案信息化管理的推进。

1.1 缺乏相关专业知识，业务素质不高

受档案管理体制的制约，档案管理部门吸纳的据有高素质的档案管理专业人才很少。现有的档案管理人员呈现老龄化，有些人几乎不具备档案信息化管理的专业素质，对于这部分人来说传统档案管理模式很难改变。有些人的学历虽然在本科以上，但是并非毕业于档案管理专业，多数是“半路出家”，而且专业跨度很大。在从事档案管理的工作中，这些人往往是边做边学，在实践中摸索，通过实践获得档案管理的经验，但是涉及专业性问题和专业操作时，这些人往往束手无策，就更谈不上工作创新和适应新形势了。目前，档案管理部门几乎找不到档案信息化管理所需要的复合型人才——既掌握档案管理技术，又能熟练操作计算机。档案管理人员素质偏低，传统的档案管理方法难以转变，阻碍了档案管理信息化建设。

1.2 思想懈怠，不思进取

部分档案管理者认为档案管理工作没有多少价值，“技术含量”不高，感觉自己在工作中的受重视程度比较低，而且收入水平不高，因而降低了对自身的要求。单调、枯燥、繁琐的档案管理工作往往致使管理人员缺乏成就感，导致他们情绪低落，从而产生严重的职业倦怠心理。在日常工作中，档案管理人员往往不注重职业道德修养，缺乏上进心，满足于现状，在业务上没有精益求精的精神和追求，缺乏提高知识水平和业务水平的自觉性和主动性，而且思想跟不上时代潮流，认识不到工作中面临的挑战，墨守成规，不愿花费时间和精力去提高自身的技能，档案管理的专业水平得不到提升。

1.3 管理技术落后，方法陈旧，缺乏业务培训

档案管理不只是简单的档案保存工作，它有丰富的内容、必要的规范与基本规律。但是一些单位对档案管理工作理解不深，缺乏重视，支持不够。对档案管理投入的资金不足，导致档案管理设备和技术落后。一些单位虽然配备了档案信息化管理的设备，但仍在采用传统的档案管理方法。除此之外，档案管理部门在招录档案管理人员时不追求其专业度，而且认识不到提高档案管理者素质的重要性，忽视了对档案管理者的业务培训。档案管理者缺乏学习交流的机会，业务知识和技能得不到提高，工作效率低下，有些档案管理人员甚至不能熟练操作计算机。档案管理者的综合素质不高直接影响了先进技术的推广和应用，制约着档案管理的信息化水平。

2 提高档案管理者素质的具体途径

随着信息技术的推广和普及，虽然很多档案管理部门都建立了档案信息化管理系统，但是目前多数管理部门的档案信息化建设水平还不高，仍处在初级阶段。档案管理者的素质在推动档案信息化管理的过程中成为最关键的因素，因而，档案管理部门必须重视档案管理者素质的提高。根据目前档案管理过程中档案管理者素质普遍存在的问题，可采取以下具体措施提高档案管理者的素质。

2.1 加强档案管理意识教育，提高档案管理者业务素质

档案管理是一个单位的重要组成部分，管理者不仅需要有专业的档案管理知识和很高的业务素质，更需要较强的大局意识、服务意识和保密意识。档案管理并不是单纯的对资料的整理与收集归类，还要对资料进行再利用，需要管理人员掌握相关知识与技能。要想提高自身的综合素质，档案管理者要树立终生学习的理念。要加强档案法律法规等相关业务知识的学习，自觉利用业余时间学习业务知识，完善自身的知识结构，提升学历层次；除加强档案管理方面的专业知识学习外，要特别注重信息技术的学习和应用，以适应新时期档案管理工作的需要，增强服务意识和本领，提高档案管理工作效率和质量。

2.2 加强档案管理者的专业培训工作

除了档案管理者自身的努力，档案管理部门还应根据档案管理信息化的要求以及档案管理工作的变化，为档案管理人员提供专业培训和在岗自学的机会和条件，特别是要把计算机知识及多媒体技术在档案工作中的应用作为档案管理者的必修课。可以聘请专业技术人员，通过灵活多样的形式组织档案管理者学习计算机操作等专业知识，使档案管理人员能熟练操作计算机，应用网络通信技术、多媒体技术、数据库技术等管理档案，为推进档案信息化管理提供保障。还可以通过引进高素质专业人才，加强档案管理者之间的竞争，促使管理人员产生危机感。例如在单位内部开展专业技能评比，使档案管理人员充分认识到自己在专业知识方面和业务技能方面的不足，认识到提升自己的专业素质的重要性；还可以建立专业技术人员奖励机制，对于综合业务素质高的档案管理人员给予一定的奖励。

2.3 开展档案标准化工作，为档案信息化管理打好基础

档案工作标准化是以档案工作领域中重复性的事物和概念为对象而制订或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当共同遵守的准则和依据。要想发挥档案信息化管理的便利性，使档案管理工作事半功倍，档案管理者做好将信息输入计算机的前期准备很重要，其中就包括要统一工作标准。档案管理者要认真学习档案管理的各种准则，比如掌握《中国档案分类法》等业务知识，在工作中严格执行相关的标准细则，确保档案著录、标引等数据的规范化、标准化，保证档案信息检索的查准率和查全率。只有立足档案规范化，档案的信息化管理才能登上新台阶，档案管理工作才能顺应时代发展的脚步，开创出新局面。

3 结语

档案信息化建设的主要目的是提高档案使用的便利性，缩减档案信息的利用成本，更好地为档案使用者提供信息资源服务。在档案信息化建设中，档案管理者起着主导作用，档案管理人员的综合素质直接影响着档案管理的信息化程度。档案管理的信息化趋势是不可逆转的，档案管理者只有顺应趋势、顺应时代发展，不断学习先进的科学技术，更新业务知识和技能，才能适应档案管理信息化与现代化的需要，才能不被档案管理工作所淘汰。

参 考 文 献

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