浅论现代秘书工作语言能力的培养

王静欣

【摘 要】秘书的语言交际是秘书职业活动不可缺少的内容之一，社会在不停地发展，对秘书人员的工作语言能力和综合素质提出了更高的要求和标准。秘书人员工作语言能力差，做不好有效的沟通交流将很难进行成功的管理，难以立足。秘书工作语言的培养成为秘书专业能力提高的一个重点。

【关键词】秘书；语言能力；培养

秘书以领导为服务对象，是沟通领导与下属之间关系的桥梁。在辅助各级领导进行综合管理，树立企业形象，沟通内外关系，处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用[1]实际工作中，领导决策离不开秘书的奉献，秘书的知识、想法、智慧对领导起到直接辅助作用。秘书人员作为领导的助手，在与领导和下属的交流的过程以及对外交流的过程中，语言交际能力显得比任何时候都重要。对于从事秘书职业的人员来说，言语沟通的知识和技巧非常重要，秘书必须加强自己的语言素质，具备全面而熟练的语言文字运用能力[2]。正确运用语言交际的方式传递出准确的信息，从领导或工作对象发出的语言信息中做出正确判断，准确及时作出回应与配合，有利于秘书各项工作顺利开展。

一、现代秘书工作语言能力的现状

（一）工作语言能力参差不齐

随着工作环境的变化，秘书已经不是“端茶递水”的角色，而是现代企业中十分重要的1角色，其职能也在发生着变化[3]。秘书的工作岗位决定着秘书的工作范围和交际对象是各种各样的人，身处的交际环境是复杂多变的，秘书的语言交际在各种交际活动中中是不可或缺的，现代秘书既要撰写文件材料，又要接打电话、接待来访、汇报工作、参谋辅政，在工作中是多面手。有的秘书善于交流，工作颇见成效，领导和同事都很满意；有的秘书则不善于利用语言，该说的话不敢说或不会说，汇报情况抓不住关键，阐述词不达意，虽有工作热情，但工作不见成效，对工作造成严重的影响。

（二）工作语言表达随意

在公司中，与周围的同事们经过长期的处事交流后，秘书与同事之间的熟悉会导致彼此的语言交谈过于随意。如果秘书人员依照自己的心情表达想法，忽视自己工作语言的专业性和职业性，会使办公环境氛围的缺乏严肃性，工作语言上的交流缺乏专业度。不恰当的表达方式，不合理的语言运用，不注意就会和同事造成摩擦，产生隔阂。工作中语言随意会让领导产生不信任感，甚至让领导觉得秘书在工作上不是很专业。

二、培养现代秘书工作语言能力的重要性

秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助领导的活动[4]。秘书办公室是一个单位工作运转的中心，起着平衡各方关系、协调各方工作，化解各种矛盾的作用。秘书是单位领导的助手，秘书主要的工作方式就在于沟通与协调，沟通协调工作质量的好坏，直接影响职能部门的办事效果，甚至会影响整个单位工作的运转。善于沟通与协调各方关系不仅能够体现办公室秘书人员的工作能力，而且也显示了机关单位的组织能力和领导能力。

（一）语言能力保证各方面关系良好沟通

沟通是企业秘书迫切需要学习和提高的核心能力[5]。秘书在单位运转过程中处于枢纽位置，既要辅助上级领导，又要协调上下级之间的关系。工作过程中，领导和下级所处位置不同，考虑问题的角度也会有所差别。[6]秘书可以通过运用语言能力来沟通各个方面的关系，对领导而言，需要来自基层的声音，了解群眾反馈的信息，也是供领导科学决策的可靠依据。对下级而言，群众需要知道领导对某事的态度。秘书在领导与群众之间传达正确的信息，做好信息沟通，是秘书工作的主要内容。秘书做为领导的助手，不仅代表领导的形象，更是组织的形象的展示。秘书的工作语言能力的高低，一方面看出了领导挑选人才能力的高低，另一方面也是组织。秘书得体的言谈举止、优秀工作语言能力都可以为领导起到对外宣传的作用，给领导树立可敬、可信的良好形象。

（二）有利于更好地发挥参谋助手的作用

秘书工作之一就是帮助领导出谋划策起到参谋助手的作用，秘书的参谋辅助服务是工作中至关重要的一个重要环节。秘书的参谋助手作用主要体现在既能积极准确地完成领导交办的工作，又能为领导决策提供好的建议。所以，秘书作为领导的助手，既要善于说话还要在合适的场合合适的时间说话，正确领会上级的意图，当下达领导意旨时，必须快速准确地抓住领导的意图，同时能用简练、流畅的工作语言把信息传递给相关的工作人员，将领导思想命令准确的下达是秘书通过工作语言想达到的最基本的效果。当上传下级和群众信息及意见时，秘书说话要注意掌握语言分寸和表达的过程，做到传意不失真的同时让领导者更易于接受下层群众真实的心声。不真实的工作语言的传达会给下属与领导之间造成不必要的分歧，影响工作的正常进行。

三、如何培养秘书工作语言能力

作为现代秘书，必须具备较强的工作语言能力，如口语表达能力，文字应用能力、外语能力、速记能力、现代办公语言能力等等。在一切合作、寒暄、介绍、应酬等社交工作场合都离不开秘书等工作人员的口头语言上的沟通表达，用公文上传下达领导方针，用现代办公语言提高工作效率。在非正式的社交活动中，如同事、上下级的工作联系，语言上的交流是最基本快捷的，必要时也需要用到肢体语言来表达内心情感。

（一）口头语言能力的培养

口语工作能力经常运用于开场白、主持会议、汇报工作等情况。口语是秘书工作语言最普遍、最直接的一种形式，在秘书的各项事务中被广泛的，培养和提高秘书的口语能力就要做到以下几点：

1.语速适中，简洁准确

现代社会生活节奏加快，各方信息纷至沓来，秘书应以最快的速度向领导提供决策依据，口语便于及时、直接沟通信息[7]。口头语言能力最基本的要求是发音清楚，语速适中。有些秘书以为语速快显得干练，但其实语速过快也可能会造成别人听不清他在说什么，语速过慢，影响交流效果。因此，秘书工作时不仅要口齿清楚，而且要语速适中，表达简洁准确。

2.语言平实，语气自然

秘书为领做汇报工作的语言要尽量地平实，听起来让人觉得沉稳可靠。在一些的日常工作中，向上级请示问题、向下级传达领导指示时要多用语言平实的陈述句，语调要平铺直叙，不要像谈天说地一样天马行空的随意表达，拿腔捏调的叙述、滥加感情色彩的内容会给人一种不可信赖、不专业的感觉。秘书工作言语的得体，措辞的得当在于表达沟通的方法的正确在于语言情感上的平实自然。

（二）书面语言能力的培养

公文是企事业单位、机关和团体用来相互联系事务的各种书面语言，如会议纪要、谈判协议、通知通告和电文等。擅长书写文稿， 是秘书最起码的专业能力和素养要求。因公文的草拟与修改都要求秘书具备扎实的书面工作语言能力。

1.公文格式要规范

一个合格的秘书应该具备较强的写作能力，尤其是公文的写作，如请示、报告、批复、函、通知、通报、通告、决定、会议纪要、意见等[8]。这些公文都有固定的格式，不同的文体也有不同的格式，比如会议纪要、通知、报告等都分别由不同的格式，这些都是秘书需要熟练掌握的书面写作的格式。

2.书面语运用要正确

秘书正确的撰写公文是对秘书来说要达到的最基本要求。书面语运用的准确性是指使用文种要正确，撰写文章要完整，文章内容准确的体现出领导机关的意图，不歪曲事实等。报告等上行文，说明情况、提出请求等的文书，注重选用平实、恳切的语言风格；通知、通告等下行文，往往要选用正式严谨的语言；草拟联系事务、洽谈工作的平行文要用陈述为主、语气平等的书面语体秘书在撰写文章时，对用词语所表达的概念，看能否所反映的事务的本质属性，也要认真推敲。

3.表达内容要真实

公文写作是实践性很强的工作，只有具备了求真务实的写作态度，才能确保文章的真实性，才能切实解决企业面临的实际问题[9]。写作要想有更充实更真实的表达内容，这就需要秘书对书面语言有更深入的研究，并且不停地学习理论知识，不断地提高书面语言能力。作为秘书，书面语言能力是工作语言的重中之重，一定要加强写作实践练习，熟练掌握各类应用文的特点和要求。写作要注意语言表达技巧，把握写作体式和原则，不断提高写作水平。随时注意应用文写作的素材积累，培养精练的文字表达能力，提高书面交际表达能力。

（三）非语言沟通能力的培养

秘书的工作基本上都要依靠沟通来完成，对于秘书人员来说，口语交际不是唯一的沟通方式，表情、动作和手势等非语言因素都会对工作产生影响，这些非言语的因素可以补充某种语境下语言交流的不足，而且对促进双方交流沟通起到促进作用。非语言沟通是伴随着语言行为发生的生动的、持续的表达方法，它可以更直观形象地表达语言行为所表达的意思，还可以通过观察对方的表情、动作、手势更准确地理解对方的意思，获取更多的有价值的信息，促进双方沟通，提高交流质量。

形象、表情、姿态是秘书工作中运用的主要非言语沟通方式。

1.形象语

形象传达的气场能够体现个体的身份和地位甚至是职业，一定程度上表现个人的情感和价值观念，是重要的交际方式。得体的着装、良好的举止不仅给人好感，而且在与人的交流沟通中传递尊重他人和尊重自己的信息，提高办事效率。一个人的形象往往会反映出本身情绪的高低，内心的感受。秘书人员大方得体的形象不仅能给人留下好印象而且体现出秘书的个人品格反应出领导的用人眼光。作为领导身边的工作人员，秘书的形象和态度代表其領导的形象和态度。人们通过察看秘书的举止言行推断其领导的处事风格，秘书工作人员应时刻注意和重视自身的形象这也是对自己所属单位组织、领导负责的体现。

（1）外在形象

虽然我们的教育一直在强调，不要过分关注一个人的外表而忽视了其内在的品质，但是但在我们这个时代，人们对外在形象的认识有了很大的改变。一个人衣着得体、仪表端庄是对自己的尊重也是对他人的尊重，更是自信心成熟的表现。外在的形象如同一种无声的语言，向社会展示着一个人的出身、地位、教养、个性及审美。这些非言语信息也悄无声息的向人们传递出对人的最初印象。在这样的社会环境下，如果一个人不重视自己的外在形象，就会导致一开始被别人所忽略否决，从而在工作沟通、社会交际方面失去关系自身的重要机遇。小李是一个非常优秀的留学生，找工作却不顺利，有一次一个面试官因为他的形象和他的简历不符而拒绝想他发出提问，很明显，小李因为外在形象过于随意而被否决了。因此，形象应该是走在能力前面的。

（2）内在形象

对于秘书来说，秘书人员的形象不仅仅是相貌和服饰的庄重，文化教养和行为能力也是秘书人员自身形象和对外沟通效力提升的关键。秘书的内在美主要通过与人交往过程中的言行举止和语言表达自身相应的身份和内在修养。秘书日常工作生活中时刻体现着个人的内在素养。人们也会根据秘书的举止言行来判断他们是否具备秘书人员的专业素质，还能通过观察秘书在工作中的综合表现判断其单位或领导的素质、处世态度、职业素养等与办事有关的信息。秘书的主要工作就是与他人打交道，迎来送往、接洽招待、内外联络这些都是日常工作的一部分，秘书人员作为领导的直接辅助者，其个人形象不是单一代表个人的，而是多种身份的统一体：在单位内部，秘书的形象代表他所在的部门；在对外交流中，秘书的个人形象不仅代表着他所在部门而其且代表了所在单位的形象。甚至秘书的个人形象还代表了国家、民族和地区的形象，因此秘书的内在修养不仅体现在工作中要有职业修养，更要在日常生活中时刻注意言行礼仪。

2.表情语

面部表情是一个人的心灵脸谱，表情语言是内在因素的外化，是无声无息又能体现出一个人内心世界的。首先，表情语言的培养就要从微笑在做起。在心理学上，微笑不仅仅是一种表情，微笑反映着一个人整体的精神面貌，是一个人内心美好的体现。其次，秘书在工作上与人沟通时要注意眼神的交流，在与领导、同事、外宾等交谈时注视着对方是最基本的礼貌和尊重。最后，要恰当准确的运用面部表情语言。得体自然的面部表情反应出秘书的修养、知识、文化和品位等。秘书应时刻把握表情语言的丰富度，不能过分夸张，恰当的表情语言有时可以传达出比口头语言更多的内容。

3.姿态语

一个人的姿态往往会反映出本身情绪的高低，内心的感受。秘书人员大方得体的姿态不仅能给人留下好印象而且体现出秘书的个人品格反应出领导的用人眼光。但是如果有不恰当的姿态语言会影响到工作的氛围，所以秘书要时刻注意自己的姿态语言。比如说坐着与人交谈时不能无精打采，最好正襟危坐、侧耳倾听，身体稍稍前倾；领导坐车需要秘书开门时，秘书要自觉手扶车门框上方；为领导引路时要注意手的指向，恰当地使用肢体语言会给人很不一样的感觉。培养好正确的姿态语言可以更准确地表达思想有助于信息的交流，维护领导和自己的形象，赢得别人的尊重。

四、结语

秘书是领导的助手，其主要工作是围绕承办文书撰写、文书处理、公务接待等展开的，这些工作都离不开语言。现代社会是一个人际关系大爆炸时代，语言是人际交往的最有效也是最经济的工具，对于秘书来说，更是如此。语言是人类表达思想的载体，是事业成功不可或缺的助力。秘书的工作主要是沟通与交际，拥有良好的工作语言能力以及与人的沟通能力，巧妙地运用语言，让人与人之间关系变得更和谐，让工作更加顺利。因此，秘书必须掌握好语言技巧，让成功的沟通推动事业的进步。提升语言沟通的能力，方法、策略和技巧固然重要，秘书人员自身的修养、实践经验和实际工作中的悟性，也是重要的决定因素。

【参考文献】

[1] 彭明福.秘書职业能力培养的实践探索[J].四川职业技术学院学报，2013，（6）：119.

[2] 江元净.秘书语言素质之我见[J].商，2014，（23）：113.

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[5] 刘桂婷，刘志忠.秘书实用口才艺术[J].唐山职业技术学院学报，2010，（2）：48-50.

[6] 罗政.秘书与同事沟通研究[J].商，2014，（23）：260.

[7] 张亚光，刘丹阳.浅谈如何做好现代秘书工作[J].中国城市经济，2011，（27）：241.

[8] 曾国全.秘书口语表达艺术的技巧[J].西昌学院学报，2005，（17）：50-51.

[9] 辜志鸿.浅谈现代秘书工作语言能力的培养[J].参花，2013，（6）：160.