浅谈我国人事档案管理改革中若干问题

刘晓颖

摘 要：人事档案是一个人成长经历以及学习和工作表现的记录，反映了一个人的品质、素养与能力。它为单位挑选干部，选贤任能提供了重要的依据。故，人事档案对企业或是个人来讲都是非常重要的。然而随着我国经济体制改革和人事管理制度改革的不断深入，人事档案的管理工作却暴露出来越来越多的问题。为了解决这些问题，适应现代化市场经济的发展需要，人事档案管理的改革问题不容小视。本文将围绕人事档案管理改革中存在的几个问题进行研究和讨论。

关键词：档案管理；专业性；规范化；信息化

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）25-28-2

0 引言

人事档案管理工作富有机密性、政策性以及较强专业性，其重要性显而易见。对流动的工作者来说，他们可以凭借自己的人身档案请求档案管理部门办理身份认定和社会保险，可以请求所在单位为自己代办申报职称等。另外退休年龄的确定，五险一金的缴纳以及工资的调整都是以人身档案做主要依据的。由此来看，人事档案具有很重要的作用。然而现实中很多管理部门都没有清楚认识到这一点，随着市场经济改革的不断深入，人事档案管理中的多重问题愈加凸显。接下来，我将针对我国人事档案改革中现存的几个问题，从以下几点粗谈一下个人看法。

1 人事档案管理体制缺乏规范化

1.1 缺少健全的收集归档工作制度

大部分人事档案管理部门没有健全的收集归档工作制度，且存在有制度却不严格执行的现象。小部分管档部门对部门下发的《干部人事档案材料收集归档规定》只原形照搬而不建立符合自身部门的实施细则，且不及时进行收集归档工作。

1.2 收集的材料内容不规范，存在空洞和套话连篇的现象

收集的材料内容不规范，存在空洞和套话连篇的现象。在《干部人事档案材料收集归档规定》中，虽然有关于收集归档范围的相关规定，但是目前一个人的档案材料仍不能全面反应他的真实情况。此外，一些归档的材料还存在应付了事的嫌疑，材料内容千篇一律，空话、套话连篇。

1.3 人事档案管理人员专业性差

人事档案管理人员专业性差，有些地方甚至将人事档案交由五花八门的管理部门代管。由此很多档案管理人员是没有经过任何专业档案知识培训的，他们的档案业务能力非常低下，自然无法理解档案的至关重要性，更不了解管档要求以及档案材料的管理详情，从而大大降低了档案管理效率。此外，非专业人士在调阅档案的时候，总是运用原始的手工操作的方式反复调用档案原件，使得档案纸张泛黄变脆，字迹也逐渐褪色，大大影响了档案的完整性。

2 有些人事档案管理部门的硬件设施太落后，档案管理技术明显不足

2.1 企业单位对人事档案管理不重视

目前尚有很多企业单位并没有意识到人事档案管理的重要性，他们宁愿把其他部门工作完善的无可挑剔，也不愿在档案室的硬件设备的添置上多花一分钱。从而造成大多档案室设备极其简陋不堪。更有甚者直接取缔了档案室的存在，将人事档案寄存在其他部门，最终导致档案材料出现遗失、霉变、蛀虫等现象。

2.2 档案管理技术落后

很多地方企业的档案管理技术还是以传统的手工操作为主，因设备和技术都比较落后，在档案的收集或调阅上必将耗费掉很多的时间和精力，尤其在流动性工作人员群体的人事档案问题的处理上，传统的档案管理技术远远不能满足现实需求，不能保证管理档案的完整性、准确性以及美观度。除此之外，大部分人事档案的案卷质量也较低，尚不能达到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的标准，大大丧失了人事档案管理的真正意义。

3 人事档案材料信息的收集力度太小，实时更新能力太低

3.1 档案材料信息的收集力度小

档案材料的收集力度比较小，从而导致了现在很大一部分的人事档案材料只能提供一些浅显易见的人员的基本情况。比如说入团入党情况、获奖情况以及工资调整之类的信息。更糟糕的是，这些信息中还存在被篡改，制造虚假成分的可能。这也是我国人事档案管理改革过程中面临的最严重的问题之一。

3.2 人事档案材料的更新不及时

因我国尚未广泛进行人事档案的信息化建设，从而无法做到档案材料的实时更新，进而大大降低了企业单位的人事反馈机制。另外，与国外相比，我国在这方面的投入也少很多，人事档案管理效率方面也落后很多，因此加强我国人事档案的信息化建设是非常有必要的。

综上所述指出了我国人事档案管理改革中面临的主要问题，除此之外，我国在人事档案的所有权的划分上还比较模糊，以及社会上出现的“弃档”现象的发生也表明我国的人事档案管理的改革所面临的挑战是不容乐观的。中国历来讲究“对症下药”，接下来本文将针对以上问题进行粗浅分析并提出以下解决方法，总结如下：

第一，要及时强化现代化人事档案的管理理念，加强对人事档案管理工作的重视度。当前，在人事档案的管理工作中存在的这些问题都源于一点，即领导没有充分认识到人事档案管理工作的重要性。为了大力促进我国人事档案管理改革工作的正常进行，所做的首要工作既是要转变档案管理的传统观念，强化现代化人事管理的理念，要将人事档案管理服务大众的功能摆在明显位置，同时更要将建立相对完善的社会诚信体系作为目标，强化人事档案信用的管理功能。

第二，要完善现代化人事档案的管理体制，健全人事档案的管理制度。

①在收集、归档、整理、借阅、利用等方面都建立起统一而规范化的制度，能为提高档案的管理效率提供条件基础。比如说在收集方式上可以鼓励各部门主动送交其部门内部人员的档案材料，而非依靠档案管理部门主动索要的方式，而收集内容上要保证真实可靠性，杜绝空话套话。需要注意的是在建立管理的规范化制度的时候，要做到简洁明了，并且使其实用性和可操作性强。由此，这些制度在可以规范日常档案管理的工作，失误率也会相对减少。需要注意的是，同时还需要制定出辅助性质的奖惩制度，用来奖励档案管理工作中严格遵守规范的人士，并对违规操作的档案管理员进行惩罚。如此，在单位的管理制度之中能做到奖惩分明，就能够在一定程度上促进档案管理的改革工作顺利进行。

②规范档案员的整体素质。做到不雇佣非专业性人事进行档案的管理工作，杜绝将企业的人事档案材料交由其他部门进行代管现象的出现。

③考虑到档案管理工作涉及的内容很多，比如：企业的人力资源管理以及企业的运行机制等等，如果没有一个统一而完善的管理制度，那么企业中的各种管理便会缺乏很大的权威以及规范性。故，要积极顺应档案管理改革的大潮流，就要拥有一个完善的人事档案管理体制，有一个健全的人事档案管理制度。如此，才能保证企业人事档案管理的透明度，才能加强企业各部门的协调与合作，从而更有效促进企业的良性循环。

第三，加强建设档案管理的硬件设施并提高档案管理技术。

要加大我国人事档案室硬件设备建设的投入，为档案的存放提供整洁干燥且环境良好的环境。同时还应当为档案管理员建立一个不定时的专业培训体系，针对不同的档案管理岗位，有不同的培训方法。培训内容中都包括档案管理的所有专业理论知识，当然还包括其他的科目进行交叉学习。例如信息技术以及管理学的知识培训，从而力争提高所有档案管理人员的管理技术。

第四，加快广泛建立电子数字化的人事档案信息系统的脚步，提高人事档案的管理水平

现如今，信息化的时代要求人们必须建立电子化的人事档案，加大现代化管理进程中的软、硬件的投入力度，加快档案资源的信息化，只有这样才可实现现代化档案的保护，才能真正顺应现代化社会改革的潮流。

综上可知，只有在领导们高度重视人事档案管理改革的前提下，建立一套完善的人事档案管理体制和制度，并加强人事档案室的硬件设施建设以及拥有一支规范化且专业性强的档案员队伍，并大力支持电子化信息档案材料的创设和普及，那么我国人事档案管理改革便能如鱼得水，顺利进行。

参 考 文 献

[1] 高丽红，张铁铮.档案管理信息化建设思考[J].合作经济与科技，2009（15）.

[2] 万素美.加强档案管理信息化建设[J].科技资讯，2009（25）.