基于人际功能的商务英语电子邮件写作分析

摘要：本文主要从商务英语电子邮件的语气和情态两个视角出发，分析了人际功能在商务英语电子邮件写作当中的应用，旨在能够提高今后人们的商务英语电子邮件写作能力，为开展国际间的商务英语活动创造良好的条件。

关键词：人际功能；商务英语；电子邮件；写作

中图分类号：H315文献标识码：A文章编号：1674-120X（2016）11-0046-02收稿日期：2016-02-21

作者简介：余志谋（1982— ），男，广东梅州人，广州涉外经济职业技术学院外语学院讲师，硕士，研究方向：系统功能语言学与英语教学。

口语交流和书面沟通都在商务贸易活动当中起到了重要的作用。商务英语电子邮件更是帮助我国的企业开展了多项国际贸易合作。可想而知，商务英语电子邮件是建立与其他国家企业交流的重要桥梁和渠道，书写好商务英语电子邮件，创造良好的商务活动洽谈环境是成功开展国际贸易业务的重要前提。因此，商务英语电子邮件书写不但要注意写作规范，更要注重在其中充分地发挥人际功能的作用。

一、人际功能在商务英语电子邮件写作当中的应用1语气方面的应用

在诸多的商务英语电子邮件材料当中，我们可以看出，其中的陈述语句出现的频率是最多的。一般来说，陈述语句在商务英语电子邮件占到了92%的篇幅。甚至有些商务英语电子邮件全篇都是由陈述语句书写完成的。

国际间的商务活动是一种严肃的、关乎巨大经济效益和社会效益的活动。在商务英语电子邮件写作当中，一般来说首先要做一个简短的自我介绍，在信函当中也要提出自己的商业条件（包括采买价格、数量、条件、目录等参考资料）这些内容使用陈述语句进行描述能够跳脱主观陈述的桎梏，保证商务英语电子邮件的可靠性。

此外，商务英语电子邮件当中除了使用陈述语句之外，还会使用少量的祈使语句。这类语句往往所占篇幅较少，一般仅仅占商务英语电子邮件的8%左右。这些句子通常情况来说会出现在整个商务英语电子邮件的末尾。在英语的祈使语句当中，一般采用“please”作为祈使语句的开头，有着写信人希望读信人促成此合作关系建立的含义，也有着期盼对方回信的意思。有些祈使语句使用了“if”所引导的条件状语从句，从语气上来看，比“please”的语气更加委婉礼貌，有利于双方进一步发展彼此之间的合作贸易关系。

2语句情态方面的应用

相对于陈述语句的波澜不惊的语气，在商务英语电子邮件当中，使用情态助词的信函数量相对较少。因为商务英语电子邮件更多是作为一种商务的应用文形式，使用陈述句阐述自身企业的发展情况、产品信息等内容会更加具有可信度。因此，使用的情态语气助词相对较少。

但这类词汇仍旧发挥着自己重要的作用，举例来说，情态动词当中，使用频率最高的英文词汇是“will”，占到了总体使用次数的46%。在英语的语法当中，情态动词要根据当时阐述内容和环境的不同来体现出不同的意义。“will”这一词就要根据当时描述的内容进行意思的变换，有时候，“will”可表义为可能性，可以替换成英语当中的“its very probable that…”，而有的时候“will”又可以表义为意愿，也就是英语当中的“be willing to”，最后，“will”还要根据时态来阐述自己的意义，代表一个将来的时间，不存在情态意义。在商务英语电子邮件当中，为了表现人际功能，更多的是使用可能性和意愿作为“will”情态动词的意思阐述。

此外，“can”作为情态动词，使用的频率也仅仅次于“will”。在商务英语电子邮件的写作当中，“can”有着不确定的可能性。一般来说，如果写信人对自己的手中的某一个信息的真实程度或者得到的结论仍旧持有怀疑态度时，就会使用“can”。在商务英语电子邮件写作当中，一般写信人想要和读信人建立商务合作关系，而不确定对方是否同意，就会使用这样的情态动词，表现出自己想要合作建交的欲望，展示商务英语电子邮件的人际功能。

二、商务英语电子邮件当中人际功能的展示1突出商务英语电子邮件的主观性

电子邮件本身要维持足够多的礼貌性和简洁性。读信人会在各种情况下阅读你所写出的商务英语电子邮件，由于写信人本身不知道读信人当下的心情、身处的环境如何，因此，必须在尽量短的英文文字当中阐述清楚自己的商务业务观点和内容，并且做到彬彬有礼，让读信人有兴趣接收。

因此，为了充分地表现出自己企业的优势和特点，写信人要从自己的主观意念当中出发，通过英语语句当中的显性词汇来表达自己的主观情感。需要注意的是，这种表达方式更多要采用隐喻来完成，才能突出自身观点的有效性。这样一来，写信人才能在有限的商务英语电子邮件篇幅当中既阐明自己的观点，又避免给读信人造成过于武断的第一文字印象，给读信人留下美好的看法。在这种基础之上，写信人才能根据自己的想法建立起商务贸易合作关系，在今后所开展的商务活动当中谋求自身的经济利益。

2突出商务英语电子邮件中的隐喻

商务英语电子邮件的写作过程中，使用客观性的隐喻语言能够很快地拉近写信人和读信人之间的关系，淡化语言主体的责任。巧妙地运用英语当中的隐喻手法来进行商务英语电子邮件的写作，不但能够给读信人留下较好的感官，还能切实地维护自身的经济利益，这也就突出了隐喻表达的重要性。

例如“It is obvious…”“It is necessary…”“It is required…”等，这种句式在商务英语电子邮件中的使用，不但将主观的抱怨和索赔意愿强化表达了出来，更维护了自己企业的经济利益，而且又使得收信人本身的颜面得到了保存。此外，将一些结构组织名物化也能达到隐喻的效果，例如“to tell the truth”“the fact”等都有此等含义。

3使商务英语电子邮件的表达更加委婉礼貌

商务英语电子邮件当中的人际功能还体现在语言的委婉表达方面。在商务英语电子邮件当中，使用更多的礼貌和祈使语句能够消除双方存在的贸易冲突，将其中可能出现的经济问题合理地提出来让双方进行解决，也为今后长久的发展奠定了良好的基础。

例如“we recommend”“we suggest”“we hope”等词汇都能礼貌地表达自身的含义，促进经济贸易活动的有序开展。在英语信件当中，末尾通常都会由写信人敦促收信人尽快回信，在这其中，更要使用“We suggest…”等句式淡化这一句当中的祈使情感，既暗示收信人尽快给出回答，又表达出自己内心的殷切希望。

三、启示 商务英语电子邮件的写作不需要辞藻华丽，只需要清晰地表达出自己的意愿。因此在写作当中，要用词准确，显示诚意，对对方表示尊重，不失礼貌，促成经济关系的建立。由此我们应该做到：首先要充分地体会商业邮件的写作目的，在写作之间分析两者的人际关系；然后要在信件写作的过程中加强人际功能的意识，在信件中充分展示彼此之间的人际关系；最后，在商务英语电子邮件的写作当中要注意用词的准确和恰当，力求精准的同时注意礼貌性，以求达到最佳的效果。

参考文献：

〖1〗Halliday，M.A.K..An Introduction to Functional Grammar〖M〗Beijing： Foreign Language Teaching and Research Press， 2000.

〖2〗余志谋唐诗《悯农二首》原诗及其两种英译本的语篇纯理功能对比分析〖J〗外语教育研究，2015，（1）：15—19.

〖3〗余志谋，曾蕾英语语言学著作中前言部分的评价理论分析〖J〗当代外语研究，2015，（12）：38—42.