新形势下对档案管理信息化建设的思考

薛君妍

摘 要：随着我国社会经济与科学技术的不断发展，各个事业单位档案的需求与数量都呈现为不断增长的趋势，再加上信息化技术在各行各业的不断普及，档案管理信息化建设已经成为档案事业的必然发展趋势，档案管理信息化发展程度已经成为衡量档案管理质量的重要标准。鉴于此，本文主要针对档案管理信息化建设的重要进行了详尽的探讨，在此基础上提出几点档案管理信息化建设的措施，旨在为促进档案管理事业的发展贡献自己的绵薄之力。

关键词：档案管理；信息化建设；措施

当前这个时代是一个信息化技术快速普及与发展的时代，信息技术已经逐渐成为知识经济时代最为重要的资源，各行各业信息化的发展程度逐渐发展成衡量一个行业、一个地区、乃至于一个国家社會发展程度与经济发展水平的重要指标[1]。档案管理信息化建设，能够进一步提升相关工作的效率与质量，真正实现档案资料共建共享的目标。所以，为进一步满足社会现代化发展的相关需求，档案管理信息化建设就成为必然的发展趋势。

1 档案管理信息化建设的重要作用

我国各个事业单位是社会和谐发展、社会经济建设的中流砥柱，而事业单位档案则是公共服务的重要提供载体，事业单位档案管理信息化建设能够有效提升档案管理工作的效率与质量，进一步促进社会事业稳定、快速的发展，有效满足广大人民群众不断增长的物质文化需求。事业单位档案管理属于社会进步的记录者，其客观、真实的记录了相关的历史资料，其是有效维护社会健康、有序发展的重要工具，信息化时代推动事业单位档案管理信息化建设，使得档案管理工作能够与各项工作进行有效的整合，能够有效促进社会事业的大繁荣、大发展[2]。档案管理信息化可以进一步保障档案原件的真实性与完整性，能够更为深入的进行档案资料开发利用。与此同时，档案管理信息化建设能够有效改革传统档案管理中繁重的工作，使得档案收集、分类以及整理等相关流程更为便捷、简单，同时也能够进一步提升档案管理工作的规范性。

2 档案管理信息化建设的措施与建议

（一）加大各项基础的建设力度

1、档案管理局域网建设

事业单位应当主动争取上级部门的支持，通过综合筹资，加强档案管理局域网建设，积极将档案管理系统与上级机关、一线部门进行有效的对接。与此同时，事业单位还应当主动与电信机构进行更为深入的交流合作，针对互联网宽带数据实施技术改造，不断提升网络传输的质量与速度，使得档案管理网络能够逐渐形成连接快速、覆盖面广以及网点多的网络，能够为档案管理工作共建共享提供坚实的网络基础。

2、档案管理硬件系统建设

各个事业单位应当主动为档案部门配置打印机、复印机、扫描以及高性能计算机等硬件设施，针对部分涉及到国计民生的事业单位还应当配置专门应用于档案收集、整理的电脑，以便于档案资料的网络化传递，充分发挥硬盘储存便捷、容量大以及检索便捷等优势。

3、档案管理数据库建设

事业单位应当积极选择先进的开发工具，进一步加大档案管理数据库建设力度，通过建立统一、标准的数据库标准，有效解决传统档案管理中各个事业单位自行收集、各自为政的局面。与此同时，还应当将之前分散的、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用，进一步提升档案管理工作的精确度与质量。

（二）建立健全档案管理制度与监督制度

处在我国基本国情状况下，事业单位本身的性质较为特殊，在传统的管理理念下，事业单位档案管理部门完全处于边缘化的部门。要想改变上述局面，事业单位在进行档案信息化建设的过程中，必须要严格根据国家与地方主管机构推荐的相应标准，综合参考自身的实际情况，建立健全档案管理制度。主管机构应当将档案管理信息化建设纳入到档案管理工作的业绩考核指标，在进一步提升事业单位对档案管理信息化建设的重视程度的同时，以此来激发广大工作人员的能动性，使其能够更为积极主动的投入到档案管理信息化建设工作中。

科学合理的监督制度是保障事业单位档案管理信息化建设的有序开展，通过对档案管理信息化建设进程中进行有效的监督与制约，能够保障相关工作始终处于法律法规允许的范围内开展。这就需要事业单位综合参考自身的实际情况，充分利用内部监督与外部监督，使得两者进行互相合作、互相结合、互相补充，以此来充分调动档案管理人员的创新性、积极性以及主动性，充分保障档案管理信息化建设高效、稳定的开展。

（三）加强档案管理队伍培训教育

人才队伍是决定档案信息化建设的关键因素之一。对档案信息化建设工作来说，需要档案管理人员具备良好的知识素养与先进技术能力。反观各个事业单位的档案管理队伍，复合型人才的缺失是各个事业单位普遍存在的现象。与此同时，因为一些事业单位对档案管理信息化建设的重视程度不足，导致广大档案管理人员严重缺乏相应的态度与责任心，档案管理信息化建设并不理想。针对上述情况，档案管理部门应当做好以下几点，进一步加强档案管理队伍的培训教育工作：首先，档案管理部门应当进一步加强培训教育工作，通过开展多门类、多层次的知识体系培训教育，根据档案部门、档案管理人员自身的实际情况以及信息化建设的相关要求，进一步完善档案管理人员的知识体系。其次，档案管理部门应当积极组织相应的专题学术、业务交流会议，积极举办形式丰富的专业网络业务学习活动，通过邀请相关专家举办讲座的模式，积极向档案管理部门领导层与基层员工讲解档案管理的先进方法、发展趋势以及办信息化技术发展趋势等，切实提升领导层与档案管理人员的管理水平与工作能力[3]。再者，高度重视档案管理队伍的继续教育，通过制定一套科学合理的人才引入制度，同时还应当制定一套符合事业单位实际情况的激励晋升体系，积极吸引并引入档案管理人才。最后，事业单位还必须要高度重视档案管理队伍的学历教育，通过在职培训，有效提升档案管理队伍的职称水平。

（四）加大网络安全管理力度

网络在带来各种优势的同时，也带来一些弊端。要想保障档案管理信息化建设的安全，就必须要高度重视网络安全管理工作。首先，档案管理部门的路由器必须要针对全部IP地址实施屏蔽处理，然后再有选择性的将部分IP接入到档案网络系统当中。其次，设置专门的防火墙，针对单位档案管理系统的内网与外网进行有效的隔离，通过有效的认证机制来保障档案系统的安全[4]。

3 结语

档案管理信息化建设主要是综合利用信息化技术与互联网平台的建设，针对档案进行信息化管理，通过档案管理信息化建设，对事业单位科研力量的加强、组织建设的增强以及工作质量的提升等都具有重要的促进作用。这就需要各个事业单位意识到档案管理信息化建设的重要作用，通过加大各项基础的建设力度、建立健全档案管理制度与监督制度、加强档案管理队伍培训教育以及加大网络安全管理力度，有效保障档案管理信息化建设的有序开展。

参考文献

[1]林国锦.大数据时代政协委员履职档案信息化建设路径探析——以浙江省政协为例[J].浙江档案，2015，03：22-25.

[2]佘洁华.基于霍尔三维模型档案信息化建设管理探讨[J].包头职业技术学院学报，2015，02：87-90.

[3]熊玲.以破解“五个不到位”为推手 加强档案信息化建设[J].湖北档案，2012，11：31-32.

[4]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛（下半月），2013，11：148-149.