档案保密工作在企业的重要性

2016-05-10林晓华

卷宗 2016年3期

林晓华

摘要：对于档案管理工作而言，档案管理工作的质量关系到我国信息的安全，对个人、企业以及国家有着十分特殊的意义。在档案管理工作中，档案保密工作是至关重要的内容，直接关系到企业的生存与发展，对企业而言具有重大的现实意义。只有高度重视档案整理、保管、利用及归档的整个过程，处理档案保密与档案开放之间的关系，确保档案的完成与保密工作的落实，才能切实维护企业的安全，从而保护企业的经济利益。然而，随着我国经济的迅猛发展，我国各企业之间的合作日益增进，加之科学技术的快速进步，企业档案保密工作面临着一系列的问题与挑战。本文针对企业档案的整理过程、保管过程、利用过程三个方面，论述了企业档案保密工作的实践策略，以期提高企业档案保密工作的水平与质量，供同行参考。

关键词：企业档案；保密工作；保密制度；利用

1 在档案整理过程中做好保密工作

1.1 科学分类涉密档案

档案可分为涉密档案与非涉密档案，同时涉密档案又分为密级档案与绝密档案。在档案的整理工作中，首先需要将涉密档案与非涉密档案进行分类，从根本上解决文件材料的混乱问题，将过去由于文件管理不当造成的机密扩散漏洞以及涉密档案不集中等问题彻底解决。尤其是对于绝密文件，必须采用单份盒装进行独立保存。同时，要按照立档单位，将档案中的涉密文件编制目录，建立涉密档案专用台帐和存放地点索引，以准确掌握涉密文件存放位置，为有效的保密与及时的提供创造有利条件。

1.2 明确档案保管及保密期限

档案的保管期限与保密期限虽有极大不同，但是都需要准确掌握。对于档案的保管期限而言，应当对档案内容的现实作用于历史作用进行正确的分析与判断，根据本企业的实际情况与发展趋势确定档案的保存价值，从而对档案保管期限进行准确判定。

1.3 提高档案管理人员综合素质

档案对于企业的安全与发展有着至关重要的作用，必须提高档案管理人员的综合素质才能保证档案保密工作的有效性。尤其是绝密档案管理人员身份极为特殊，具有知密多、知密早、知密深等特点。相对应企业的一般工作人员而言，档案管理人员的责任更为重大。因此，企业必须高度重视档案管理人员的综合素质，需通过多种渠道对档案管理人员进行相关培训，以全面提高档案管理工作人员整体素质。

2 在档案保管过程中做好保密工作

2.1 加强绝密档案日常管理工作

对于档案管理工作而言，绝密档案管理工作是重中之重。这是企业的核心秘密，不仅直接对企业安全造成影响，同时也关系到企业的经济发展。因此，为确保企业的安全与稳定发展，必须加强绝密档案的日常管理工作。不论是管理、利用还是归档保存，都需做好完整记录，并做好相应的加密工作。

2.2 掌握档案涉密情况的变化

在保管档案的过程中，档案的涉密情况会随着文件贯彻的情况和时间的推移不断发生变化，例如升密、降密直至解密。一般情况下，在档案涉密情况的变化过程中，升密档案占极少数，即使有档案升密，也是短时间内的。大多数情况都是先降密，到解密。归纳档案涉密情况变化原因，共有三点：其一，文件保密范围发生变化；其二，文件材料作用发生变化；其三，文件保密期限发生变化。

2.3 高度重视档案库房管理工作

为防止库房发生失窃现象，应尽量将库房与办公室、阅览室、休息室等分开，加固库房门窗，安装摄像头等。同时，派遣专人负责管理档案库房，并制定健全的库房管理制度，与库房管理工作不相干者一律禁止入内。在库房管理工作中，必须严格落实相应制度。许多企业实践工作表明，坚持做好档案库房的管理工作，是做好企业档案保密工作的先决条件，也是维护企业档案安全的重要前提。

3 如何做好档案的归档工作

档案的归档工作是档案管理的工作重点，因为档案只有归档清晰、合理，才能调档迅速，使其在第一时间发挥作用，归档工作做得好，直接体现了档案管理工作的水平。

3.1 详细分类设好目录

档案的完整与安全是检验档案管理工作是否合格的标准，也是档案工作的基础。档案做到不损坏、不丢失、不凌乱，找的时候能找到、用的时候可利用，就实现了档案的用途和设立的宗旨。

要想做到这几点，首先，要将档案详细分好类别，做到每一类档案有据可依、有序可查，比如根据年限分类、根据性质分类、根据机密程度分类、根据地区分类等等；设立精准的目录，做到摆放整齐、一目了然，而且，为了确保档案的完整，要随时进行清理或根据新的发展变化，重新进行类别划分。

3.2 及时归档建立网络

要建立网络管理，利用电子邮箱存储档案备份和目录、用微机软件或移动硬盘存储不利于以纸质文件存放的档案等，以搜索引擎为查找方法既省时、省力又准确，不会发生人脑记忆出差、耽误工作的现象，而且，网络档案的建立还可以避免纸质文档因年久变黄、字迹不清或库房地方不大、存放不下等弊端。

在文件增多的情况下，档案管理人员要及时进行清理、分档、存放，如果忙不过来，要先进行简短的记载，以备日后提供查找依据。

3.3 积累经验善细节

档案工作人员要随时总结经验，还要预想出事件发生后的多种措施，不能等到事情出现在眼前，没有充分的思想准备，只能为了交差，应付了事或者干脆置之不理，檔案工作人员要有高尚的职业操守，像维护自己的切身利益一样，保证档案的安全。

要随时发现不足之处加以完善，随时翻阅、审查档案，及时清理漏洞，针对管理不当之处，随时提出整改意见和建议。

4 如何做到档案的精准利用

档案要想发挥作用，首先要在存档的各个环节做到万无一失，失了密的档案就失去了价值可言；分类不当或信息不详的档案不能提供可查的依据，因此，更好地运用档案、让其发挥效用，是档案存储的最终目的。

4.1 质量是档案可用的前提

文档在存放的过程中，不能出现内容与名头不符、部分文件丢失不见、电子载体不好用、文件不能提取等问题，而且，在归档过程中，更不能出现随意摆放、随便替换等现象，要做到每一份文档都有意义、有价值，保证档案质量是档案可用的前提。

4.2 正确处理档案保密与利用之间的关系

在企业档案的日常管理工作中，档案管理人员一般都十分重视档案的保密工作。但是由于受到传统保密工作观念的影响，许多档案管理工作都更加侧重于保密，却忽视了档案的自身作用。因此，大量档案长期被束之高阁，得不到充分利用，甚至许多具有高价值的档案最后变成废纸被扔弃，造成严重的档案资源浪费。同时，重保密轻利用的现象，导致许多企业领导不能及时对情况进行全面了解，不能使档案的作用得到充分发挥，档案管理工作人员的实际工作并未创造真正价值。

4.3 重视档案开放的基础工作

要开放档案使档案得到充分利用，就必须将档案开放的基础性工作做好。首先，应将档案的内在质量提高。即在原有管理系统的基础上，对所有档案进行科学、系统的整理，将档案按照不同性质进行分类，清楚的对档案进行编目，以便能及时利用；其次，建立健全的档案系统，以配合档案开放后的检索需求与管理要求；再次，编制档案检索工具。主要包括基础性检索工具、骨干性检索工具、文字叙述性检索工具等。如，档案目录属于基础性检索工具，开放档案卡片目录属于骨干性检索工具，全宗卷属于文字叙述性检索工具。在开放档案的检索工具中，应当以骨干性检索工具为主，基础性检索工具与文字叙述性检索工具为辅；最后，准备好档案副本。部分档案极其重要与珍贵，应当采取照相、复印、抄写等手段将其复制，并做好档案副本管理目录。

4.4 规范是档案存放的保障

文档的规范性是指文档具有真实性、完整性和有效性。被归档的文档应具备可用性，就是有可识别的标志、载体完好、文件名实相符等等。

规范是档案管理的保障。规范的具体要求是分清主次、权衡轻重、识别等级。将利用率高的档案放在重要位置、方便调取；将次要档案进行整理，按级别与同等文档一起存放。

还可以将索引按照名称、时间、区域等类别划分，以搜集信息、成立卷宗、审核内容、处理安放等环节存放，把职员的各项职责和工作流程规范、落实到位，加强素质教育、培养全局观念，加强档案人员的责任心，增进管理水平。

（1）拓宽思路案工作持续发展

随着档案的增多、社会的进步、科技的不断发展，档案的格式与载体也在发生变化，从传统的纸质档案、声像档案、实物档案发展为电子文档、网络文档、光盘和影碟等多种数码制品文档。这要求从业人员不断增加业务能力，迅速掌握科技手段，加强修养、拓宽思想，从现代化管理方面，研发出档案管理适合的发展之路。

（2）开辟多种渠道，多途径地搜集材料并加强反馈。可以从各种来源掌握资料，利用信息畅通的时代特点，观察群众的反响，针对不同的服务对象，制定灵活的档案管理机制。

（3）出臺现代化管理手段，利用新的设备编录文献，以计算机操作技能为主导，建立多媒体数据库，以电子归档和存储分类的方法，实现数字化管理。

5 结束语

总而言之，在企业档案保密工作中，任何档案管理工作人员都必须保证档案保密工作的科学化、现代化与规范化。笔者认为，在今后的档案保密工作中，应当不断提高管理人员的工作水平与质量，树立坚定的档案保密意识，并勇于探索与开拓档案保密工作的新途径，才能促使档案保密工作更好的服务于企业发展。

参考文献

[1]闫桂珍.浅述如何做好企业档案的保密工作[J].广西电业，2010，（10）.