浅析档案整理的原则

周兰萍

摘 要：从档案的本质属性出发，运用哲学的观点来阐述档案历史联系的存在依据，以维系档案的历史联系作为整理原则的根本依据，通过对传统的纸质档案与电子档案的载体特点对比分析，引申到两者的整理原则的对比分析，以解释电子档案与纸质档案整理原则由单一线性到多维结构的原因，以及在计算机下整理档案存在的问题并且如何保持电子档案间的历史联系。

关键词：历史联系；电子档案；纸质档案；整理原则

档案是记录历史的工具，是凭证历史的依据，档案之间存在的历史联系是维系档案完整性，原始性，真实性的关键。随着信息化的发展，电子档案应运而生，这种以新型载体形式出现的整理方法对档案整理进行了完善，同时也带来了挑战，所以在档案整理原则的发展和演变过程中出现了一些需要思考的问题。电子档案这种从多维角度整理档案的技术，是否可以能维系档案之间的历史联系，并如何实现和保证档案之间的原始性、完整性和凭证性的呢？

1 以哲学的视角审视档案间历史联系的存在

1.1 从“物质是运动的”观点出发分析历史联系的存在依据

世界是物质的，物质是在运动过程中存在的。一切物质都是运动的物质，脱离运动的物质是不存在的。辨证唯物主义认为，运动是物质的根本属性，世界上没有不运动的物质，可见，物质的主体是永恒的。因此哲学认为物质和运动是不可分割的整体，运动是物质的存在形式和根本属性。物体存在，信息则存在；物体运动的信息不是永恒的，它是转瞬即逝的，这种看不到的信息，是维系物质及其运动的纽带。因此，在对某一客观事物的描述中，不仅要对物体信息进行描述，还要将物体之间运动的信息进行系统的描述，以保证对物体本质属性描述的完整性。

1.2 从档案的整理过程阐述历史联系的存在必要性

从“物质是运动的”角度揭示的物质与运动的相关性可以发现，在档案整理过程中遵循的原则应该是档案的物质实体，与其运动中产生的档案之间的历史联系两部分紧密相联构成的。这两部分缺一不可，只有这样，才能将档案保持完整性，保证其形成过程中的原始记录性，即保证了档案的本质属性，可见，无论是纸质档案还是电子档案，保持档案之间的运动信息——历史联系，是档案整理的关键。

2 纸质档案的整理过程

档案整理原则经过不断的实践发展，经历了“从事由原则到来源原则、再到历史主义原则”三个阶段。一个事物的产生，必然是前一个事物为铺垫，后者为之完善或替代第一个事物。因此，档案的整理原则的发展，是整理原则逐渐替代和完善的一个过程。

2.1 事由原则是如何出现的

事由原则，是指档案馆将档案按照其内容主题而不按来源机关和原有次序进行整理和分类的原则。这种整理原则在档案实际整理中是将同一个文件按照收文和发文的先后顺序合并在一起，然后归纳到对应的事由类别中进行保管。

事由原则的出现第一次告诉了人们档案是某一过程的产物。文件来源于社会实践，是社会实践的产物，因此，事由原则将这一过程以同一事由为整体，合理而真实地反映。

2.2 事由原则发展到来源原则的原因

事由原则在档案整理过程中，按照图书分类法被广泛应用，它的应用体现了有共性档案信息类的聚集，可是也割裂了档案与历史的必然联系，限制和掩盖了档案记录历史和再现历史的功能，把档案管理和图书管理的概念混淆了。事由原则保持的是一种一维的整理思路，以同一内容为原则出发，这样做的结果就是忽略了档案的本质属性，即档案的原始记录性和历史性。无意间割裂了档案之间的相互联系。因此，针对事由原则的出现和应用中出现的弊端，在整理原则的发展中改如何完善呢？

来源原则是档案馆按照档案的来源渠道或者形成单位进行档案整理和分类的原则，在进行档案整理和分类的时，不允许将同一来源的档案与其他来源的档案混淆在一起，要尊重原有顺序。与事由原则的不同是，它是将一个单位形成的档案看成是一个整体，从而反对以事由为原则把档案割裂开来整理，而应该集中统一保管。

来源原则虽然也是以一维角度出发的整理原则。但它在档案整理原则的发展史上留下了深深的烙印。以至于它成为了档案实体整理的理论奠基石，来源原则即全宗原则，一个全宗是一个不可分散的有机整理，在管理中不容分散，不同全宗的档案不容混淆。

但随着机关的分散和逐渐扩散，使得机关的职能活动越来越复杂，部门之间的联系也日趋紧密，而传统的来源原则在一些实践活动中存在着一定的局限性，有些档案不是以同一个形成单位为核心，而是以同一项工程、同一个项目或同一个课题为核心的，即以同一活动内容或事由为核心而形成的。针对有这种以同一机关同一来源为原则在整理档案，在实践中，由于档案形成过程的多样化，传统的来源原则出现了一定的局限性和弊端，还属于不完善的阶段。

3 电子档案整理原则

3.1 传统纸质档案整理原则与电子档案管理原则的对比思考

3.1.1纸质档案与电子档案的载体形式

传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，与电子档案的载体形式皆然不同，

电子档案它是可以随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，虽然在共享的性能方面提高了，但是降低了其安全性和真实性，可见，电子文件对计算机有很强的依赖性，它失去了原纸质档案的实体存在方式，失去了原始性、直读性、直观性、凭证性功能，要想像纸质档案一样原有的整理原则来保持档案的历史联系和原始记录性就有些困难了。

电子文件的信息依赖计算机载体而存在。由单一的一维的向多维的角度进行排列来保持档案原有的历史联系。电子档案的特性决定了对电子档案实体的分类管理，处于间接动态、随机逻辑的虚拟状态，完全失去档案实体固定的单线排列的特点。所以利用计算机作为辅助系统维持档案之间的历史联系。

3.1.2 传统纸质档案与电子档案整理原则的对比分析

由于传统的档案形式与逐步发展起来的电子档案之间存在着差异，在整理原则与整理方式上也必然会出现差异。传统的纸质档案的整理原则是以尊重全宗，而电子档案是从多维的角度完善档案的完整性，正确的继续维持档案之间原始的历史联系。在保持原始凭证性的同时，丰富和发展电子档案的应用。

可见，纸质档案在保持信息的原貌上是数字化信息无法替代的，传统的纸质档案的原始特性，是人们可以通过其外部形态以及内容信息追溯探索当时的社会环境与当时人文环境。从而实现纸质档案与电子档案的完美结合。

3.2 电子档案如何实现与多维档案的历史联系

传统的纸质档案在进行整理时，是按照档案的来源、档案的内容、档案的形式以及档案的时间等不同对档案进行分类的，他们把之称之为来源原则，这种说法虽然强调了档案文件的来源，但却淡化了它们之间的联系，而档案文件的内容和档案文件形成的时间，在档案整理的整个过程中都是不容被忽视的。

文件来源在社会实践中产生，伴随着社会实践而发展，自然而然地保持着文件间的历史联系。档案是由文件与历史按一定的次序和内部组织的结合，形成一个具有一定结构和功能的有机整体。因此无论纸质档案还是电子档案，他们的历史联系形成都要经历人们对客观存在的，文件之间的历史关系的认识和判断的过程。

对传统的来源原则和事由原则的档案整理原则进行反思，其变化呈现了从简单到复杂的过程，逐渐地在完善档案的整理原则在实践中的应用，扩大了档案整理的原则。随着计算机的出现使档案整理实现了自动化，运用“虚拟整理”技术逐渐将来源、事由时间等联系连接起来，实现多维的全方位，多角度的整理，在实践中更完善了档案的记录历史的本质属性。

4 结论

电子档案的出现对纸质档案的整理产生了很大的影响。纸质档案与电子档案尽管在文件的载体形式上有很大的差异，但是两者之间存在的历史联系是无法改变的，它是维系档案这一物质信息的重要因素，是维持历史原始记录性这一本质属性的关键。电子档案的信息安全保护问题，计算机病毒防治技术，以及计算机的技术更新的速度所产生的影响等等都将成为档案整理过程中出现的必不可少的问题，还待继续的完善它，使电子档案能够更完整的记录历史，保证原始记录性。

参考文献

[1] 刘新安. 档案管理实体的双重构成[J]. 天津：档案学通讯.2003（5）.

[2] 桑毓域. 档案与文件的历史联系与历史检索[J]. 北京：中国档案. 2004（5）.

[3] 冯惠玲主编.档案管理学[M]. 北京： 中国人民大学出版社 .

[4] 陆阳.来源原则与事由原则再认识[J] . 上海：上海大学文学院档案系. 档案学通讯.

[5] 冯惠玲. 电子文件与纸质文件管理的共存与互动[J]. 北京：中国人民大学 .中国档案. 2003年第12期.