新时期公安档案管理的开发和利用研究

郝林翔

摘 要：文章就新时期背景下公安档案管理的开发与利用相关问题进行分析探究，从其当下管理工作中存在的不足为切入点，进而对其管理开发利用工作的优化与改进进行论述，应该从下面的几个方面去着手：对档案管理主要负责的领导应该对此更为重视；把责任具体落实到每个人身上；挑选具备高素质的人才来进行相关的工作；我们要着手研究如何有效并且高质量的完成档案开发；加强相应物资投入，真正做到使我们的档案工作更上一个台阶。

关键词：档案管理；开发与利用；档案管理意识

通过改革工作进持续的开展，在公安相关工作方面也有了相应的高要求，而对于档案管理人员的工作也加大了难度和挑战。一直以来，因为以前留下的问题和实际管理中存在的客观原因，造成档案管理刚刚进入现代化，大部分工作刚刚开始，但是其也正在慢慢的向专业化，有序化，科学化、联网化的方向前进。面对新时期的新挑战，如何做好公安档案管理的开发与利用工作是一个需要我们认真思考、努力探索的问题。

1 当下公安档案管理工作中的不足

1.1 领导层档案管理意识落后

公安机关各项业务量多、事杂，从客观上就导致了对某些领域的知识缺乏了解和掌握，公安档案管理工作就更是一个薄弱环节。有的领导还存在着相当落后的意识，认为档案只是一堆纸，只要装好盒、放置好、不遗失就行，却视同一堆暂时不能丢弃的废纸，乱地堆放到阴暗潮湿的角落里，档案损坏程度相当惊人。这些本应该可以避免的问题，但就因为决策者的档案意识淡薄，从而给后来者的工作带来无法挽回的损失。

1.2 档案管理工作的监督指导缺失

档案监督整理的职业引导公司内部的档案室，与最底层的部门都有着一样的难题，这里工作的人数不多，有时别的部门需要人手就会调遣过去帮忙，对于那些一般事务的引导、监管业务总是没办法保障时间的准确性。

1.3 档案管理没有责任到人

由于公安工作的繁杂性，临时性、突击性的工作较多，在基层单位工作的民警由于经常会被借调去做其他工作，他们几乎没有时间和精力来对档案进行专门的整理，而当上级领导将要要进行检查时，他们只能突击整理一下档案来应付检查工作，这就导致档案管理工作的不规范性。有明确的责任要求，但客观条件的制约，造成职责落实不到位。

1.4 工作人员专业素质不强

长时间的固有观念，使得档案管理的重要性难以深入人心，特别是在一些基层单位。他们对档案的认识仅仅是作为对上级领导的一种任务交差，极少有基层警察能够深入研究档案工作的相关问题。

2 优化新时期背景下公安档案管理的开发利用

2.1 领导干部加大对档案管理的重视程度

在公安档案管理工作中，领导干部的重视最重要。如果领导干部档案意识薄弱，对大项工作、容易出成绩的工作关注过多，而需要长线投入的档案工作重视不够，那么公安档案管理工作就无法有效开展。所以说，领导干部的重视对公安档案管理工作的开展很是关键，很多问题都需要档案意识的加强才能得到最终的解决。针对各个高层的信息进行数据入库这种措施要在公安机关进行大面积的普及和使用，要让他们都用上，进行新的高层上任时，应有档案知识这一块，通过主动向领导宣传，使领导能了解公安档案管理工作，重视公安档案管理工作，进而支持公安档案管理工作，纳入日程，摆上位置，加大投入，从而更好地推动公安档案管理工作健康发展。

2.2 档案管理工作责任落实到人

对档案信息管理的人的最重要职业责任，就是要维持保护好档案信息的完好无缺和没有损失，这不仅是保护管理档案信息人员的最主要任务，而且是档案信息保护和管理工作的意义所在。档案的保管工作事实上指的就是防止档案的破损、损坏、丢弃、散乱等，保证它的完整性和完备性，不让它外界因素而损害。对己经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是说应该将档案进行统一的集中的存放，就不会出现管理不顺利的情况，也不会出现档案损坏之类的情况。不乱，指保存档案一丝不苟，档案柜要合理排列，遵循规律。档案管理是最基本的工作，需要保管员要有足够的耐力，时刻高度小心，避免档案的丢失和缺损，为档案的其他工作打下基础。

2.3 强化档案监督管理力度

在档案利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器，对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。

必须要在使用者离开的前期，认真看一下已经被查看的资料。如果有问题按时做出说明，然后再记录表上做好记录。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

2.4 档案管理人员提升自身的专业素质

公安档案管理人员是档案的直接管理者，对档案的保管、利用、安全负有直接责任，必须具备较高的素质。首先是政治水平，保持充分责任感，时刻准备为人民付出自己，为档案事业奉献自己；其次是业务水平，应该具有相关的敏感度，了解自己手上的管理资料，认真了解档案管理标准，第三是要增加文化素养，提高个人的知识水平，可以对平时工作中得到的感受进行归纳和说明，通过这一阶段发现相关规则。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做好利用者的工作，能独立处理工作中出现的一般问题。

2.5 增强档案信息开发意识，促进档案利用

将档案分别归类保存在公安局档案馆里的目的不仅仅是方便管理，更重要的是能够在如此多的资料中提炼出创新出新发现，这才是更能有意义的使用方式。档案管理员应具备好的记忆力、归纳总结的能力和创新意识。可以说公安部门有着充足的优势来利用已收纳的各种档案资料，根据过去的案例及侦破状况与目前的案例及侦查方式进行信息对比，找出可改善的地方，并从各种错综复杂的信息资源中提炼出新信息或者是归纳总结出样本资料等，以便日后遇上类似的情况可作参考使用，除管理资料之外进行新信息的提炼，使档案馆的价值最大化。

2.6 加大档案管理物质投入，增强档案管理工作有效性

档案的保管利用的物质投入，包括了资金、基础设施等方面的投入，这些投入为公安档案工作提供了物质保障。物质投入的加大，增强了档案管理的有效性、安全性，提供了档案利用的基础。但是，各级公安机关还没有档案利用专项经费，只在有需要时才进行申请。全国各个地区维护公共治安的场所应当主动加强对档案信息管理和保护的资金投入，主动为档案信息管理处配制电脑、保存数据的服务器、多种媒体综合播放设备等现代化档案信息管理设备。尽量创造条件将办公、阅览、库房分开设立，合理布局档案库房。此外，应购置消毒柜、防磁柜、密集架等新装具，确保档案保管的安全；应配备环境控制设施，如去湿机、空调、温湿度仪、消毒机等，确保档案实体的安全；还应配备基础的电子设施，如照相机、光盘刻录器、扫描仪、计算机等，提升档案的数字化水平。如此设备的购置，能够为档案的妥善保管提供安全的环境，有利于公安机关档案室的基础设施更加信息化、规范化。

2.7 强化档案管理整体人员队伍建设

公安档案工作的发展集技术性与专业性为一体，建立一支较为稳定的、知识结构和年龄结构较为合理的公安档案队伍，是促进公安档案事业发展的根本保障。

对国家的公安类事业单位而言，必须充分运用好自己课支配的人力，特别是加强档案管理职员的技术水平。使其树立正确的服务观念，一切工作为了更好的为社会贡献，同时注重档案开发能力。这就要求档案管理人员不断克服各种观念，学会自我调节，保持心理平衡；可以邀请档案管理部门，专职档案员和有经验的同志，通过采用网络咨询，现场培训和组织有关人员到档案工作先进单位实地学习等形式，定期或不定期地进行培训，使档案工作人员快速掌握公安档案管理系统的操作使用要领。

其次要落实从优待警，稳定关键人才。实践表明，凡是公安档案工作较为先进的地方，都拥有一支相对稳定的档案民警队伍。对默默无闻坚守档案工作岗位，且做出突出贡献的先进典型和那些具有专业知识，掌握公安档案管理基本理论和现代化管理技术，对公安档案工作的发展起骨干作用的人才，要从职级待遇上适当放宽条件，予以倾斜，用好的制度留住人才。就一线的档案民警来说，我们需要对他们进行培训，分批次让他们去各级档案机构举行的培训机构深造学习，有计划地实施换岗交流、跟班作业、实际操作等工作方式，盘活现有人才资源，提高人才使用率，不断优化档案队伍结构，带动整体素质的提高。落实档案民警特殊津贴，真正关心档案人员的身心健康，把“从优待警”落到实处。

再次要引入档案专业人才。在公安档案信息化建设中，出现了非常多同档案管理工作有关的技术，所需人才往往很难从本单位产生，必须采取优惠的政策，引进诸如档案管理学、计算机应用与开发、文书学、文献编纂学、外语等领域的高级人才，尤其要注意引进一些复合型人才和具有较强管理能力的人员，逐渐使基层档案队伍呈现“T型”结构，促进档案工作管理水平的提升。这些专业人才往往很难从原档案岗位产生，应制定一定的优惠政策，引进一些复合型人才和具有较强管理能力的人才，努力培养善研究、懂管理、能领导、会操作的专家型和技能型人才队伍，集中人才聚合优势，以推动公安档案工作的可持续发展。

3 结语

综上所述，新时期背景下，公安档案管理的开发与利用工作应该被提升到一定的战略高度，上到领导阶层下到基层员工，档案馆中的每一份子都应该对自己的工作尽职尽责，首先是做好管理归类的每一个细节工作，其次是利用已存在的信息资源开发创新。

参考文献

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