科研单位科研档案管理工作强化策略探讨

朱婧文

摘 要：科研单位所具有的科研档案资料具有较大的社会价值，是单位自身价值的体现。对于科研档案管理要随着单位的逐步发展升级而不断地提升档案管理的先进性，保证档案管理的完整性、便捷性、保密性，避免对档案材料的遗漏、泄露、缺损等。随着现代科技的进步，档案管理在高科技技术支持下变得更加智能化管理，提升了档案管理的效率与质量。

关键词：科研单位；科研档案；档案管理方法

科研单位的工作流程中，所创造的科研档案资料对单位自身发展有着重要意义，档案管理工作则是对科研成果管理的重要工作环节。对科研档案的合理管理可以有效的方便科研人员进行日常的资料查看调取，对成果进行有效总结提升，为今后的科研成果做出辅助性力量，避免科研工作的无效重复，让科研工作提升工作效率与成果质量。同时合理科学的保管档案资料有利于对科研单位自身创造的成果予以保护，避免资料的泄露而造成的单位自身损失，促使单位在市场竞争中保持持久的生命力。

1 当下科研单位科研档案管理工作问题

（一）科研档案的不完善

在档案管理中，会出现科研档案自身资料的不完全，部分核心内容与重要过程资料不完善，从而导致档案价值大大减弱。虽然科研成果不断更新突破，但是对于科研成果的档案资料上却没有相应的提升。对于相关资料的保存，后来人进行参阅时并不能得到较大的辅助意义，无法发现科研档案内容的亮点，甚至部分材料并不是原始文件和复印件，而是更为随意的相关资料形式，减少档案自身的真实性与价值。导致科研档案不完全的原因在于科研人员自身主观上不愿意上交，多数人认为自己创造的科研成果对自己非常重要，如果将材料全部上将，那么自身的重要性相对减弱，因此更倾向于自己私密保存，继而导致科研档案在专业管理库中部完善。而个人私人保存由于技术的不专业，或者操作的规范也会导致材料的遗失或者被盗，进而导致科研资料的损失。甚至很多人员认为科研成果是自己的，并不认为科研成果实质上是科研单位所有。在主观意识上存在着认识的偏差，从而导致在上交科研才可上缺乏积极主动性。此外，由于材料管理工作上缺乏权限管理，缺乏专业的制度与措施的约束与保护，进而导致科研人员自身不上交材料行为的纵容，同时也让科研人员缺乏对材料保管的信任感。

（二）没有调动科研档案的充分潜能

科研档案的运用价值较为广泛，但是在当下的运用中，由于管理不善或者运用意识不强而导致科研档案大量的闲置，部分科研档案长期封存，并且不方便调取。如果运用科技管理方式，由于资料数量庞大，无法有效的全部进行资料数据整合汇编，从而导致科研档案应有的价值没有得到充分发挥。

2 科研档案管理工作具体强化方法

（一）提升档案管理严密性

由于科研档案涉及到一定核心竞争力资料，因此要对相关资料进行物理隔离与信息技术分级管理。物理隔离上，对于机密程度较高的科研资料要放置在更为严密的空间中，做好相关的门禁设施，对于相关资料的浏览必须到特定的区域内查阅或者在计算机上操作查看。同时对于内网建设的资料管理，要进行分级查阅管理，不同级别人员可以查阅的资料进行管控，对科研档案进行分级存放。为科研档案建立专有的档案库与档案数据系统，确保档案系统的身份认证安全保障。同时在科研资料的查阅使用上控制时间限制和数量限制，避免科研资料由于长时间对外开放而导致的数据资料流失，特别是当下高清手机的盛行，查阅人员可以轻而易举的对资料进行复制，因要对所有查阅资料人员进行对应的管控，在资料库放置摄像头，做时时的有效监控。同时电子档案等浏览避免拷贝下载，如与特殊情况，需要向有关部分申请才可以拷贝，一般情况下严禁拷贝复制。具体情况中依据科研材料的分级情况做对应的监管，如果属于普通材料，可以允许在一定范围内进行拷贝，机密性材料则禁止拷贝复制。

（二）制定相关档案制度使档案的收集、整理与利用规范化

在对应的管理上，要通过相关权限设置的措施与制度做约束，保证材料的保密性，避免材料内容的随意外泄。制度上，要确定材料上交的义务，如果不完全上交将对个人进行一定程度的惩罚，而对于上交材料者则给予对应价值的鼓励，同时提供对应配套福利待遇或者科研工作便利，积极的鼓励科研人员上交科研材料，充分认可科研成果，积极鼓励科研材料上交行为。在材料管理权限制度上做严格的管控，不同级别人员可以调取的材料有一定差异。同时对于机密性材料，除了科研人员和相关管理高层以外，其他人员不能分派材料调取权限，尽可能的缩减可以调取材料的权限名额，并且对每一次的材料调取做有效的记录备份，对材料保密性做全面的监控。同时对权限开放人员要进行制度的约束，如果属于个人操作失误而导致材料外泄、损毁或者遗失，将对个人进行一定惩处与追责管理，提升相关人员的操作的谨慎度。对于材料做对应的加密措施，有效的控制可以阅览的可能性，同时也避免科技档案管理人员自身所可能发生的监守自盗等问题。由于文件自身加密，因此只有知晓加密文件通过密码的人员才可以有效的打开文件，避免资料丢失而导致的材料泄露等问题。相关管理人员自身要懂得加密文件的制作操作，同时相关文件的编码不可以随意采用市场上可以随意找到的加密方式，要对应科研单位自身情况做加密文件的升级管理，避免加密文件流通到市场后被蓄意获取文件人所破译。相关操作上要做好程序设计人员培养与思想教育管理，避免操作人员自身的违规操作。此外，拥有相关权限人员自身需要对加密文件有熟练的操作能力，避免自身不熟悉而导致加密文件破译方式的外泄。

（三）最大可能的保存科研档案数字材料

科研档案的保存不仅仅需要运用传统纸质档案，同时也需要通过现代科技进行数字化的档案保存，这样可以有效的提升档案共享效率。特别是在材料的拷贝复制途径上更加的丰富便捷化，可以有效的对资料进行扫描来做数字化保存，同时也随着科研技术的提升，重要信息资源可以通过电子档案保存，可以将其电子档案直接转换为科研档案管理的一部分，避免了扫描等图像处理的复杂性，同时对于相关科研成果还可以通过动态声像视频材料做有效的资料保存，生动形象的保存科研技术的核心特点。通过计算机网络技术的可以有效的在严密的系统管理下做电子档案的共享，让同一时间可以多人共同浏览档案信息。同时要纯熟的培训指导相关工作人员熟练高效的进行档案存储操作，确保资源得到充分的利用。

3 结束语

科研单位科研档案管理工作繁琐，需要操作管理人员有更为严谨的工作态度，同时要具有多种档案管理新技术的运用能力，这样才能有效的提升科研档案管理的效率与安全性，维护好科研单位的知识财富与利益。

参考文献

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