城建档案管理数字化建设的相关问题探讨

黄彦秀

摘 要：信息时代的到来，促使各行各业都加快了自身的数字化建设，以便满足时代的发展需要。而运用信息化技术进行城建档案管理，则能够解决现有城建档案管理的不足，继而更好的促进城建档案管理的发展。因此，基于这种认识，本文对城建档案管理数字化建设的相关问题展开了探讨，从而为关注这一话题的人们提供参考。

关键词：城建档案管理；数字化建设；相关问题

近年来，随着社会的不断发展，各种新建工程、扩建工程和改建工程出现在人们的视线里，从而导致城市建设档案的数量得到了不断增加。在这种情况下，城建档案管理不得不进行数字化的建设，以便在提高自身工作效率和质量的同时，满足国家的城市化建设需求。因此，有必要对城建档案管理数字化建设问题展开探讨，从而为国家城市化发展奠定良好的基础。

1 现有城建档案管理方式中存在的不足

1.1 档案管理难度大

城建档案产生于多个专业领域，具有内容和数量庞杂、涉及范围较广和整体性强的特点，会产生大量的纸质档案，并且占用较大的档案存储空间，传统的城建档案管理工作都是利用人工管理的手段和纸质档案方式处理日常档案信息的，管理人员进行档案信息管理时，不仅需要到不同的位置存放和查找档案资源，还要根据简单的档案分类目录进行档案的调阅和调整。所以，现有的城建档案管理工作存在着较大的难度，不仅档案存储较为零散，档案的查找还存在着效率过低的问题。同时，查阅纸质档案时也容易导致档案遭受损坏。一旦遭遇火灾或水灾，更会导致档案管理出现巨大损失。因此，现有城建档案管理工作的开展具有较大的难度，从而在一定程度上阻碍了城建档案管理的发展。

1.2 难以实现资源共享

采用纸质档案方式进行城建档案管理，将导致城建档案在调阅空间上存在着较大的局限性。因为，管理人员只能在档案存放的位置进行档案查阅，所以基本无法实现档案的远程查阅。而不同级别和类别的档案往往需要存在在不同的档案馆中，在该种管理模式下，由于无法实现档案信息共享，所以档案信息整理也缺乏完整性和系统性。在日常管理工作中，时常会出现档案重复保存现象，从而导致一些存储空间遭到了浪费。此外，大量的档案信息资源无法实现有效交换运用，也导致城建档案管理的服务受到了限制。

2 城建档案管理数字化建设的必要性

考虑到现有城建档案管理方式的不足，城建档案管理的数字化建设将具有一定的必要性。首先，实现档案管理的数字化建设，可以改变以往利用人工进行档案整理和检索管理的局面，所以既能够使档案得到集中管理，同时也能够避免产生大量的人力消耗。同时，实现档案管理的数字化建设，也能够有效提高档案信息的查找速度，并且有效节省大量的存储空间，所以将有利于提高城建档案管理效果。其次，加强档案管理的数字化建设，可以解决纸质档案容易遭到破坏的问题。通过调档和翻阅数字档案，可以避免纸质档案发生缺损，所以能够使过去的珍贵档案资料得到保护的同时，满足档案的使用需要。再者，实现档案管理的数字化建设，能够实现档案资源的共享和档案管理信息的及时交换。利用网络平台，各个档案馆的档案资料都可以被调用出来，所以能够为城建档案管理工作的开展提供较大的便利。因此，随着网络技术的发展和城建档案管理水平的提高，城建档案管理的数字化建设将成为必然的发展趋势。

3 城建档案数字化建设过程中存在的问题

3.1 数字化管理缺乏稳定性

在城建档案数字化建设的过程中，首先需要考虑的问题就是档案信息管理的稳定性问题。在过去的档案管理工作中，利用自制材料进行档案的管理将具有较强的稳定性，档案信息并不容易出现变化。但是，使用数字化方式进行档案的管理，需要依靠技术设备进行档案信息的存储和管理，所以将导致存储资料的稳定性受到计算机软硬件条件的影响。在一些特殊条件下，一旦计算机受到技术、载体和设备等外部环境的干扰，就容易导致档案信息出现变化，甚至直接导致档案无法使用，继而影响档案管理工作的开展。因此，在城建档案数字化建设的过程中，数字化管理缺乏稳定性的问题将影响其数字化进程。

3.2 城建档案信息易泄露

不同于其他档案资料，城建档案关系到城市规划建设，所以只有一部分档案资料可以向外流传。考虑到城建档案的保密性，过去都会安排专门的地点和人员进行一些档案的管理，并且会利用法律对档案管理人员的行为进行约束。但是，利用数字化管理方式进行城建档案的管理，不仅档案资料比较容易受到外界的干扰，并且一些档案资料的管理还要承担被篡改和被泄漏的风险。因为，在现代化电子档案中，可以利用一些手段不留痕迹进行档案信息的盗取和篡改。所以，采取这样的管理方式，不仅不能确保原始信息能够得到完好保存，同时档案具有的法律效力也将遭到降低。因此，在城建档案数字化建设的过程中，档案信息易泄露问题的存在，将导致档案数字化管理的风险得到增加。

3.3 数字档案缺乏标准信息

在进行城建档案数字化建设的过程中，需要将纸质资料转化成数字资料信息，所以需要完成文本的整理工作，并且进行文字的输入、保存和校验。在此基础上，还需要花费大量的时间进行搜索引擎和条目的制作。而在这一过程中，如果不同档案管理单位使用不同的标准进行档案的转化，将会导致同一档案资料库中出现各种不同的档案版本，从而给档案资料的共享带来困难，甚至直接导致一些档案资料无法使用。但就目前来看，城建档案数字化建设尚未形成统一的规范和标准，从而在一定程度上影响了档案信息资源的共享和交换。因此，还需要使数字档案缺乏标准信息的问题得到解决，才能顺利实现档案的数字化管理。

4 做好城建档案管理数字化管理的措施

4.1 前期的全面规划

在开展城建档案管理数字化建设工作中，应当遵照“统筹规划、循序渐进”的原则，做好前期的规划管理工作，从而避免数字化建设的盲目进行。为了达成这一目标，政府需要引导城建档案馆制定统一的信息化建设目标，并且督促这些单位树立信息化建设意识，从而使其加快数字化建设。在数字化建设开展的过程中，也需要实现档案管理工作的统筹规划，并且利用科技进行工作的牵引，从而使工作有条不紊的进行。具体来讲，就是在实现纸质档案转化之前，开展相应的调查工作，从而对档案室内的存储档案数量和类型有一个深入的了解，根据馆藏档案的重要性和使用频率等制定数字化的先后顺序。与此同时，需要制作出清晰的档案条目，并且做好数字存储档案的分类。在这一过程中，需要进行重点资料的标记，以确保档案整理工作的顺利开展。而通过在建设前期制定全面的管理规划，将能使数字化管理过程中出现的错误得到有效减少，继而使城建档案管理部门的数字化建设效率得到有效提高。目前，泉州市数字档案馆建设纲要初稿已形成，各县（市、区）正有序推进数字档案馆建设。

4.2 重视专业人才培养

档案管理的数字化建设的实现，意味着档案管理方式和方法的变化，档案数字化虽然可以采取外包的形式，但是还是要以档案馆人才自主管理为主，社会外包服务为依托，所以，需要重视档案管理专业人才的培养，从而通过提高档案管理人员的素质水平使其更好的适应档案管理方式的变化。为此，城建档案管理单位需要对管理人员提出更高的要求，要求其不仅具有档案管理的专业知识，同时还要掌握计算机技术和数字化设备的操作管理能力。为了达成这一目标，档案管理单位需要遵照公开、公正的原则进行档案管理人员的选聘，从而使掌握信息技术的档案管理人员得到重用。同时，档案管理部门需要加强对管理人员的培养，通过各种渠道对管理人员的数字化能力展开培养，从而使管理人员成为信息时代的高素质管理人才。在日常的教学活动中，除了进行数字化技术和相关知识的教授，还要结合城建的具体职能加强对档案管理人员的服务意识的培养。此外，档案管理单位还应该实现对人才类型的细化处理，从而通过引进档案采集人才、数据库加工人才和档案系统设计人才等各类人才打造一支高素质和高管理水平的城建档案管理队伍。

4.3 加大管理资金投入

城建档案数字化建设工在的开展需要大量的资金，所以相关部门和单位还应该加大管理资金的投入，从而为数字化建设工作的开展提供足够的支持。为此，相关部门应该将档案管理数字化建设工作加入到日常工作日程中，并且根据城市建设业务的发展情况实现档案管理工作的共同规划和发展。其次，政府应该加强城建档案管理工作的宣传力度，从而使各部门为相关工作的开展提供支持。再者，考虑到数字化档案管理的实现需要一定的物质基础，所以政府还要为相关单位配备最基本的数字化设备，从而满足城建档案管理数字化建设的实际需求。具体来讲，就是在档案管理基础设施的建设方面投入更多的资金，并且进行硬件投入力度的加大，从而为档案管理单位配备较为先进的技术设备。此外，档案管理单位也应该在数码设备、计算机设备和防盗报警系统建设方面投入更多的资金，从而更好的推动档案管理的数字化发展。

4.4 加强标准规范和法规建设

之所以进行城建档案的数字化建设，在很大程度上是为了实现档案资源的共享。所以，相关部门和单位还要加强数字档案管理标准规范和法律法规的建设，从而根据一定的标准和法规实现数字档案的共享和利用。具体来讲，就是需要建立一个数字档案规范法制体系，而该体系的建立需要确保完整、科学和合法。在该体系中，应该包含信息化标准规范、数字化档案管理规范和相关法律法规的内容。其中，信息化标准规范因包含信息采集与整理标准、网站架构管理细则、信息安全保障规范和数字档案格式标准等多项内容，数字化档案管理规范应包含档案接收和管理细则，而档案数字化法律法规则需要涉及知识产权、隐私权、电子档案的凭证有效性等。通过不断进行这些标准和法规的完善，则能够建立一个科学的数字化档案管理体系，继而为数字档案的规范管理和广泛利用提供保障。

4.5 完善档案资料库建设

在实现城建档案的数字化管理时，需要使档案资料库的建设得到完善。因为，所有的城建档案信息都将输入到数据资料库中，所以资料库的建设将起到至关重要的作用。就目前来看，城建档案管理单位主要需要完成目录数据库、目录中心及全文数据库和多媒体数据库的建设。在建设资料库的过程中，档案管理部门可以重点加强特色资源库的建设，并且将各类型和各专业的档案信息资料存放在专门的数据库中，从而使数字档案管理的专业性得到提高。此外，为确保档案数据库的安全，档案管理部门还要建立计算机安全管理制度和信息保密制度等多种管理制度。在档案管理的过程中，还需加强各种安全技术的使用，从而使数据库的安全性得到提高。

5 结论

总而言之，随着城市化发展的不断加快，城建档案管理工作也急需进行管理效率和质量的提升。而实现档案管理的数字化建设，将能更好的满足档案管理的发展需求。所以，相关部门还要进一步加强对城建档案数字化建设问题的认识，并且采取措施解决这些问题，从而进一步促进城建档案管理的数字化发展。

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