学校档案管理存在的问题和对策探究

员淑芹

摘 要：学校档案管理，是学校的基础工作之一，目前，学校档案管理存在许多问题，使得档案资料，应有的功能难以发挥出来。学校应该对档案管理工作，存在的问题进行整理，并采取有效的改进措施，提升档案管理的质量，促进学校的发展。

关键词：学校；档案管理；问题与对策

档案记录了学校的教学活动，反映了学校的教育教学，真实记录了学生的成绩。档案能够帮助老师，及时的调整教学工作，同时档案是学校建设的一个必须条件。是学校管理的信息中枢。因此，学校档案管理工作关系到学生的成长，老师的教学，学校的建设等很多方面。及时优化档案管理工作，是学校现代化建设不可或缺的一部分。

1 学校档案管理的意义

1.1 学校档案管理是对学校工作的经验总结

加强学校档案管理，有助于对学校工作经验的总结，首先，大量的学校档案是学校教学活动的客观反映，为我国的长期教育活动，提供了大量的资料。其次，老师可以根据档案资料反映的情况，及时调整教学方式，提高教学质量。学校也可以通过档案，了解学校管理存在的问题，从而及时解决问题，提高学校的管理水平。在评先、评估的过程中，档案可以展示学校的各阶段的教学成果，有助于评奖评优。对学校档案的管理，不仅使学校能够了解学生的基础信息，而且学校还可以根据学生实际情况，采取有针对性的教育。此外，全面地了解学生，可以拉近师生距离，提高教学质量。

1.2 档案管理可以提高学校的工作效率

加强学校档案的管理，可以大大提高学校的工作效率。学校可以通过档案了解教师教学工作情况，了解学生的学习情况和学习态度，掌握学校当前存在的教学和管理方面的问题。另外一方面档案也是学生、老师和学校三者之间的桥梁。老师教学过程中的问题，学生学习过程中的问题，都可以通过档案，反映给学校的管理层，从而使学校能够及时的了解问题，解决问题。

1.3 档案管理可以促进教育事业发展

加强学校的档案管理，可以促进教育事业的发展。随着社会的不断进步，教育形式和学校建设都在不断地发展。对于学校而言，档案是学校的历史记录，学校要想发展，就必须通过档案，找到制约自身发展的原因，从而找到解决方法，让学校迅速发展。档案是学校发展的缩影，学校只有认识到档案的重要性，才能获得长期的进步和发展。

2 学校档案管理存在的问题

2.1 学校领导对档案管理工作重视不够

由于学校的主体是教学，因此学校对档案管理的重视度往往不够，很多学校认为学校的任务就是教学，从而忽视了学校其他方面的管理。档案管理从表面上看，与学习研究工作没有直接联系，所以校领导往往忽视了档案管理工作，使学校的档案管理水平低下。例如：很多学校根本没有档案室，还有的学校虽然有档案室，但是建造不合理，不利于档案的保存。

2.2 档案管理缺乏专业人员

许多学校的档案管理工作水平低，档案人员多是兼职，没有固定人员来整理档案。甚至许多管理人员，并没有经过相关的培训，对档案管理一窍不通。例如：有的单位为了节省资金，甚至聘用退休的老人来担任档案管理的工作。档案管理并不是简单地对于信息的收集和整理，而是一门科学。因此，对于档案管理必须配备专业的档案管理人员。

2.3 缺乏档案管理硬件设施

档案管理工作不仅要求有专业人员管理，同时还应该配备相应的硬件设施。想要做好档案管理工作，硬件设施是必不可少的。有相当一部分学校对于档案管理的投入不足，从库房建设到档案硬件的投入都不足。例如：有的学校，随便找一间空房间，作为档案室，最后造成档案的遗失和损坏。由于对档案管理重要性认识不够，导致了档案管理设备的缺乏。由于缺乏相关的硬件设施，学校档案管理工作往往很难顺利进行。

3 学校档案管理的改善措施

3.1 提高学校领导对档案管理工作的重视

学校档案管理工作，必须由学校领导亲自组织，并且领导对于档案管理负有直接责任。将管理工作纳入学校的整体规划和发展，学校在发展自身的同时，也要强化档案管理意识，认识到档案管理工作，对学校发展以及教育事业进步具有重要意义。强化档案管理工作不只是，喊口号，开讲座，还要真正的落实到日常工作当中，从思想上认识到档案管理工作的重要性。学校领导要积极地推进档案管理工作的开展，将其纳入学校日常办公事务之中。实行档案管理常态化，系统化。此外还应该加强对于基层档案管理人员思想教育，使他们清楚地认识到档案管理的重要意义。牢固的树立以档案管理建设为本的理念，认真负责的，对待日常的档案管理工作。

学校校长应该重视档案建设，利用档案资料统管学校各项工作。档案管理人员应该主动争取领导对档案工作的支持，把档案管理纳入学校整体发展规划，即纳入学校计划和规划、纳入有关人员职责范围、纳入管理制度。在经费和办公条件等方面加强投入，学校要制定专门的管理制度。制定管理人员职责，建好、管好、用好档案资料。做好档案资料的交接工作，防止由于人员变动，造成档案资料丢失。

3.2 提高档案管理人员的专业素质

要想做好档案管理工作，就必须拥有一支专业素质过硬的档案管理人员，来负责档案管理的日常工作。档案管理是一门专业学科，不是简单地信息收集和整理，因此档案管理工作需要配备专业人员。很多人认为档案管理工作和学校发展没有太大的关系，因此没有给予足够的重视。这就造成很多信息缺乏及时的收集、整理、归类和反馈。只有具备相关的专业知识的人员，才能够对档案进行科学的整理和归纳，将档案管理工作顺利的进行下去。专业人员更加明白档案管理工作的重要意义，所以要想做好档案管理必须加强对档案管理人员的专业素质要求。

对于教职工，要强化他们的档案意识，使他们从思想上和行动上自觉配合档案部门的各项工作。教育评估不仅包括学校的整体发展，也关涉到教职工的切身利益。因此应该发动教职工积极参与档案建设，强化档案意识。在平时的工作中自觉收集、整理档案资料，并提交档案室保管，合理使用。

3.3 完善档案管理的硬件设施

学校应该通过完善相关的硬件设施，推进档案管理工作现代化。要想更好地发展档案管理工作必须完善各方面的硬件设施，例如：档案管理室的建设，档案管理信息化的建设等等很多方面。将计算机信息化与档案管理工作的复杂化结合起来，从而简化档案管理工作，方便档案的收集、整理、查阅。总而言之完善档案管理相关硬件设施，推进档案管理现代化进程，具有十分重要的意义。

4 小结

综上所述，当前学校档案管理工作存在诸多问题，这在某些方面制约了学校的发展。因此，学校应该认识到档案管理的重要性，树立正确的档案管理意识。由校领导指挥，监督档案管理，全体教职工积极参与，做好档案的，收集、整理、保存、使用工作。另外对于档案管理人员要加强培训，提升素质。完善档案管理硬件设施建设，增加在档案管理方面的投入，积极推进档案管理信息化，现代化。档案管理工作对于推动学校发展，具有十分重要的意义。

参考文献

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