浅谈高校档案工作人员素质的提高

马丹

摘 要：档案作为学生在校的真实记录，起着不可忽视的作用，在专业院校学生管理中档案也是不可缺失的一部分。档案管理是高校正常运行和健康发展中最基础性的工作内容，高素质的档案管理人员是学校档案管理工作顺利开展、高效实施的保障。新时期高校的管理工作逐渐向现代化、信息化靠拢，对于管理人员的素质也有了更高的要求，作为档案管理人员只有不断提升自身素质才能够满足学校发展的要求。

关键词：高校；档案人员；素质

中图分类号： G275 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）18-117-2

0 引言

档案管理业务具有较强的专业性，因此在管理人员的选择上首先要满足专业性要求，其次是丰富的管理经验，具备以上两点能力的管理人才方能胜任日常工作。在职业院校中，学生的档案管理工作是至关重要的，一旦出现失误很有可能出现不可估量的损失，对学生的发展产生不利的影响。鉴于此，职业院校在学生档案管理业务开展之初，就应该将管理人才素质培养作为第一要务，不断提升学生档案管理人员的工作效率、能力。

1 提高高校档案工作人员素质的意义

高校档案是学校历史的真实记录，自高校建立之时便诞生，其来源于学校发展过程中的方方面面，小到个人，大到学校的每个部门和单位，而且在学校发展过程中不断积累、补充和完善的。档案能够完整、准确地反映一所高校的建设与发展历程，在记录学校真实面貌、维护学校形象等方具有不可替代的作用，因此档案工作对于高校来说至关重要。档案管理能力的提升可以促使学校教育教学活动更加规范化，满足国家教育部对高校“依法治教、依法治校”的要求；于高校自身的发展而言能够加速其科学发展的步伐，更好的响应高校教育教育改革的号召。

档案工作是一门管理科学，基于档案的重要性，高校必须要实行档案的科学化、标准化、规范化管理。在任何一种工作中，人都是最基本、最重要的因素。在高校档案管理业务开展的过程中档案服务质量、管理水平等均受到管理人员素质的影响；换而言之，高素质的学校档案管理人员是优质管理水准的前提，是能够提供优质服务的先决条件。近年来，科学技术的发展、文明程度的提升赋予了档案管理更多的内涵和特色，相应的增加了学校档案管理的难度，在该种前提下提升管理人员的管理能力成为每个院校亟待解决的问题之一。

2 提高高校档案工作人员素质的途径

2.1 提升政治素养，树立保密意识

政治素养即政治品质、政治态度和思想作风等，档案管理工作具有较强的政治性，所以管理人员必须具备自主提升政治素养的意识。首先需要认真学习共产主义领导人的主要思想，诸如马列、毛泽东和邓小平等人的思想理论成果；同时需要及时了解共产党制定的政策路线，不断吸纳科学的、正确的政治理念。保密意识是从事档案管理工作的基本意识，因此高校档案管理人员需谨记政治纪律性、敏感性特点，明确档案资料合法使用和信息保密之间的联系，深刻意识国家、学校等赋予的责任，任何时候都要严格保守学校档案中的信息，在日常工作中就要养成良好的保密习惯，保持高度的警惕性，以高度的政治敏感性与责任心，从事档案工作。

2.2 强化高校档案工作人员的职业道德素养

档案工作是一项默默无闻的工作，平时不显山、不露水，其日常的工作内容主要是资料搜集、整理、信息真实性的鉴定，然后对这些资料排编目录、存档，之后即管理和使用等。工作量大，且枯燥繁琐，但档案部门在高校所有职能部门中属于相对边缘的部门，工作环境相对来说也比较封闭，所以工作成绩容易被领导和其他部门的同事忽略或淡忘，时间长了，档案工作人员难免会产生不良情绪。因此，要想搞好档案工作，必须让档案人员认识到档案工作的重要意义，意识到自己所从事的其实是一项既光荣又神圣的事业，能够由衷地喜爱档案工作，心甘情愿地在枯燥乏味的岗位上认真付出。档案管理工作属于服务性范畴，因此管理人员需要认清自身定位，逐渐树立服务他人的意识，尽心尽力为使用者提供快捷、方便且优质服务。

对提升档案管理人员的职业素质而言，职业道德的提升是十分重要的，主要包括三个方面：一是职业院校可以通过开展校内外培训的方式，加强职业道德的宣传教育，树立档案管理工作人员的责任意识；二是评选出工作典范，在全校范围内进行大力宣传，以榜样的作用引导档案管理工作人员树立正确的职业道德观念；三是在工作中制定有效的奖惩制度，及时表扬并奖励优秀的档案管理工作人员，对玩忽职守的工作人员给予必要的惩戒，以端正档案管理人员的工作态度。

2.3 树立实事求是的态度

高校档案管理工作非常严谨，容不得有任何的弄虚作假，在搜集资料时务求其完整性，在信息鉴定过程中务求其准确性、真实性。所以在资料搜集、鉴定时必须以实际为出发点，严格遵循实事求是的基本原则，杜绝任何杜撰、臆断的内容，要本着对历史负责、对学校负责的态度来工作。

3 强化业务素质

业务素质即从事某项业务时工作人员在整个活动中综合能力的体现，对于高校的档案管理业务而言，其业务素质则包括丰富的档案管理知识、管理经验、政治素养、责任意识等，另外还包括不断学习、钻研的能力和精神等。

党和国家的政策和法规是档案管理人员首要熟悉的内容，其次则是需要明确自身的职责和工作内容；再者则应该熟练掌握和档案管理相关的所有专业知识。高校档案管理工作人员需要了解的理论内容主要包括6个方面，分别是搜集资料时的档案价值理论；资料整理过程涉及的分类、整理理论；判断资料可信度时涉及的鉴定理论；资料存档后的保护技术理论和管理学知识；为了给使用者提供服务还应该具备文献编纂的技巧和操作要领等。全面学习和掌握了相关知识后，应该在日常工作中不斷体悟快速将“死”知识“活”用到管理操作中，同时在实际操作中各环节的工作技巧也要不断反思和总结。

此外，高校档案管理人员应该丰富自己的知识结构。首先必须知晓和掌握各种管理方法和理论知识，融合其他管理和档案管理的渗透和融合；其次，还应该多修习社会学、心理学知识；再者档案管理人员应该以敏锐的洞察力了解社会发展、高校发展的动向，依据需求针对性的提升自

己各方面的能力，从而迎接新时期档案管理工作带来的挑战。

4 掌握现代化技术，强化创新意识

随着时代的发展，科学的进步，各行各业的工作模式都在发生着变革，档案工作也不能例外。随着文件的电子化、网络化，人们对档案的需求越来越多，要求也越来越高。因此信息化时代的高校档案管理，作为从业者必须能够运用各种现代化的管理手段，借助多媒体、互联网等工具挖掘潜在的空间，让档案管理枯燥的工作方式向智能化、数字化、趣味化方面发展。在掌握技术的基础上，档案工作人员还要进行管理技术和方法的创新。档案管理过程中科学手段的运用非常关键，从最初的资料搜集到最后的检索平台给使用者提供服务，都需要利用现代化的技术作为支持。

社会在发展、文明在进步、高校也在不断前进，作为高校档案管理人员要从思想上和发展步调保持一致；在工作中，要努力开拓新思路、寻求新方法，逐渐形成科学的、完善的、系统的、 规范有效的档案资源管理利用体系。高校档案工作人员时常对自己在工作中遇到的问题进行分析和总结，吸纳先进的管理研究成果，并依据自己岗位的实际情况进行改进应用；同时需要敢于创新、勇于挑战，借助科学技术为学校档案管理工作打开更为广阔的局面。

参 考 文 献

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