浅谈企业电子文书档案的管理

王则仪

[摘 要]随着当前无纸化办公的推行，电子文件已成为日常信息传递的主要手段之一。对这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效的收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务，是企业文书档案管理中不可或缺的主要工作。

[关键词]企业；电子文书；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.133

[中图分类号]G275.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-02

在电子与信息技术高度发展的今天，企业已基本实现电子化办公。由于计算机等数字化设备产生的文件，体积小、容量大，且易于查阅和传递，已被广泛运用到工作的各个关节。如何做好电子文件的档案管理，并进行有效地存储、保管、利用和处置，使电子文件在成为档案后，能在真实、安全的前提下，充分发挥其便利、快捷的特点，成为信息化发展下档案管理的一个重要研究课题。

1 电子档案的特点

电子档案，是指将具有保存价值且办理完毕、经系统整理的电子文件及其元数据、管理权限想档案部门提交的过程，是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。作为现代高新科技的衍生产物之一，电子档案较之传统的纸质档案，有许多新的特点。

电子档案的存储方式多样，可以直接刻录为不可擦写的光盘，也可以打印输出以纸质形式归档；电子档案体积小、容量大、占用存储空间小，对保存场地的面积要求不高，但对环境、防磁性等存储条件要求很高；电子档案可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理，易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递，信息共享不受时间和地域的限制；电子档案需要借助信息化设备予以复现，现代化信息技术含量高，要求管理人员具备较高的专业素质。

2 目前企业电子档案管理的存在的问题

2.1 技术手段跟不上发展需求

目前，普通企业的档案管理部门，很难借助现有的技术手段，对电子档案的原始性、真实性、完整性和安全性等问题进行鉴定。

2.1.1 原始性问题

原始性是传统档案的主要特征，是其有别于图书、情报、资料、出版物等其他信息的根本特征。传统档案，尤其是纸质档案，由于档案信息与载体的不可分离性，以及档案载体的唯一性，传统档案的原始性极易判断和确认。然而电子文件、电子档案的信息存储载体具有不固定性，可在一定技术条件下被复制、转存甚至迁移，且档案内容的原貌不受任何影响。因此，电子档案就载体而言，不具有唯一性，其原始性认定缺少公认的判定依据。

2.1.2 真实性问题

电子档案的真实性问题，贯穿其生命周期，档案信息的失真率远高于传统档案。在将纸质档案转化为电子档案的过程中，稍有失误就会导致档案元数据的失实；在电子档案的传递过程中，档案内容可被原样复制，也可通过技术手段被篡改后不留痕迹。目前在普通企业的实际工作中，从电子文件的生成到归档，缺少程序化管理系统，难以实现系统间的直接链接，无法确保电子文件的元数据被完整归档；多数电子档案与其相对应的纸质档案之间，没有建立统一的管理方法；储存电子档案选用的光盘等载体不耐久。上述因素都会影响电子档案的完整性、可靠性，从而影响电子档案的真实性。

2.1.3 完整性问题

电子文件易于携带、传递，使得文件经常处于流动的状态，如不能及时收集，可能会导致信息丢失；电子文件存储方式多样，在复制、重置的过程中，容易造成信息缺损；电子文件的背景信息会伴随文件的处理过程而不断累积，且形式多样、存储分散，极难确保电子文件生命周期的完整性。

2.1.4 安全性问题

电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，特别是计算机网络化的快速发展，“黑客”的攻击、用户操作不当导致计算机病毒入侵，以及用户根据利益需求任意取舍甚至篡改信息，都会损害电子档案的保密和安全。

2.2 机制建设跟不上管理需求

目前，关于企业电子文件归档，以及电子档案管理，国家已经出台了若干规章制度和规范性文件，《国有企业电子档案管理办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等，新的档案管理理论、方法和原则不断涌现，却很少有真正落实到实际工作中的。企业的档案管理部门，对电子档案的管理职责、体制建设、电子档案馆（室）的建设等没有进行系统地分析和思考；档案管理人员，对于电子档案的收集、鉴定与整理，以及后续的存储、保管、利用和处置等工作，仍然停留在理论阶段。机制上的落后，阻碍企业信息化发展，加大了企业的档案管理成本。

3 完善企业电子档案管理的对策

3.1 采用有关技术措施

3.1.1 电子签署

在电子文件的形成阶段，采用签署技术，如光笔签名、数字签名等，对文件进行加密，确保信息在存储或传递过程中的安全性、完整性，对信息发送者进行身份认证，防止交易中发生抵赖现象。

3.1.2 身份验证

人员登录电子档案管理系统时，需要对用户进行身份验证，最常见的方法是，给予每一个合法用户一个ID认证，并设定每个用户的操作权限。用户在进入电子档案管理系统后，根据相对应的权限对电子文件和信息进行访问、修改及处理等操作。

3.1.3 防火墙建设

在机构局域网与外网之间设置障碍，防止外网用户对内网信息资源非法访问，且阻止企业的决策、专利等机要信息通过内网非法输出。防火墙会检测所有通过的数据流，只有符合事先制定的网络安全规定的信息才会被允许通过。加强机构局域网防火墙建设，从源头上保护网上电子文件的原始性、真实性和完整性。

3.1.4 防写措施

当前许多软件都采用设置文件“只读”状态的方式，以限定用户对计算机内电子文件的修改。当电子文件被存储于计算机外的介质时，一般采用只读式光盘（CD-ROM），使用者只能读取光盘上的信息而不能追加、修改或擦除；一次写入式光盘（WORM），使用者可追加但不能擦除原来的信息。上述不可逆式存储方式，可有效防止电子文件被修改，保证电子文件的原始性、真实性和完整性。

3.2 建立有效的电子档案管理信息系统

要实现电子文件的档案化管理，就要建立一个有效的电子档案管理信息系統。而衡量一个电子档案管理信息系统的标准，有以下四点。

3.2.1 实用性

要针对本企业档案特色开发，满足电子档案管理需求，根据本企业文件处理流程来进行档案信息系统软件功能的设计。

3.2.2 安全性

一方面是电子文件本身的真实性，其记录的内容是否真实、可靠；另一方面是对电子文件信息的保护和隔离，建立完善的内部控制制度，防止非授权用户的侵入和信息的泄漏。

3.2.3 开放性

采用开放技术、开放结构和开放借口，使系统能与外界信息进行良好的沟通，尤其是能实现与企业其他系统，如OA、EAM等系统的无缝集成，形成完整的企业信息管理系统，充分发挥信息的共享性和可开发性。

3.2.4 先进性

在注重实用性的基础上，系统开发应尽量立足高起点，采用相对成熟的开发理念、工具和技术，并支持电子信息档案管理系统开发技术的后续发展，使其具有发展潜力，便于升级扩建。

3.3 完善电子档案管理机制

组织档案管理人员进行专业化培训，并由档案管理部门制定适合本企业发展需要的电子档案管理制度、各项机制及管理流程。建立独立的电子档案馆（室），妥善保管电子档案的存储载体，并从防磁性、温控等方面打造档案的环境，确保电子档案能得到妥善管理，确保文件信息不散失、不损毁及不失真。规范档子档案的归档流程。电子档案可以在文件办理结束后随时归档，一方面可以避免文件漏归，确保电子文件的归档率和完整率，另一方面可以避免档案的流失和病毒的损坏。由电子文件的形成部门，通过企业内网将文件传送给档案部门，并使用电子签署技术封签认证；由档案管理人员接收登记，按事由或部门原则给电子文件编制一个唯一的档案号，并设置访问限制级别。

4 结 语

随着“互联网+”的持续推进，传统管理模式需要转变。电子文件已经占据日常工作文件传递的重要地位，档案管理部门需要转变观念，加快电子档案管理模式的改变，建立有效的电子文件档案管理信息系统，使得档案管理工作紧跟信息时代发展的脚步，更好地为企业的未来发展服务。