电子表格数据处理中函数的运用技巧

马宏图

[摘 要]电子表格数据处理在日常的生产生活中运用比较广泛，如何优化其处理数据的功能，使之更大限度地服务于日常工作，需要的不仅仅是一定的专业知识，也需要人们在使用过程中善于思考、观察、发现，运用相关知识进行数据处理。本文主要说明函数在数据处理中的运用价值和运用技巧。

[关键词]电子表格；数据处理；函数运用；技巧

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.124

[中图分类号]TP391.13 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-01

用电子表格处理数据，可进行十分复杂的计算。电子表格提供了200多个函数，可以满足各种计算的需要，除了一些通用性强的常用函数外，不同的领域或行业惯用的函数也会有所不同。一般用的較多的有：求和函数SUM、平均值函数AVERAGE等。事实上，有许多函数，只要能够熟练掌握并灵活运用，能够帮助人们解决许多工作中的实际问题，使工作变得简单、准确又高效，在这里笔者介绍几个比较实用的函数功能和运用技巧。

1 SUM函数求和技巧

当人们在电子表格工作表中用SUM函数对某个连续单元格区域的数据进行求和计算时，有时可能会出现计算出的结果小于实际应得的合计数的情况，比如：某个学生期末考试的各科成绩总和，分明是“语文85+数学95+外语90+物理100=370分”，而自动求和出来却是270分。出现这一问题的原因往往是在录入数据时，将数值型数字（数值）误作文本型数字（文本）录入了，虽然单元格内也显示出了人们所录入的数字，但用SUM函数求和时，这样的单元格被视为“空白单元格”处理了。

虽然Office 2000以上版本的Excel工作表对于文本型数字单元格，在左上角会有一个绿色的小三角符号作为提示性标记，但如果数据量大，通过人工方式来一一检查更正是非常困难的，比如：像一些部门，常常要将多个下级部门报送来的基础数据（Excel文档）进行统计汇总，遇到这样的问题也就在所难免。

事实上，在对数据进行其他操作之前，通常都应该首先对接收来的“原始数据”可能存在的这样的问题进行处理，这时就可以利用VALUE函数来完成。VALUE函数表达式VALUE（text），功能是将一个代表数值的数字（无论其为文本还是数值）均转换成数值型数字（数值），其中的text即为需要进行转换的字符，可以是数字，也可以是单元格引用。

在这里为了便于叙述，笔者假设需要进行处理的“原始数据”是位于名称为“原”的工作表D3单元格至G1000单元格的连续单元格区域。选择一大小（行列数）与“原始数据”区域相同的空白单元格区域（可在另一张工作表中），在其左上角单元格内键入“=VALUE（D3）”，若在另一张工作表中，则键入“=VALUE（原！D3）”，→用填充柄向右、向下填充复制公式到整个选定区域→高亮选择整个单元格区域→点击“复制”→选择“原始数据”区域左上角单元格→点击“选择性粘贴”→在弹出的对话框中点选“数值”再点击“确定”，至此，“原始数据”可确保不再有文本型数字存在。

2 对原始数据的处理技巧

对于前面所提到的问题，还可以这样做，即先检查一下“原始数据”区域中分别有多少个非空单元格和数值型数字（数值），若二者相等，则表明“原始数据”中没有文本型数字，无需进行处理；若非空单元格个数多于数值型数字个数，说明“原始数据”中存在文本型数字，需要进行转换。这里就可使用COUNTA函数和COUNT函数。

COUNTA函数表达式COUNTA（Value1，Value2，…），功能是计算最多30个连续的单元格区域内非空单元格个数总和；COUNT函数表达式COUNT（Value1，Value2，…），功能是计算1到30个连续的单元格区域内数值型数字（数值）个数总和，其中Value1，Value2，…可以是1到30个连续的单元格区域引用。假设需要进行检查的“原始数据”在D3单元格至G1000单元格的连续单元格区域，人们只需在上述区域以外的任意一个空白单元格中键入公式“=COUNTA（D3：G1000）-COUNT（D3：G1000）”回车，所得结果即是该“原始数据”区域中所含有的文本型数字个数。

3 RANK函数运用技巧

有时人们需要对一组数据进行大小比较，并确定其中的每一个数值相对于其他数值的大小排位，例如：要按得分高低对某次竞赛的所有参赛者排出名次，许多人采取的方法是先按得分高低进行排序，然后以人工方式录入名次，这种方式固然可以，但如果参赛者多，数据量大，其中必然会有很多得分相同的，即所谓“并列名次”，所以如此操作其实也不是十分科学，最佳的方法莫过于运用RANK函数。

RANK函数，功能是计算一组数值中的某个数值相对于其他数值的大小排位，number是要计算其排位的数值或单元格引用，ref是一组数值或含有一组数值的单元格区域引用，order取值决定按升序排位还是降序排位，可为任意实数或单元格引用，仅当取值为0或忽略时，按降序排位。

上面的竞赛得分假定在D3：D1000连续单元格区域，只需在E3单元格（其他单元格亦可）中键入“=RANK（D3，D$3：D$1000）”→用填充柄向下填充复制至E1000单元格，即得出所有参赛者得分对应的名次。

通过以上的一些实践，笔者觉得在信息技术领域，只要能够把自己所学到的相关知识进行有机整合，提高自己运用软件的能力，即可在工作中游刃有余。