原始凭证的电子化探究

高　萌　薛　雪



原始凭证的电子化探究

高萌薛雪

互联网技术的兴起在一定程度上加快了经济全球化的步伐，所以，在信息化时代能否充分利用电子商务来形成其与同行竞争的优势，已成为各个企业生存与发展的关键。其中，记录贸易往来与经济业务事项的原始凭证也普遍倾向于电子化。

一、原始凭证电子化的意义

会计原始凭证是记录经济业务发生、执行或完成情况的最初的书面证明文件，用以明确经济责任，并作为记账依据。会计原始凭证电子化与企业外部信息供给的方式转化有关，同时也是企业内部管理信息处理的客观需要。基于企业对外部信息的获取情况来看，企业从外部获得的信息已经发生了很大的变化。例如，从证券市场获得的电子数据，已经构成了会计原始凭证信息的重要组成、网上购物的电子凭据等都向我们展示了非纸质的信息载体。在这些情况下，因为传统原始凭证的证明力不足经常会使会计工作人员在进行会计信息处理时遇到困难。

基于企业的内部来看，传统原始凭证的存在制约着会计信息化的实现，它在很大程度上限制了企业办公信息化的实现。同时，大量传统原始凭证的保管工作占用了大量的物力、财力和人力资源，而且传统的纸质原始凭证耗费了大量的纸质资源，不利于国家向低碳办公、绿色环保的方向发展。原始凭证电子化可以使会计信息核算的工作效率被大大的提高。会计原始凭证和目前的会计电算化信息系统有机地结合起来,也将进一步完善会计电算化信息系统的发展进程。

二、原始凭证电子化进程中存在的问题

(一)原始凭证的真实性与合法性无法保证

在电子商务过程中，原始单据电子化是必然的,同时对电子凭证的真实性与合法性地确认是十分重要与必要的，因为其是会计处理的数据源。企业要对电子原始凭证的合法性进行确认,在各项经济业务处理的过程中就必须取得并填制相应的会计原始凭证。《电子签名法》中的数据电文已包括了电子形式的原始凭证,因此具有电子签名的会计原始凭证在法律范围内应当承认其合法性。但是电子化原始凭证在我国的相关会计法律、法规中并没有涉及，从而对其合法性地确认带来了困难。

(二)原始凭证内容没有标准化

原始凭证是经济业务核算的起点，虽然电子形式和纸质形式的原始凭证在内容构成方面大体一致，但是因为原始凭证的内容没有标准化的形式，所以只有人工审核过的原始凭证才可以被记账，于是在借贷科目和金额确定正确与否的过程中，从而会使会计信息系统的原始凭证和记账凭证之间的相互监督控制难以达到较高的效率，同时这也无法使得会计人员从机械性地记账凭证的录入工作中解脱出来。所以原始凭证没有标准化将会导致难以提高会计核算的效率和真正的实现原始凭证的电子化。

(三)财会专业人员计算机知识的欠缺

很多财务工作者在专业技能方面具有扎实的工作基础，但是对计算机操作方面的能力还有所欠缺。有些人只会手工记账，根本不会使用计算机软件操作，或是有一部分财务工作者也懂得如何使用计算机，但是没有更深层次学习，缺乏高效使用计算机处理会计经济业务的能力，尤其是对财务软件的不熟悉，很多财务工作者没有接受过专业的培训，对财务软件认识不足也就无法充分利用软件。因此，就会出现一系列的问题，导致会计工作无法进行。这个问题也构成了企业快速实现原始凭证电子化的障碍。

三、实现会计原始凭证电子化的具体方法

企业在进行会计核算时，原始凭证是进行会计工作的重要环节，它是企业填制记账凭证的依据。记账凭证有手工填制和自动生成两种形式。在手工记账下，财务工作者需要根据不同来源、不同余额，不同数量的原始凭证分类归纳，使填制的原始凭证更加规范化。但是，随着会计信息化的发展，应用网络技术程序而自动生成的记账凭证日益增多，如果同时实现会计原始凭证电子化，那么记账凭证即可主要由专用软件自动生成，从而使整个会计核算过程达到高效、准确的效果。

(一)加强原始凭证电子化相关法律法规制定

电子原始凭证应该和传统原始凭证一样是合法的，所以，在解决一系列障碍之后，还必须得到相关法律条文的承认和认可，所以就需要对《电子签名法》、《会计法》等涉及各项经业务的法律条文进行更正，以保证电子原始凭证的快速发展，提高会计核算工作的效率。

通过法律保障实现电子档案凭证价值高于一般证据，完善《中华人民共和国档案法》中的档案定义，保障电子化原始凭证高于传统化原始凭证的价值要明确电子原始凭证的档案属性和原件地位。随着技术上对电子原始凭证利用、存储、保管的真实性保障日益可靠，所以需要档案方面的法律法规明确电子原始凭证的价值。在今后的《中华人民共和国档案法》完善过程中，要能够体现会计信息化技术在原始凭证工作中的应用。在相关法律对电子数据等作为证据的规定越来越明晰的基础之上，《中华人民共和国档案法》明确电子档案的属性，在引用其他法律法规时，可以使电子档案高于一般证据的凭证价值得以实现。

(二)加强对电子化原始凭证的安全防护

1.健全会计凭证的内部控制

设立完善电脑机房管理规定，比如防偷窃、防潮湿、防明火、防蚁鼠等办法；不允许没有管理权限的人靠近电脑设和基本档案，可采取的措施有，指纹比对、看守重要通道或电子锁、用计算机网络控制人员进出并记录进出人员姓名和时间等，在信息管理系统中实施数据防护的功能，查阅、使用文件时登录用户名、密码，并自动记录使用日期、方式及使用的结果，对数据和文件的修改也是如此，还要进行登录备案。当非授权人员试图进入系统或是上网密码错误时，系统将自动隐藏，冻结该人员的标记，记录其相关信息并及时发出警报。

2.加强计算机系统安全防护功能

采取一定的措施，加强计算机系统安全防护功能，比如，给计算机系统加上电磁屏蔽，防止电磁的辐射和对系统的干扰；安装防火墙以免感染病毒，应用杀毒软件进行检测，中毒软件或是带病毒文件快速清理，对会计凭证的填制传送过程进行加密，避免重要资料泄露或遗失。

(三)提高会计人员的专业素质

基于会计信息化角度的会计核算,要求财务人员不仅要懂会计相关专业知识,而且要有计算机操作技能,会计从业人员应该是多技能人才。目前,在我国上市公司和大型企业中会计从业人员的专业素质稍高一些,中小型企业会计从业人员的专业素质确实普遍较低。电子化的原始凭证的运行要求电子原始凭证规范化、数据化,在这一前提下会计职业工作者就不能只会简单的传统记账技术,还应该具备较熟练的会计专业理论知识和计算机网络技能、职业判断能力,要熟悉财经法律、法规和国家统一的会计制度，还要能结合会计工作进行广泛宣传，只有具备了这些素质的职业人才能成为符合现代职业标准的财务人员,才能熟练使用会计信息系统进行经济业务的经营处理。其次，在提升企业内部人员职业素养的同时，还应建加强对系统相关各方的道德和伦理控制，选择能够精诚合作的业务往来企业，相关审计工作者应该可以揭露业务往来中的不妥之处，并且能够尽快对相关问题提出解决方案。对于蓄意破坏的系统相关方要进行及时的提示和警告，对财务工作者进行职业道德教育，对各个层级上的工作人员实行岗位责任制，并使用代码访问控制。

会计原始凭证的电子化探究是一个具有开创意义的话题，由于多种原因，若使电子化原始凭证适应于各个行业，在缺乏现成方法和相关会计文献资料的情况下，难免存在一定的局限性。但是，会计原始凭证电子化是社会发展的必然趋势，建立会计原始凭证电子化社会级平台应是企业发展的最终目标，我们需要更强的技术支持和国家法律法规进行规范，以应对这样庞大的信息系统工程项目。(作者单位：河北经贸大学)

作者简介：高萌(1992.01-)，女，汉，河北省高碑店市人，河北经贸大学，硕士研究生，研究方向：财务管理与管理会计。

薛雪(1991.12-)，女，汉，河北张家口人，河北经贸大学，硕士研究生，研究方向：财务管理与管理会计。