浅议如何做好档案交接工作

兰红

档案是一种不可再生的资源，是一种可以产生社会效益与经济效益的宝贵财富，对人类历史文化的传承以及人类社会的发展起着重要的作用。档案交接是档案管理工作中很重要的一环，是一项极为严肃、责任心极强的工作。做好档案交接工作，不仅能够保证本单位档案的完整、准确，更是对保持本单位档案工作的延续性具有重大意义。

一、档案交接工作存在的问题

档案管理人员因工作调动、档案部门内部岗位调整、机关合并或企事业兼并重组等，都需要办理档案工作交接手续。但是，档案交接的实际工作中还存在着这样或那样的问题，主要表现在以下几个方面：

（一）档案交接手续不及时、不严密，监交工作不严格甚至不进行监交

档案交接手续不及时、不严密、不监交的情况在基层单位普遍存在，以致新任档案人员在相当长的时间内，对要接手档案工作的基本情况都不是很清楚，如不清楚各门类档案的数量，不了解各年代档案在库内、柜内的分布，不清楚前任档案员有多少没有完成的工作，不知道全宗卷为何物，致使档案工作长期不能进入正轨。更严重的是新任档案人员一接手就感到一头雾水，容易挫伤工作积极性。档案工作前后脱节，当出现工作贻误时，将难以尽快补救。例如，档案检查时，发现档案去向不明等严重问题时难以确定直接责任人员，无法追究责任。因而，当地档案行政管理部门应加强基层单位档案交接工作的监督检查。

（二）交接流于形式，不规范

按照档案管理规定，档案管理人员调动工作、工作调整时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。然而在实际工作中，由于有些单位始终未建立档案交接工作制度，一部分基层单位领导又对档案工作不够了解，把档案交接当作事务性的工作，看成是档案人员之间的事情。从而对档案交接准备工作很少过问，由此造成一些单位档案交接工作只是走过场，搞一把钥匙交接。老档案人员离了岗，新档案人员进了岗，而档案交接手续一直未办妥，从而使得一部分基层单位档案管理工作产生了严重混乱，责任不明、界限不清等问题时有发生。经过思考不难发现，造成交接不力的原因来自领导和新老档案人员等多个方面：1.领导不重视，认为档案工作交接仅仅是新老档案人员之间的事，往往一声令下，档案人员立刻调整到新的岗位，并要求两三天内与接管人员交接完毕，新老档案人员只得在仓促交接，并且没有安排专人负责监交。2.有的领导虽然重视交接工作，但是对其专业性和复杂性不够了解，因而没具体要求，更没有规定具体的交接手续。3.有的档案人员带着情绪离岗或转岗，或者对“枯燥”的档案工作早已心猿意马，听到调整岗位的消息急于“甩包袱”，与新任人员草草交接。4.办理严格的交接手续实际上是对前一阶段档案工作的全面检验，而一些单位的档案工作或多或少都存在问题，档案人员不敢或无法办理正式交接手续。5.个别档案人员因病或紧急抽调到其他岗位等特殊情况，无法办理交接手续。6.一些人从心理上不愿意把自己的工作经验和成效与接任自己的人分享，因而交接时有意回避重要和关键问题。7.由于档案人员主观原因或单位换人过于频繁，新任档案人员毫无经验，对应当收什么、点什么、查什么一无所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出问题，更提不出问题，没有能力办理严谨的交接手续。

二、档案交接工作的新举措

实际工作中，完善档案移交手续，建立健全档案移交制度，是做好档案管理工作的重要保障。认真做好档案交接工作，明确档案人员责任，维护档案安全完整，是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。

（一）领导高度重视，加大宣传力度

档案交接是单位档案管理工作中的重要环节，各单位负责人应引起足够的重视，把档案交接工作纳入基层单位的议事日程、工作程序。档案行政管理部门应通过多种形式的宣传，使各单位领导认识到档案工作交接责任重大，手续繁杂，促使其为顺利交接提供必要条件，保证档案工作不出现“空岗”“断档”现象。将做好交接工作列入档案人员的岗位责任，根据本单位档案数量为交接双方安排充足时间。对于未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，对那些明知档案交接手续未办理妥，仍然随意签发调令的人员，要查明原因，分清责任。对外移出的交接，应严格按照国家有关规定执行，做到对外移出部门有领导小组，层层落实责任。移入部门有鉴定小组，层层把关，有完善的移交手续记录，并做好中间运输环节。对内，要清楚移交人、接收人移交工作步骤，职责明确。

（二）建立规章制度，规范档案管理

制度保证是确保档案交接工作的重要前提，逐步制定档案有关人员的岗位职责、交接范围、制定切实可行的档案交接制度，才能确保档案交接工作的顺利进行。档案行政管理部门只有通过一系列的措施，制定具体的档案工作交接办法，才能使进行交接工作的单位和人员都能够在具体操作上遵循规定，做到有章可循、有法可依、手续严谨、责任明确，从而保证档案工作的连续性，维护档案的完整与安全。

（三）加强教育培训，提高人员素质

档案管理部门要通过脱产培训、在岗轮训、短期培训等多种形式，进一步搞好教育培训，取得岗位资格证书，提高广大档案管理人员的整体素质，不断增强工作责任意识、大局意识和使命意识，增强档案移交工作重要性的认识。另外，还要建立激励长效机制，奖惩分明，提高档案管理人员的积极性、主动性和自觉性，为档案事业科学发展奉献力量。

综上所述，档案因其具有极强的工作连续性，档案交接工作是档案管理中的重要环节。所以，做好档案交接，不仅维护了各单位档案的完整性、安全性，更确保了档案的准确性和延续性。

（作者单位为昆明经济技术开发区城市管理局）