文秘速录技能大赛视角下的会议纪要整理写作

会议纪要是党政公文的一种，有严格的格式和写作规范。2014年全国职业院校技能大赛文秘速录比赛将会议纪要整理纳入赛项，使文秘与速录紧密结合起来，使其成为高职学生接触较多的一个文种。本文介绍了会议纪要的历史，从概念、格式、写作规范、不良习惯等方面梳理了会议纪要整理写作的注意事项。

会议纪要作为党政公文的一个种类，有着较为严格的程式规范和写作要求。2012年7月1日之前，我国的公文体系分为两个大部分，即行政机关公文和中国共产党机关公文。在这两大公文体系中，会议纪要都是其中的重要组成部分。《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14号）第二章“公文种类”中将会议纪要界定为“用于记载会议主要精神和议定事项”；《国家行政机关公文处理办法》（国办）第二章“公文种类”中将会议纪要界定为“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。可见，无论是党的机关还是国家行政机关，对于会议纪要承担的功能要求是基本一致的。2012年7月1日正式实施的《党政机关公文处理工作条例（中办发〔2012〕14号）将党的机关和国家行政机关两大公文体系合二为一，规定了15个公文种类，将原来的“会议纪要”更名为“纪要”，将其界定为“适用于记载会议主要情况和议定事项”。可以说，现在的纪要与2012年7月份之前的会议纪要基本没有什么区别，只是名称的改换而已，现在仍有很多人将其称为“会议纪要”。

一、赛项要求

自2014年开始，全国职业院校技能大赛高职组“亚伟杯”文秘速录比赛在原来赛项基础上增设会议纪要整理赛项，将实时记录与会议纪要结合起来作为一个大的赛项，称为“实时记录与会议纪要整理”。这一赛项是将文秘与速录密切结合的一个典型，具体要求是：实时记录的前半部分为音频播放的形式；后半部分为会议召开全过程的视频录像，从主持人宣布会议开始到会议结束，全程采用视频形式播放。播放的全部音视频需要选手全程记录，这部分成绩作为实时记录部分的成绩，比赛时间一到，系统会自动提交。后半部分根据视频播放内容整理成的文字为会议记录，选手需要根据会议记录的内容，按照会议纪要的格式和写作要求，整理成会议纪要。从赛项看，实时记录的准确性直接决定着会议纪要内容的准确性和完备性，可称文秘与速录完美结合的典型。

纪要这个赛项对选手的综合能力要求较高。

首先，纪要赛项对记录的速度和准确率要求很高。它要求选手的记录速度不能低于220字/分钟，准确率不能小于90%。否则，如果低于这个速度或者准确率，选手就整理不出会议纪要。

其次，要求选手有较高的逻辑思维能力和概括能力。逻辑思维能力是指正确、合理思考的能力。即对事物进行观察、比较、分析、综合、抽象、概括、判断、推理的能力，采用科学的逻辑方法，准确而有条理地表达自己思维过程的能力。从心理学的角度讲，概括就是把不同事物的共同属性抽象出来后加以综合，从而形成一个日常概念或者科学概念。

第三，要求有较高的公文写作能力。写作能力实际上就是写作主体能胜任写文章的主观条件。公文写作能力是诸多能力的综合体现。可以分为一般能力和特殊能力两类。一般能力是指公文写作主体和其他行为主体共同需要具备的能力。特殊能力是指公文写作主体应具备的专门能力。

第四是，有较高的围绕议题甄选材料和组织材料的能力。同时还考查选手的办公自动化设备操作、文字排版方面的能力。对于高职院校选手来说，这一赛项具有相当的难度，也是最容易失分的项目。

下面就文秘速录技能比赛中的会议纪要如何进行整理和写作以及这个赛项的写作要求与我们平时所提到的纪要写作的异同做简要的介绍。

二、厘清会议纪要的概念

根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，纪要“适用于记载会议主要情况和议定事项”，这是对于纪要中体现内容的界定，也就是说，纪要中需要体现会议时间、地点、参会人员（包括主持人、参会人、记录人等）、会议议题等要素，最重要的是体现会议的主要内容，包括会议决议、要求等。

关于“纪要”两个字的含义。“纪”可以理解成“纪实”，因此，纪要首先是纪实性的。这个“实”自于会议本身，也就是说，纪要反映的内容应当是会议本身的内容，是客观存在的，不能随意增减，更不可自己臆想、生编硬造。对于会议纪要整理者来说，纪要的内容可以间接来自于会议记录的内容。为了纪要反映内容的全面性、准确性，会议记录者应准确、全面地记录会议内容。在文秘速录比赛赛项中，会议纪要整理是与会议记录联系在一起的，首先，参赛选手要能对会议全过程进行完全记录，记录的内容会作为实时记录的一部分内容进行评分。然后，在此会议记录的基础上，进行会议纪要整理与写作。如果参赛选手的记录速度足够快，反应足够迅速，记录足够准确，那么，进行会议纪要整理与写作的基础材料——会议记录是准确而完备的。

“要”可以理解成“摘要”“简要”等意思，这也是相对于会议记录来说的。会议纪要相对于会议记录来说，首先体现在篇幅上，会议纪要的篇幅要比会议记录少得多，只是摘取会议记录中的要点进行整理归纳，与议题无关的、重复性的、流程性的语言一概不要。在文秘速录技能比赛赛项中，会议纪要整理写作部分是按照要点给分的，同时对于纪要的篇幅做了明确限定——不能超过会议记录全文字数的一半。对于选手来说，首先要围绕议题找出关键得分点，然后要按照一定的逻辑顺序把这些要点组合在一起，变成一篇结构合理、语句通顺、语气适当、要点完备的会议纪要，同时还要保证字数控制在会议记录字数的一半以内。

还要注意会议纪要的体式。会议纪要与会议记录相比，最大的不同是角度和立场。会议记录是对会议全过程的记录，其内容中反映出来的每个发言人的发言内容，都是站在各自的立场和角度进行的，主要表现是一般用“我”“我们”这种字眼，可以说，会议记录是多角度的、“各自为政”的。但会议纪要有一个统一的立场，就是会议的立场，因此，会议记录中的“我”“我们”等字眼，转换成会议纪要的语言，就变成了“某某人”“某某单位（或部门）”，很多时候，为了避免出现领导人之外的人物的观点，我们统一使用“会议认为”“会议提出”等字眼。

三、明确会议纪要的格式和写作规范

纪要作为国家党政机关公文的一种，有着严格的格式和写作规范，这有些是公文本身的要求，也有些是会议纪要这一文种的特殊规范。

（一）明确会议纪要的格式特征

会议纪要首先应具备完整的格式要素，表现在必须有标题、正文、会议要素和主抄送单位等。

1.标题。标题一般使用“会议名称+纪要”的格式，如果会议名称中不含有单位名称，也可在会议名称前加上发出纪要的单位名称，如“北京政法职业学院第十一次党委会纪要”“中国人民保险集团2016年上半年工作总结会纪要”。需要注意的是，标题中的会议名称应使用规范的、标准的会议全称，尽量避免过于简化；单位名称应使用全称或规范性简称，不能随意生造；标题应居中排列，如因过长需分行显示，应注意分行时要保持每行的语意完整性，切忌把词语拆开到两行。

2.会议要素和主抄送单位。会议要素包括会议时间、地点、参会人员、会议议题等。这些要素作为会议的重要组成部分，一般放在导语中，如“某年某月某日某时，某单位召开某会议。会议由某人主持，某些人参加。会议围绕某议题展开讨论”。有时，还需要在导语中介绍会议召开的背景、原因。在文秘速录技能比赛中，为了使参赛选手认识到这些要素的重要性，同时，也便于批阅试卷，要求的会议纪要格式进行了一些折中，将导语中对会议要素的介绍单独拆出来，放在标题下面单列出来，这些要素包括会议名称、会议时间、会议地点、主持人、参会人、记录人、议题等7项，每项占1分，就变得更加明晰了。

主抄送单位一般位于版记部分，是对于会议纪要主送单位和抄送单位的罗列。会议纪要作为公文，自然是要某些单位阅读并进行落实的，因此，主送单位和抄送单位是会议纪要发送的对象，直接决定着会议纪要的受众。主送单位是会议纪要的主要阅读和执行单位；抄送单位是只需要知晓会议纪要内容的单位。在文秘速录技能比赛中，为了阅卷的方便，将主送单位和抄送单位的位置由版记部分提到了正文前面、标题下方，与会议要素罗列在一起，但其重要性和规范性是不变的。

（二）明确会议纪要的写作规范

1.围绕议题选取材料。会议议题是会议纪要取材的中心，进行会议纪要整理时，首先要围绕议题找出所有的关键点，并把这些关键点进行分类整理，看其分别对应哪个议题。整理关键点时，要注意找出何人、何事、何时、何地、如何完成、花费多少等要素，这样，核心内容就整理出来了。

2.注意领导讲话、会议决议和要求。会议过程中如果有领导讲话，一般把领导讲话单独作为一个部分，归纳出几个要点。会议结束前，主持人一般会进行会议总结，提出未来一段时间工作的要求，这就是会议决议和要求部分，应抓住重点、总结要点。有时领导人就是主持人，领导讲话部分就可以看做会议决议、要求。

3.注意使用标准的公文语言。对于会议纪要来说，就是要使用标准的书面语和准确、客观的语言。会议过程中的发言很多是口语成分，甚至存在语意不完整、词不达意等现象。这就要求在进行会议纪要整理写作时，不能原样照搬会议记录的语言，而应进行适当的加工、整理，使口语变成书面语，使不规范的语言变成准确、规范的语言。

4.使用合理的结构，注意全文的逻辑顺序。把关键点全部找出来之后，需要找出其中的逻辑顺序，使用一个合适的行文结构。行文结构一般使用“总—分”“总—分—总”“分—总”三种结构，可以按需选择。如果开头有会议背景、原因的介绍，中间是分议题讨论，最后有领导讲话、会议决议和要求，一般使用“总—分—总”结构，这是一个相对完整的结构。无论采用什么结构，都要注意合理性，不能将内容张冠李戴。

四、注意避免会议纪要整理写作的不良习惯

（一）切忌一段到底。整理会议纪要时，要按照一定的逻辑顺序，采用恰当的结构，才能给读者一个清晰、美观的印象。如果把所有内容都放在一段中陈述，容易造成重点不突出、结构混乱的现象。因此，要注意合理分段，给每段设置一个小标题，使读者即使不通读全文内容，也能从标题上看出基本意思。

（二）切忌分部分太多。整理会议纪要时，我们一般按照会议的逻辑顺序和议题分成几个大部分，以三个左右为宜，每个部分中可以再分成更小的部分。切忌按照每个参会人员的发言顺序，每人的发言内容自成一部分，一一罗列，这同样会造成重点不突出，失去了会议纪要整理的题中之义。

（三）切忌要点罗列。找出关键点之后，要根据每个关键点之间的逻辑顺序，前后整合在一起，使全文语意清晰、语句通顺。最怕的是堆砌的关键点前后之间缺乏逻辑顺序，使读者不知所云。

（四）切忌照搬原文。会议记录到会议纪要的过程，不是一个简单删减的过程，而是再次整理加工的过程。有些会议记录的语言，如口头语、语意模糊、词不达意的语言，是不能直接进入会议纪要的，要进行再加工。同时要注意，再加工不是一个臆想的过程，不能加工出会议本身不存在的内容，造成曲解、误解。

本文为北京政法职业学院教改课题《高职院校技能大赛研究》阶段性研究成果。