对供电企业档案数字化建设的探究

如今，社会发展迅速，科学技术大幅度提升，供电企业之间的竞争也日趋激烈。为了能够抢占发展先机，供电企业要摒弃落后的管理模式，深化档案数字化建设，以实现信息化管理，进一步提高档案管理的效率。鉴于此，本文将对供电企业档案数字化建设过程中的常见问题进行分析，并试图提出行之有效的改进策略。

随着全球信息化进程的加快，一部分供电企业开始认识到数字化建设的重要作用，并将其引入档案管理工作当中，加强档案数字化建设。如此一来，就能够有效减少或避免人工管理过程中的失误，进一步提高电力服务的质量，有助于供电企业获得竞争优势，实现长足发展。由此不难看出，关于供电企业档案的数字化建设是一个值得探讨的现实问题。

一、供电企业在档案数字化建设过程中的常见问题

（一）信息流通不畅，归档渠道阻滞

当前，绝大部分供电企业的信息管理系统平台不统一，这样会增加交换数据的难度，业务部门之间难以实现有效的信息流通，同时也可能无法及时、全面地将档案资料纳入管理系统。长此以往，不仅会降低供电企业档案管理的质量与效率，还极易出现档案资料不真实、不完整等情况，进而可能影响供电企业经营效益。

（二）管理措施不当，存储安全隐患

相较纸质档案，数字化档案更加容易被更改、损坏，而且具有较强的扩散性。由于数字化档案中的载体和信息是可以被分离的，在编辑档案信息时，能够轻易修改其中的数据，而且这种修改不会留下任何痕迹，因而无法确定档案信息是否真实可靠、是否为最原始的数据。同时，在数字化档案的管理过程中，难免出现操作失误和系统故障等情况，病毒入侵与黑客攻击等现象也无法完全避免，因而可能损坏供电企业的信息。此外，数字化档案突破了地域、时间的局限，而且供电企业信息大多是以电子文档的形式呈现，可以随时随地将企业档案发送至其他网络端口，因而增加了企业信息泄露和丢失的风险。

（三）利用效率较低，价值发挥不全

根据当前情况来看，多数供电企业没有得到充分利用数字化档案，致使档案的使用价值未能彻底发挥出来。究其缘由，主要有以下三个方面的原因。第一，工作人员养成了手工操作的习惯，在短期内难以适应数字化档案管理模式。第二，由于借阅、检索的步骤较为繁琐，科学性不强，给管理工作带来一定不便，不如传统方式直接有效。第三，数字化档案没有全面普及，部分工作人员对借阅环节与流程不熟悉，因而在一定程度上降低了利用效率。

二、提升供电企业档案数字化建设水平的改进策略

（一）构建一体化管理体系

通常，供电企业建立信息管理系统是为了实现多项业务的综合管理，以改善经营状况，提高管理效率。但是基于当前情况来看，在一个供电企业中涉及多个业务领域，为了对多种业务进行管理，企业往往会建立多个独立的信息管理系统。这些信息系统类型丰富多样，其中使用的管理软件也存在较大差异，甚至是互不兼容的。因此，部门之间的信息流通有一定困难，而且也很难及时收集到全面的档案资料，进而会给档案的整理分类和有效利用等工作造成影响。所以，为了促进供电企业内部信息流通，及时有效地完成档案归档工作，确保档案内容完整且真实可靠，要构建一体化的档案管理体系。这要求供电企业统一信息管理系统的平台，使之不再独立、分割开来，并使用技术水平较高的兼容软件，以确保业务体系的内部构成部分都是互通互融的，而且可以实现无缝衔接，进而有助于实现档案资料的实时传递。同时，在统一系统平台下，可以根据供电企业的实际情况和需要来对归还、借阅、检索、收集档案等多项业务进行自主设置，从而可以规范业务流程，明确管理权限，使档案管理更加标准。

（二）循序渐进地强化建设

档案数字化建设是一个系统工程，其涵盖的建设内容较广泛，为了全面实现供电企业的档案数字化管理，除了要统一信息化管理平台，做好基本的数据扫描工作，还要结合实际生产经营活动进行深入研究。为此，供电企业要对自身生产经营目标、需要和特征进行分析，并以此为依据优化建设方案，以通过循序渐进、先主后次的方式建设加强档案管理。例如，可以先做好主营业务的建设，然后再慢慢实现其他业务档案的数字化建设，以便档案管理工作有序开展，数字化建设逐步深化。也就是说，供电企业要根据生产经营情况适时完善、强化档案数字化建设。就生产技术方面来看，当前大部分供电企业的档案数字化建设情况良好，基本完成了初步建设任务，运营管理朝着集成化方法发展，业务处理朝着信息化方向迈进，电网监控也实现了数字化管理。可以通过拓宽数字化建设的业务领域推进档案数字化工作的开展，如在档案管理系统中融入相关业务知识或法律知识等，从而形成档案系统与业务系统的结合发展。

（三）优化档案管理的方法

为了充分实现数字化档案的使用价值，供电企业要提升档案利用效率，优化档案管理的方法。具体来说，可以从以下两个方面着手展开有关工作。第一，重视编研档案资料，使档案质量和使用价值得到提升。好的档案资料可以提升工作效率，达到事半功倍的效果。例如，编研人员要注重提升档案内容总结性。总结性较强的档案资料，其中的数据十分集中，主题也非常鲜明。这样既有利于缩短查找、浏览档案的时间，也可能有效提升档案的可用性，有利于实现其使用价值。第二，要重视管理成果的展示，通过展示优秀案例给工作人员做参考，进而提升档案管理的整体水平。具体而言，展示管理成果和优秀案例时，也要注重展示方式的多样性，以多举并行的方式将档案管理的优秀方法和意识渗入到工作中，并使工作人员能够在这个过程中树立问题意识。例如，供电企业可以组织工作人员参加专题讲座，让其能充分了解管理档案的积极作用与不足之处，能够辩证地看待数字化档案，知道如何使用数字化档案。

（四）加强档案安全管理

首先，要完善安全管理制度，明确管理规则和注意事项，确保查阅、管理、利用档案资料等过程都有安全制度的保证。同时，供电企业要引导工作人员认真遵守各项管理制度，以确保这些管理制度充分发挥积极作用。在进行数字化档案管理的过程中，最好创设专门的监督部门或岗位，以进一步深化档案安全管理。此外，为了降低重要信息的泄露风险，应当对档案做加密处理，并加强物理隔离。

其次，要做好安全扫描工作，并适时对网络安全方案进行更新、完善，确保制定的安全管理策略能够充分满足供电企业的实际需求。同时，要加强网络设备的监听、监控工作，确保消息来源可靠，没有病毒入侵。为此，供电企业要建立跟踪机制，并及时对获得的数据进行分析，确保档案内容处于绝对的安全状态。如果在安全管理过程中发现设备故障问题，要迅速对故障原因进行分析，并拟定针对性的应急方案进行处理。

此外，还要重视档案的优化备份工作。做好档案的备份工作，进行定期管理，有利于提升数据的安全性。利用备份数据，也能有效避免因系统错误造成的数据遗失现象。数字化档案的备份系统是利用系统自动展开的备份任务，具有极强的系统自主性，但备份系统的备份条件和数据则工作人员进行设置。因此，在进行档案数据备份工作时要注意，合理设定需要的备份条件和数据，增强数据备份系统执行自动备份任务的有效性，以及紧急错误时备份系统自主进行数据恢复的正确率。

（五）加大重视与投入力度

领导干部是否重视，愿意投入大量人力、财力和物力，都会对企业的工作与建设活动产生极大影响。档案数字化建设亦是如此。只有得到领导的重视和支持，才能更好地实现档案数字化工作的有序开展，也才能为供电企业各项工作的进行提供数据支持。

首先，数字化档案管理质量的高低与领导干部的重视程度密切相关。当领导干部对此项工作予以应有的重视与支持，才能加快档案数字化建设的进程。相关的决策与举措才能真正得到践行，数字化档案的功用也才能得到有效发挥。

其次，开展档案数字化管理的资金投入也受到领导干部重视的影响。企业的年度预算通常会对各工作项目予以相关资金支持，当领导干部予以更多重视，加大专项资金的投入入力度，数字化管理的建设资金才能有保障。

此外，档案管理工作人员的培养力度、队伍建设等也与领导干部的重视有关。领导干部对档案管理工作予以支持，并对人员投入给予高度重视，加大力度培养档案管理人员，引进更多优秀的数字化管理人员，加强企业的档案数字化管理队伍建设，才能更好地实现档案管理工作的有序健康开展。

供电企业在进行档案的数字化管理建设工作中，要重视数字化技术的提升，为档案数据管理提供有效的技术保障。构建档案数据库时要增强数据的使用有效率，为企业工作提供快速便捷的数据支撑。同时，要不断优化档案技术管理方法，加强档案数据的安全管理，全面提升档案的数字化管理水平和质量。

（作者单位：广东电网有限责任公司江门供电局）