军校图书馆档案建设探析

文章阐述了军校图书馆档案建设的意义，分析了存在的问题，提出建设军校图书馆档案的措施建议。

1.图书馆档案建设的意义

军校图书馆是我军院校的文献信息中心，是军校办学的重要支撑之一。图书馆档案是图书馆工作人员履行职责，实施各种建设及服务活动的记录。它们具有档案的共同特性，真实而又饱含信息，是永不消亡的知识。图书馆档案的特点决定了其功能作用，它们是上级机关检查图书馆工作的查考基础，是图书馆自身规划建设发展的历史依据，是院校档案的重要组成部分。

1.1为图书馆评估工作提供凭据

本世纪初期，我军颁布了《图书馆评估实施办法》，这体现了我军对图书馆事业的日益重视。评估实施办法是评估军校图书馆工作的法规性文件，是指导图书馆开展工作的方向标。伴随着图书馆事业的飞速发展，“十二五”初期，新版《图书馆评估实施办法》颁发，成为新阶段军校图书馆建设的指南针。图书馆档案是图书馆工作开展情况最直接的体现，是接受上级机关评估图书馆工作时最有力的佐证。要在图书馆评估中取得优异成绩，核心是图书馆服务保障有力，那么展示图书馆工作全貌的就是图书馆档案。军校图书馆评估工作直接将图书馆档案建设提上要求。

1.2为图书馆自身建设发展提供参考

图书馆档案是图书馆方方面面工作的记录，对图书馆自身建设具有重要参考意义，在图书馆现代化建设过程中的作用是不言而喻的。在制定图书馆建设发展规划时，可以依据档案对工作进行改进，好的做法可以总结模式，通过制度进行固化，弱的方面可以想办法进行提高强化，不理想的方面直接进行自查整改，没有意义的做法可以直接摒弃。档案就是促进图书馆工作自查自纠、固强补弱、自我提高的一面镜子。

2.图书馆档案建设存在的问题

由于馆员的观念意识，缺乏规范等多种原因，图书馆档案建设在很长一段时期内存在不少问题。

2.1对档案重要性的认识不够

图书馆工作曾经在很长一段时间内不被重视，档案是图书馆工作的伴生物，在不知不觉中就更被忽略，这无形中影响我们很多图书馆人，观念不强，意识淡薄，行动上也就不积极。馆员往往重视直接工作对象，而对自身工作过程中产生的一些记录一般缺乏收集的意识，尤其是阶段性的工作或一些小事情，往往认为不重要不收集，实际上图书馆很多工作都是小事情，一次次的检索，一次次的参考咨询，这些工作都是需要量的积累来体现我们的服务。同时这种积累，可以分析出读者需求的倾向性，对提高服务的针对性，改进服务方式有很大启示。

2.2建设的档案质量不高

随着图书馆建设力度的不断加强，全军院校图书馆在馆舍、人员编制、经费支持等各方面都发生了质的飞跃，图书馆服务保障力度加强，服务能力不断提高，服务领域不断拓展，不自觉之间积累了一些重要档案【1】。笔者所在馆，在随着为部队提供信息服务工作的开展，校园里读者活动的日益丰富，就整理留存了不少高质量的档案。然而，在很长一段时间内，我们的问题仍然存在，材料收集的不够全面，不够及时，形成的档案不够全面。一些日常工作统计只重视结果，对过程资料往往不很在意，有心的馆员可能保留，无心的则随手而过，尤其是一些通过不同方式提供的同一服务的记录往往被忽略。一个教育科研课题的检索结果，有通过书目数据库检索到的纸质书刊，有通过数据库检索到的数字资源，有可能直接通过内网将资源推送到读者办公机上，还有可能是协调军内院校兄弟馆或地方高校图书馆协作支持的。服务时间上的不连贯，或服务方式上的多样性容易导致记录不全的情况，尤其是人工记录可能细节不明，字迹不清，质量不高，不符合档案材料的留存要求。

3.图书馆档案建设的措施

为更好的发挥档案的作用，服务于图书馆事业，我们图书馆人非常有必要在实际工作中建设好档案。

3.1遵循档案建设的基本要求

图书馆档案作为档案的一种，具备档案共同的特点，要求留存的档案材料满足真实性、完整性、系统性等基本要求。真实性就是要求整理的档案尽量是原始材料，如果是后期统计的数据，也要尽量保证数据来源有据可查【2】。完整性则是要求留存的档案能够准确反映图书馆管理手段、资源建设、服务水平等工作全貌。

3.2以评估办法作为档案建设指南

军队院校图书馆评估实施办法是军队院校图书馆评估的法规性文件，直接指导图书馆的发展方向和日常工作的开展，对提升图书馆服务质量与服务水平具有重要意义。所以深刻解析图书馆评估实施办法中的指标要求，以评估指标为准绳开展工作是图书馆评估优秀的关键，也是建设好图书馆档案的核心。

评估实施办法通过定性指标和定量指标对图书馆工作进行了规范和要求。一级指标集中在四个方面：办馆条件、服务能力、管理水平、特色项目。办馆条件的二级指标主要包括：人员的编制结构，经费的保障，场所及硬件设备等。服务能力的二级指标主要包括：开馆服务时间，网站运行时间，纸质及电子资源的利用情况，宣传推广的活动，参考咨询，读者培训等。管理水平的二级指标主要包括：图书馆建设发展规划、总结，资源的采集加工，馆员的培训，安全保密，学术成果，行政奖励等。特色项目则是各个图书馆根据自己的实际工作开展的理念先进、服务效果好的创新性服务项目。每一项二级指标下又包含一些评估点，对应评估点开展的工作而产生的记录，就是我们图书馆档案建设的主要方向。

3.3制定科学的分类整理方法

文件材料在收集积累后，需要进行科学有序的分类整理才能形成档案。根据院校教育工作特点，图书馆档案首先按时间归类，一般按学年或自然年度进行一级分类。因为工作部门一般代表着不同的工作领域，所以时间分类之后再按照工作部门分类，工作部门内按常规工作、阶段性工作、专项活动等主题再分类。如：馆长办公室围绕图书馆建设发展规划总结、人员结构、经费使用等相关内容。资源建设部门围绕资源建设的档案，读者服务部门围绕读者借阅统计、宣传辅导、参考咨询、读者活动等方面内容。不论是常规工作档案还是阶段性工作，相关档案材料都要完整齐全说明问题。一次图书经费使用后，图书馆需要归档的材料应该包括预算、合同、供方资质证明、发票、书目明细等的原件或复印件。

3.4将档案建设工作制度化

由于档案的建设贯穿日常工作的方方面面，很容易忽视，所以必须将档案建设工作纳入到图书馆整体工作中，专门制定工作细则，整合到图书馆规章制度中加以规范。细则应该从人员职责分工，收集分类整理的范围方法，不同载体形式档案的排列，各种原始文件材料的内容信息，二次加工的文件材料的规格式样，整理时间节点，检查监督要求等进行细化。只有将档案建设工作制度化规范化才能保障图书馆档案建设的持续性。

3.5加强宣传教育，培养兼职骨干

要建设好图书馆档案，我们还必须不断加强宣传教育，调动馆员积极性，克服馆员认为档案可有可无，档案建设工作可干可不干的思想，积极地培养兼职骨干力量。图书馆可以组织馆员到院校教学档案室参观，到地方高校图书馆学习，聘请专业人员为馆员授课，还可以协调相关院校为馆员进行业务培训。具备一定档案管理知识的图书馆馆员，完全能够按照图书馆规章制度中的工作细则，定期归类整理本部门档案，保证本馆档案建设的质量。

3.6积极发挥档案的作用

现代技术的发展为我们整理保存档案提供了便利条件，为我们展示过去的工作全貌提供可能。档案载体形式从以纸质为主发展到声频、视频及多媒体等多种形式，一些原来难以保存的情景现在都可以完整的保留下来。一次读书节系列活动，可以产生纸质文字、电子文案、声频文件、视频文件、照片、甚至专题网站等类型丰富的档案。现代科技为我们全方位保存活动档案提供了方便，我们可以通过这些不同载体形式的档案立体全面的回放一次丰富多彩的活动。档案不能是为上级机关检查而存在，也不是只为了帮助我们回忆过去而尘封在文件柜里，而是要积极发挥档案对现实工作的指导借鉴作用。通过对档案的整理，对各类数据的分析，我们可以对照评估实施办法，总结经验，查漏补缺，改进工作，帮助推动图书馆事业不断向前。

（作者单位：海军航空工程学院青岛校区图书馆）