浅析如何实现档案管理中的优化管理

杜丽丽

摘 要：档案是一个庞大的信息库，是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，要根据需要，把相关信息系统地，规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。只有对档案进行系统管理才能在日常工作中发挥档案的真正作用。

关键词：档案管理；优化管理

档案。“档案”在现代文明社会己经不是什么神秘的东西了，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就是档案

档案的定义。法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条的表述：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

一、企业档案存在的问题

（一）档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。新档案人员不断进人，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。

（二）缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投人少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备担由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。

二、强化档案综合管理的措施

（一）档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实际的工作计划。

（二）加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。

（三）加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。管理制度方面，认为：一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对各个环节工作程序要做出明确规定。

（四）五个统一

抓好组织建设，完善管理制度，做到“五个统一”抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任为副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入领导层办公室的议事日程年初有部署年底有总结平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。

（五）引入现代化手段

近年来，随着信息技术的广泛应用，一些档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏档案进行数字化处理，以便为今后实现档案全文信息网络化查阅做准备。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变了传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟了一个十分广阔的空问。由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务，技术要求高、难度大，又缺乏实践经验，除了上述鉴定原则的切实贯彻，其策划和组织工作也l一分重要。在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化能够按照预定的目标进行并取得成功的关键。

三、总结

进一步提高档案管理人员对档案管理工作的认识，要通过各种形式对他们进行《档案法》和国家有关档案工作规定的宣传教育，使档案管理人员充分认识到搞好档案管理工作是自己应尽的法律责任和义务，增强自觉性，为提高效率创造条件。把档案材料的积累工作纳入档案管理人员的责任制，加强对档案材料的控制、积累并进行检查考核，做到奖罚分明。要建立一个档案管理组织的领导体系，加强对档案工作的领导、检查和考核不断提高档案管理工作水平。

参考文献：

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