新形势下电子档案管理系统构建分析

张晋

摘 要：随着经济全球化的发展，科学技术也得到了极大的发展，推动着社会逐步向信息时代的迈入。电子档案的管理，作为新时代的产物，改变了以往传统的电子档案储存形式。不仅提高了工作效率，为企业和社会的发展提供强有力的动力。也为新兴产业的发展提供了后备资源和保证。

关键词：电子档案；管理系统；构建分析

档案的管理都属于重要的资料，对于工作以及处理问题都具有参考参考价值的。在传统的档案管理中，由于缺乏电子档案的管理技术，使很多信息都未能详细的保存下来，这就使以后的工作没有借鉴来源，也使大量的信息资源浪费。电子档案虽具有明显的优势，但也存在着不足。

一、电子档案管理发展的阻碍因素

（一）电子档案管理的水平存在明显的差异

经济水平的发展差异造成了电子档案管理水平的差异。在经济发达的地区，如北京、上海、广州等由于经济基础较好，经济发展能力好，电子管理水平普遍较高并且相对完善，而对于其他地区，缺少资金和技术的支持电子管理水平，低于全国的平均水平，不具备标准化和规范化[1]。这使得经济发达的地区更能很好的进行经济贸易，而经济相对劣势的地区，则相对逊色。

（二）文件的管理缺乏安全性

电子文档的保存容量大，信息量足，但却存在安全的风险。首先，对于文件管理方面，对于文件保存路径的选择没有规划好，这就会造成在遇到突发事件时，保存的文件大都是无关紧要的文档而重要的文档遭到破坏，或者文件都丢失无法修复。其次，电子档案都是有计算机操作保存的虚拟档案，因此就可能遭受到病毒的侵袭，在计算机病毒时电脑失去控制时，这就会造成重要资料的丢失。

（三）各地区各部门没有共享

由于电子档案的管理模式以及文件标准，数据模式的不同，造成许多部门的资源管理都呈现单一性，无法达到共享。同时由于选择的电子档案管理的供应商不同，各地区也拥有不同的档案管理模式，这都赞成了数据无法共享，长此以往不仅不利于加强地区之间的相互合作，也会使经济不能更好的向前发展。

二、电子档案管理的构建

（一）加强对人员的培训

为了解决电子档案发展不平衡所带来的经济滞后问题，就要在加强对技术人员的培养。为经济落后地区的电子档案管理培养技术性的人才，加强于发展完善地区的沟通，改变电子档案的落后模式，熟练的运用档案管理模版与新软件的开发，从而带动本区域的发展，形成统一的电子数据管理模式。其次，转变对电子档案管理的模式，尤其是电子档案管理发展滞后的地区，电子档案不仅仅是资源的保存，也是资源的交流和运用，只有注重电子档案管理，才能更好的发展它，合理的构建电子档案管理模式。

（二）改变电子档案管理模式

电子档案管理由于在传输，运用中都是使用计算机进行操作，因此也容易受到各种危险因素的干扰。因此，对于电子档案的管理要选取合适的储存模式，在文件的管理上，对于文件类型进行相应的标记，根据标记录入到相应的储存模式中，这使在遭受侵袭时，能够有效的降低风险。同时对于重要内容，要进行打印，打印也要使用微缩胶片拷贝，从而可以保存的更长久，防止水、高温的侵袭以及破损。同时对于保存的重要内容进行相应的整理纪录，便于归档，也有利于以后的查找利用。

（三）减少资源的获取限制

地区之间以及部门之间电子档案不能共享，归根到底就是没有统一的管理标准。因此，在部门之间的管理中，对于数据的转换模式要求有一定的标准。针对不同的职务设置不同的资源获取权限，使每个人都能有获取共同资源的权利[2]。加强各部门的协调能力。同时电子档案管理要实现数据的自动同步，便于获取最新的资源信息，对于共享的资源要有覆盖的功能，设置相应的周期，对数据进行相应的保存和覆盖，这不仅有利于过去最新的档案管理信息，也可以在发生意外时，较少数据资源的遗失。

（四）允许新功能的加载

电子档案的发展是在不断变化的，功能也是在不断增加的。因此，就要在最初的设计中运用兼容版本，允许新功能的加载[3]。同时又不会在运行中对现有的软件造成破坏，造成资料的遗失。对现有的程序有防火墙的保护，使新程序在运行的试用阶段，发生突发情况，不会影响主要的功能。运行无异常后，才会自动的转化为常用功能，正常的运行。

三、结束语

电子档案管理作用的潮流，使目前信息化发展不可逆转的潮流。实现信息档案的电子化管理，已经成为我国未来信息管理的方向。要做到电子化管理，就要改变以往的观念，用发展的眼光来看待问题，同时从实际出发，增强各地区的电子档案管理发展的视力，逐步达到国家规定的标准，再向世界的标准发展，一步一个脚印，脚踏实地的发展。同时运用熟练的操作技能，用专业的知识对电子化平台进行更好的管理，保证信息资源的安全，才能取的电子档案管理的突破性进展，为经济建设的发展做出贡献。

参考文献：

[1] 彭玉春，车东毅，王灿阳.电子政务环境下档案管理软件的研发——北京市石景山区机关档案管理系统建设的实践与启示[J].北京档案，2005（12）.

[2] 冯惠玲，赵国俊，刘越男，安小米，侯卫真，钱毅，张宁.电子文件管理国家战略刍议[J].档案学通讯，2006（03）.

[3] Reference Model for an Open Archival Information System（OAIS）.CCSDS650.-B-1. Blue Book . 2002.