无纸化办公给档案管理带来的利与弊

纪宝辉

摘 要：近年来，随着科学技术的不断发展，很多办公的方式都已经开始向无纸化办公方向转变，档案管理工作也是如此，无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利，与此同时也出现了一些问题，要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的发展，就要解决好实际工作中的问题。笔者通过对无纸化办公的利弊进行介绍，提出几点解决的措施，仅供参考。

关键词：无纸化办公；档案管理；利；弊

随着互联网时代的到来，使得很多办公的方式得到了改善，怎样利用好新技术来促进档案管理工作的发展，是当下应该考虑的问题。随着无纸化办公的出现，使得档案管理的方式发生了很大的变化，管理的效率也得到了很大的提高，要想使其获得更大的发展，就要针对其存在的问题进行有效的解决。

1 无纸化办公给档案管理工作带来的优点

我国原有的档案管理方式，都是对纸质的档案进行管理，不仅工作效率低下，而且档案信息的安全性也得不到保证，随着无纸化办公的出现，使得这一现象得到了很大的改善，不仅提升了档案信息的安全，而且实现了资源的共享。

1.1 促进了档案内部的局域网建设。通过无纸化办公的运用，各企事业单位有了自己的档案管理系统，可以通过互联网技术直接对档案信息进行管理，免去了人工进行整理的阶段，使得档案管理的效率得到了很大的提升，而且使得各部门之间的联系加强，通过内部局域网的建设，使得档案管理部门在第一时间接收到信息，可以及时的对档案进行收集管理，以免单位的查档使用。

1.2 实现了信息资源的共享。原有的对档案信息的管理模式，都是被动进行的，没有发挥到档案管理的应有作用，随着无纸化办公的出现，使得这一现象得到了很大的改善，各部门之间可以通过内部的局域网对档案信息进行传输，可以实现资源的共享，减去了中间查找档案的时间，使得工作的效率得到了很大的提高。

1.3 信息网络服务中心的作用加强。无纸化档案管理工作的落实，使得信息网络的服务作用得到了很大的发展，改变了档案部门一直处于被动的状态，网络服务中心的加强，使得档案管理部门可以通过单位的内部系统进行查询信息，收集与档案管理有关的数据，使得档案管理工作的内容进一步的丰富，可以更好地促进单位的发展建设。

1.4 自动化接收系统的建立。无纸化办公的方法使得档案管理的工作方法得到了很大的改善，工作人员在递送档案时，可以直接发送电子邮件，免去了中间递送纸质档案的过程，档案管理部门通过特定的系统进行接收，免去了中间的环节，使得档案管理的工作效率得到了很大的提升。

2 无纸化办公给档案管理工作带来的弊端

虽然无纸化办公使得档案管理的工作效率得到提高，但是在一些实际的工作中仍然存在一些弊端，有效更好地发挥无纸化办公的作用，就要把这些问题加以有效的解决。

2.1 工作人员认识水平不高

受到传统观念的影响，档案管理工作一直以来都不被人们所重视，这就使得工作人员的积极性不高，认为档案管理工作只是对一些档案进行整理归档，忽视了档案管理工作过的实际作用，再加上领导人员的重视程度不够，使得工作人员的认识水平不高。无纸化办公的出现，使得很多工作人员无从下手，而且认为档案管理工作根本无需这样，对无纸化办公的方法也不够认可，导致在工作中还保持着原有的工作方法。

出现这种现象的原因主要有两个方面：一是无纸化办公的发展速度太快。长时间以来工作人员已经习惯了档案管理的常规方法，让其迅速的改变，无论是在思想上还是在行动上都适应不过来，而且很多工作人员的技术水平不高，在无纸化办公的工作效率十分低下；另一方面就是工作人员不是十分相信无纸化办公的方式，在工作的过程中都对档案信息进行备份，这样完全失去了无纸化办公的作用，而且还极大地降低了档案管理的工作效率。

2.2 无纸化档案信息无法保证可读性

我国传统的档案管理方式都是对纸质的档案进行管理，无纸化的档案管理都是对电子信息进行管理，这种管理方式极大地方便了工作人员的工作，但是由于技术问题的限制，在很多软件管理上的问题难以解决，这就会因为一些硬件设施的损坏，使得档案信息丢失，或者是暂时不可查看的现象，如果这时需要对档案信息进行查看，就会严重影响工作的正常开展。

2.3 难以判断档案是否具有原始性

档案的价值主要集中在原始性上，也就是说只有档案是原始的档案，在法律上才会承认其真实有效，如果在这期间出现了改动的现象，档案也就失去了法律效率，不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战，因为无纸化档案都是存在计算机中，在使用的过程中极容易将其更改，再加之，无纸化档案本身信息与载体就相互分离，这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象。

3 解决无纸化档案管理挑战的措施

3.1 更新观念，迎接挑战

无纸化档案的出现也就是近几年的事情，对大多数人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合，齐抓共管，才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。

3.2 研究无纸化档案的特性，制定切实可行的措施，保证无纸化档案的安全与完整

无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性，是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性，是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性，是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上，其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性，是指对电子文件内容进行修改非常容易，而且改后不留任何痕迹。

3.3 制定科学的管理措施

针对电子文件的特点，制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点：一是防磁，二是控制调节环境的温湿度，三是防止机械损伤，四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点：一是保证电子文件的持续可读性，二是防电脑病毒。

结束语

综上所述，可知无纸化档案管理在发展的过程中，的确存在着很多问题，其中最重要的是解除无纸化档案原始性的问题，因为档案只有具有原始性，才拥有法律效力，否则就失去价值，而无纸化档案在生成以及使用的过程中，都很容易被更改，破损其原始性，因此如何保护其原始性成为无纸化档案管理的重点。■

参考文献

[1]薛匡勇.档案文化的力量——读《档案文化“成果观”和“规则观”》有感[J].档案学通讯，2012（5）.

[2]李玉民.档案科技工作要服务档案文化建设[J].中国档案，2012（9）.

[3]郑小春.把握特性 增强“五力”——抢占档案文化建设的制高点[J].浙江档案，2012（8）.