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无纸化办公给档案管理带来的利与弊

2016-04-23纪宝辉

科学与财富 2016年5期
关键词:原始性无纸化办公

纪宝辉

摘 要:近年来,随着科学技术的不断发展,很多办公的方式都已经开始向无纸化办公方向转变,档案管理工作也是如此,无纸化办公的出现给档案管理工作带来很大的便利,与此同时也出现了一些问题,要想使得无纸化办公更好地促进档案管理事业的发展,就要解决好实际工作中的问题。笔者通过对无纸化办公的利弊进行介绍,提出几点解决的措施,仅供参考。

关键词:无纸化办公;档案管理;利;弊

随着互联网时代的到来,使得很多办公的方式得到了改善,怎样利用好新技术来促进档案管理工作的发展,是当下应该考虑的问题。随着无纸化办公的出现,使得档案管理的方式发生了很大的变化,管理的效率也得到了很大的提高,要想使其获得更大的发展,就要针对其存在的问题进行有效的解决。

1 无纸化办公给档案管理工作带来的优点

我国原有的档案管理方式,都是对纸质的档案进行管理,不仅工作效率低下,而且档案信息的安全性也得不到保证,随着无纸化办公的出现,使得这一现象得到了很大的改善,不仅提升了档案信息的安全,而且实现了资源的共享。

1.1 促进了档案内部的局域网建设。通过无纸化办公的运用,各企事业单位有了自己的档案管理系统,可以通过互联网技术直接对档案信息进行管理,免去了人工进行整理的阶段,使得档案管理的效率得到了很大的提升,而且使得各部门之间的联系加强,通过内部局域网的建设,使得档案管理部门在第一时间接收到信息,可以及时的对档案进行收集管理,以免单位的查档使用。

1.2 实现了信息资源的共享。原有的对档案信息的管理模式,都是被动进行的,没有发挥到档案管理的应有作用,随着无纸化办公的出现,使得这一现象得到了很大的改善,各部门之间可以通过内部的局域网对档案信息进行传输,可以实现资源的共享,减去了中间查找档案的时间,使得工作的效率得到了很大的提高。

1.3 信息网络服务中心的作用加强。无纸化档案管理工作的落实,使得信息网络的服务作用得到了很大的发展,改变了档案部门一直处于被动的状态,网络服务中心的加强,使得档案管理部门可以通过单位的内部系统进行查询信息,收集与档案管理有关的数据,使得档案管理工作的内容进一步的丰富,可以更好地促进单位的发展建设。

1.4 自动化接收系统的建立。无纸化办公的方法使得档案管理的工作方法得到了很大的改善,工作人员在递送档案时,可以直接发送电子邮件,免去了中间递送纸质档案的过程,档案管理部门通过特定的系统进行接收,免去了中间的环节,使得档案管理的工作效率得到了很大的提升。

2 无纸化办公给档案管理工作带来的弊端

虽然无纸化办公使得档案管理的工作效率得到提高,但是在一些实际的工作中仍然存在一些弊端,有效更好地发挥无纸化办公的作用,就要把这些问题加以有效的解决。

2.1 工作人员认识水平不高

受到传统观念的影响,档案管理工作一直以来都不被人们所重视,这就使得工作人员的积极性不高,认为档案管理工作只是对一些档案进行整理归档,忽视了档案管理工作过的实际作用,再加上领导人员的重视程度不够,使得工作人员的认识水平不高。无纸化办公的出现,使得很多工作人员无从下手,而且认为档案管理工作根本无需这样,对无纸化办公的方法也不够认可,导致在工作中还保持着原有的工作方法。

出现这种现象的原因主要有两个方面:一是无纸化办公的发展速度太快。长时间以来工作人员已经习惯了档案管理的常规方法,让其迅速的改变,无论是在思想上还是在行动上都适应不过来,而且很多工作人员的技术水平不高,在无纸化办公的工作效率十分低下;另一方面就是工作人员不是十分相信无纸化办公的方式,在工作的过程中都对档案信息进行备份,这样完全失去了无纸化办公的作用,而且还极大地降低了档案管理的工作效率。

2.2 无纸化档案信息无法保证可读性

我国传统的档案管理方式都是对纸质的档案进行管理,无纸化的档案管理都是对电子信息进行管理,这种管理方式极大地方便了工作人员的工作,但是由于技术问题的限制,在很多软件管理上的问题难以解决,这就会因为一些硬件设施的损坏,使得档案信息丢失,或者是暂时不可查看的现象,如果这时需要对档案信息进行查看,就会严重影响工作的正常开展。

2.3 难以判断档案是否具有原始性

档案的价值主要集中在原始性上,也就是说只有档案是原始的档案,在法律上才会承认其真实有效,如果在这期间出现了改动的现象,档案也就失去了法律效率,不具备任何价值。这也正是无纸化档案面临的一大挑战,因为无纸化档案都是存在计算机中,在使用的过程中极容易将其更改,再加之,无纸化档案本身信息与载体就相互分离,这种特征使其在生成与传输时都会出现更改的现象。

3 解决无纸化档案管理挑战的措施

3.1 更新观念,迎接挑战

无纸化档案的出现也就是近几年的事情,对大多数人们来说还是一件新鲜事物,对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用,才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度,强化依法治档意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识。只有各部门、单位通力配合,齐抓共管,才能搞好电子文件的及时归档和无纸化档案的安全管理。

3.2 研究无纸化档案的特性,制定切实可行的措施,保证无纸化档案的安全与完整

无纸化档案具有信息的非人工识别性、对系统设备的依赖性、信息与载体的可分离性、信息的易改性等特点。信息非人工识别性,是指电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态,人工无法直接识别,必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来,然后转换成人工能识别的形式。所谓对系统设备的依赖性,是指电子文件的生成、传输、存储都是通过电子计算机实现的。所谓信息与载体的可分离性,是指电子文件内容存储的位置可以从一个载体转换到另一个载体上,其内容却不发生任何变化。所谓信息的易改性,是指对电子文件内容进行修改非常容易,而且改后不留任何痕迹。

3.3 制定科学的管理措施

针对电子文件的特点,制定采取保证电子文件“物理生命”与“信息生命”的安全性保护措施。保护电子文件的“物理生命”主要包括以下几点:一是防磁,二是控制调节环境的温湿度,三是防止机械损伤,四是注意环境卫生。对电子文件“信息生命”的保护主要包括以下几点:一是保证电子文件的持续可读性,二是防电脑病毒。

结束语

综上所述,可知无纸化档案管理在发展的过程中,的确存在着很多问题,其中最重要的是解除无纸化档案原始性的问题,因为档案只有具有原始性,才拥有法律效力,否则就失去价值,而无纸化档案在生成以及使用的过程中,都很容易被更改,破损其原始性,因此如何保护其原始性成为无纸化档案管理的重点。■

参考文献

[1]薛匡勇.档案文化的力量——读《档案文化“成果观”和“规则观”》有感[J].档案学通讯,2012(5).

[2]李玉民.档案科技工作要服务档案文化建设[J].中国档案,2012(9).

[3]郑小春.把握特性 增强“五力”——抢占档案文化建设的制高点[J].浙江档案,2012(8).

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