电子档案及档案数字化的发展趋势

王立奇

多年以来，纸质档案一直是各种档案文献的主要载体，因其直观易用性和可靠性而被广泛使用，至今仍有很多档案部门以纸质档案为主。记录信息量大、种类繁多是档案部门工作的两大特色，如果我们依然采用传统的管理方式，要消耗大量的物力、财力。社会的不断进步与落后的档案管理形成了尖锐的矛盾。保管档案要占用大量档案室的空间，纸质档案的存放环境还有一定的要求，查找检索起来也非常费时，维护保养也不方便。尤其是需要备份档案的话，更需要大量的人力和物力，并且人工处理更不可靠。

档案工作应当向社会各界主动地提供科学、系统的档案信息服务，使信息的利用者能更快、更容易的获取自己所需要的相关档案资料，提高工作效率，更好地为社会主义建设服务。但是老旧的纸质档案显然已经不能做到上述服务，不能适应信息时代下人们对档案管理工作的需求。随着计算机的广泛使用和办公自动化的普及，电子文档及影音制品进入了档案领域。社会的进步，科技的发展，使档案的管理、保存、利用也有了新的变化。电子档案及档案数字化的出现更好的解决纸质档案和传统档案工作不易解决的问题。能更好地做好信息资源共享和提供更简单、更快捷的信息资源使用服务。

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。这些文件的形成初期就是以电子的形式存在的，没有纸质实体，其以后的管理、保存、利用和归档都是电子形式，直接进行数字化操作。

档案数字化，是要将传统的纸质档案在技术上转化成电子文档，而电子档案不需要转化可以直接用于数字化操作，省去了各种档案资源转换所需要的人力、物力。所以说，更普及的使用电子档案能极大地方便档案数字化的发展。

档案数字化对比传统档案管理的优势在于主要体现在以下几个方面：

1.提高经济效益。因数字化管理档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来更为方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2.提高办公效率。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。数字化档案管理使查询资料变得非常简单，让使用者可以随时随地地提取所需要的资料，尤为便利。

3.增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

政府机构、社会团体及企事业单位都在普及使用电脑办公，越来越多的电子文件逐渐替代了传统的纸质文件，逐步地实现了无纸化办公。办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以电子文档为主要形态，那么档案也自然以电子档案形式存在。人们可以更快捷方便地查询、浏览电子文件和档案信息。无纸化办公，极大的推动着档案管理工作向数字化发展。电子文件具有操作方便、传递快捷、存储空间小等突出优点，但也会有一定的不安全因素。如电子文件对软硬件设备的依赖、不能直读、易更改、信息与载体相分离、数据丢失、病毒侵害等都可能会给电子文档的安全保管和长期保存带来很大威胁。随之而来的档案数字化工作也会在实际工作中遇到各种新问题，这就需要有能适应时代发展的档案管理人员，能够使用新技术、新设备的专业性技术人员。档案管理部门有必要引进专业的技术人员，以便能更好地使用先进的机械设备和引进先进的档案管理理念。也应该定期地对档案管理人员进行培训，使档案管理人员能学习新近的专业知识，使之能跟上时代前进的步伐。

档案管理的办公化自动化是档案数字化发展的必要条件，从业人员要熟练地使用计算机网络及现代化的办公知识和技能。因档案工作的编辑、修改、传递、复制环节，都跟以往的档案工作有着本质的区别，所以会给档案管理人员带来新的问题。当克服这些技术上的问题之后，档案工作将会变得更加方便和快捷。相关管理人才的引进能保证档案数字化工作的高效进行，电子文档的收集、分类、整理、归档、利用是管理人员的岗位职责，需要保证档案的真实性和完整性。

现行的无纸化办公还处在初级阶段，纸质文档的直观性和法律效力的原始凭据仍是无法取代的，所以纸质档案和电子档案并存的现象还是普遍存在的。在做好纸质档案工作的前提下，还要做好电子档案的开发工作。与发达国家相比，我国档案管理现代化建设还存在着滞后性。今后的档案管理工作要把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而可以及时利用，实现资源共享。如档案信息能够以网络形式传递，那将是一座浩如烟海的资料宝库。

为此，国家档案局明确提出，我国档案管理将“跑步前进”，数字化档案必将成为今后档案的主要存在形式。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

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（编辑/穆杨）