浅议优抚医院对优抚对象档案的建立和管理

【摘 要】优抚对象档案是民政专业档案的重要组成部分，属于国家民生档案范畴，本文结合笔者工作实际，就优抚医院建立优抚对象档案的主要内容、现实意义、管理现状及加强优抚档案管理的对策措施等方面进行了积极的探索。

【关键词】优抚医院；优抚对象档案；管理

优抚医院作为国家为残疾军人和在服役期间患严重慢性病、精神疾病的复员退伍军人等优抚对象提供医疗和供养服务的优抚事业单位，在为这一特殊群体服务过程中形成具有保存价值的各种载体和形式的历史记录即为优抚对象档案，目前全国约有100所优抚医院，[1]但从整体上看，优抚对象档案管理水平还不平衡，笔者结合本单位工作实践，就优抚医院建立优抚对象档案的主要内容、现实意义、存在问题和改进措施等方面展开论述，以期促进优抚对象档案管理工作。

一、优抚医院建立优抚对象档案的主要内容

（一）个人信息档案。

优抚对象个人信息档案是针对长期供养的优抚对象记录其从入院到离院期间重要个人信息的档案材料，主要包括优抚对象的身份信息、入院、离院审批手续和死亡凭证。身份信息材料主要包括有效身份证明、户口簿、伤残人员证件、个人信息登记表等；入院材料主要包括民政部门批准的入院通知书、审查材料、优抚协议、入科通知书等；离院材料主要包括离院申请表、社工评估表、审批材料、离院记录单、财物交接单等；死亡凭证主要包括死亡证明、火化证、公安部门的销户证明等。

（二）病历档案。

优抚对象病历档案是针对住院优抚病人在诊断治疗、护理康复等过程中形成的资料总和，主要包括入院手续、住院病历、病程记录、医疗记录、护理记录、康复记录、各项检查单、治疗单、出院手续、死亡记录等。

（三）健康档案。

优抚对象健康档案主要指利用为优抚对象义务巡诊、健康体检、荣军轮养、伤残鉴定等时机建立的健康档案，主要包括个人基本信息、体检报告、重点人群健康管理记录和其他医疗卫生服务记录等。

（四）其它优抚业务档案。

其它优抚业务档案指优抚医院对优抚对象管理过程中形成的巡诊档案、护理档案、康复档案、健康教育档案等。这些档案除了常规的制度职责、计划总结、会议活动、培训学习等归档材料外，还要涉及以下内容：巡诊工作档案还包括患者随访登记册、来电来函登记册、医疗巡诊满意度调查表、巡诊质量考核标准等；护理档案还包括护理查房记录、质量控制资料、论文科研资料、人员技术档案等；康复档案还包括康复需求调查表、个团体康复方案、服务记录、评估结果等；健康教育工作档案还包括具体的活动记录、橱窗板报底稿、声像宣传记录、效果评价记录等。

二、优抚医院建立优抚对象档案的意义

（一）记录凭证作用。

优抚对象档案真实记录了优抚对象的生活、诊断、治疗、护理、康复等过程和优抚机构管理、服务工作的运营情况，客观反映了优抚工作的真实情况和社会优抚史的历史面貌，是国家对这一特殊群体政策关怀的体现。

（二）政治宣传作用。

优抚对象本身是爱国主义、革命英雄主义教育的活教材，做好优抚人员档案管理，充分发掘“红色资源”的潜能，有利于引导青少年增强爱国主义情怀，树立社会责任感，促进全社会的精神文明建设。

（三）教学科研作用。

通过对优抚对象档案的整合分析，可以进一步摸清优抚对象的健康状况，患者分布、疾病类型、家庭状况等，有效归纳这一群体的发病、心理和生活状态，对研究和探讨优抚对象康复治疗提供教学科研价值。

（四）指导促进作用。

优抚对象档案是优抚医院的重要信息资源，在优抚对象档案的管理过程中，可以洞察医院临床和管理等方面的不足，为领导决策提供可靠的信息依据，切实提升优抚对象医疗服务水平和科学管理水平。

（五）推动民生档案建设。

国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》，要求各级档案部门建立覆盖人民群众的档案资源体系，确保民生档案齐全完整；建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生档案造福民生。[2]优抚医院汇聚了民政工作服务对象，是重要的涉民生部门，[3]建立科学完整的优抚档案有利于维护服务对象和服务机构的合法权益，对推动民生档案建设，构建和谐社会具有重要意义。

三、优抚对象档案管理中存在的问题

（一）重视不足、工作边缘化，基础研究薄弱。

优抚医院管理的优抚对象档案因服务群体相对较少，目前从民政系统、档案部门到优抚医院自身，对该档案的管理认识跟不上，重视不足，导致这一重要工作边缘化，大部分优抚医院未将优抚对象档案纳入工作计划和绩效考核范畴，优抚对象档案零散、随意地存放在各业务部门，无专门的管理人员。同时，优抚对象档案的基础理论研究极其薄弱，就期刊论文方面，笔者从中国知网只检索到4篇相关的研究论文，理论研究的落后，使得该档案的管理者对优抚对象档案的价值、管理特点、开发利用等认识模糊，对其系统建设缺乏清晰的思路和科学的规划，极大制约了优抚对象档案管理实践的发展。

（二）管理不规范，标准体系建设滞后。

国家民政部、档案局2010年印发的《伤残抚恤人员档案管理办法》和民政部2011年印发的《优抚医院管理办法》都只针对民政部门对伤残抚恤人员评残等工作中形成的档案进行规范，至于优抚对象进入优抚医院后的档案管理一直缺乏统一的规范。大多数优抚医院未建立优抚对象档案管理制度，没有相应的管理职责和流程，适用性标准建设的滞后导致优抚医院对优抚对象档案管理无章可循、各行其是，在归档范围、格式编写、保存方式、整理方法、目录格式等基本业务上都存在分歧，管理比较混乱。

（三）信息化管理水平落后，专业软件功能缺失。

目前，由民政系统开发应用的优抚信息管理系统，主要是为了加强优抚对象的数据采集和抚恤补助资金的管理，而针对优抚医院对优抚对象档案管理的专业软件开发还属空白，信息化建设的落后导致全国各优抚医院对该档案在管理结构层次上不统一，不协调，自管自用，实现不了整体功能的优化，开发利用水平低下。大多数优抚医院未实现优抚档案电子化管理，仅靠手工整理后，利用打印机打印目录，优抚档案无法为各项业务活动的健康发展提供有效的信息支持和数据保障。

四、加强优抚档案管理的对策措施

（一）转变思想观念，加强基础理论研究。

优抚对象档案是民政专业档案的重要组成部分，属于国家民生档案范畴，民政系统、档案部门和优抚医院要更新观念，充分认识该档案工作的重要性，梳理分析优抚对象档案在管理中存在的问题，加强对其价值意义、科学管理、标准规范、开发利用等方面的理论研究，夯实理论支撑。

（二）加强顶层设计，促进标准体系建设。

民政系统、档案部门要加强顶层设计，尽早出台适用于优抚医院对优抚对象档案管理的业务标准和技术规范，对其归档范围、格式编写、整理方法、保管期限基础业务明确规定。同时要认真考虑各归口优抚对象档案管理标准的一致与协调，并以标准体系作为标准化工作的重要指南，科学部署，加强监督指导。

（三）完善规章制度，建立健全工作机制。

优抚医院要将优抚对象档案管理工作纳入医院建设的总体规划、制度体系中，建立健全收集、整理、保管、鉴定、利用、保密、统计、销毁等制度。统筹规划、探索建立与医院行政管理、医疗护理、社工康复等运行管理相协调的工作组织和管理机制，科学制定优抚对象档案管理的工作流程，理顺各相关部门的关系，各负其责，有序合作，实现管理的整体性、制度化、高效性。同时，绩效考核是一种重要的鞭策工具，优抚医院要将优抚对象档案管理纳入绩效考核，明确规定领导、相关科室、档案员对优抚对象档案管理的职责任务，签订绩效目标考核责任书，实施质量控制。

（四）研发专业软件，提高信息化管理水平。

电子信息化管理是档案管理的必然趋势，民政部门、优抚医院要投入资金、人力，研发适用于优抚对象档案管理的专业软件系统，加快档案管理信息化建设。一要充分考虑优抚对象档案的特性和管理要求，软件系统除了具备信息采集、检索、统计功能外，还要与医院的诊疗服务、科研、宣传工作互联互动，实行电子文档一体化。二要充分考虑各民政口的优抚信息系统之间的协调、统一，既保证内容多元的各类优抚档案之间的相对独立，还要将原来多元的档案材料转变成综合性成果，为加强民政宏观管理创造条件。三要考虑对优抚对象档案资料所载的信息进行有效分析、加工与输出，形成一个与外界进行信息交换的动态开放系统，扩大优抚档案的利用范围，提高优抚档案的社会效益和经济效益。

参考文献：

[1]庞秀云.对提高优抚医院档案工作科学化水平的思考[J].山东档案，2012（2）：49.

[2]门鸿娟.对社会福利档案工作的认识[J].黑龙江档案，2011（1）：95.

[3]余伟.提升规范化管理 加强福利机构档案工作[J].2015（5）：35.

作者简介：

孙亚琼，女，1981年4月生，2009年毕业于宁夏大学，馆员，宁夏社会福利院，