试论环保档案信息数字利用在环境管理的实际效益

张鹏　郭秋菊

摘 要 本为主要阐述环保档案信息数字利用，在环境管理中的快捷、准确性特点，对环境管理，政策的制定，污染仲裁起到的作用。

关键词 信息数字 管理效益

中图分类号：G270.7；D63 文献标识码：A

1环保档案信息数字化资源开发是环保领域新变化的必然趋势

随着环保事业发展的脚步，环保档案信息数量越来越充实，载体形式越来越丰富。随着计算机的广泛应用，电子档案材料已开始成为档案较普通的载体形式，搭建起查阅档案的理想平台，通过提高文档资料的开放度和易用性、提高环保档案服务的技术含量等措施，充分利用计算机的检索能力，缩短了档案查找的时间，简化了查询手续，提高了文档服务效率，同时减轻了管理人员的工作量，电子档案材料已开始成为档案较普通的载体形式。随着环保档案工作领域的这些新变化，既给环保档案部门带来了生机与活力，同时更多的是挑战。只有加快现代化管理的步伐和水平，对这些在环保活动中所产生的大量的专业性强、信息量大、载体新型的环保档案材料的有效管理，才能使环保档案工作跟上环保事业的发展步伐，跟上信息管理现代化的步伐。就目前而言，关键就是首先要加强对环保档案信息的数字化管理工作。

2环保档案信息数字化管理的内容

（1）采用适用本单位的环保档案信息数字化软件平台是环保档案管理的前提。环境监测中大量的电子文件产生以后，软件平台是首先需要解决的问题。环保档案部门对于软件平台的选用大致有几种代表性的方案：软件公司合作开发、选用国家环保局推荐的文档一体化系统软件、选用当地档案局推荐的档案管理软件。

（2）收集归档工作是环保档案信息数字化管理的基础工作。

①档案部门加强对电子文件的前端控制意识，针对存在办文部门随意处置电子文件，或是形成的电子文件处于自生自灭状况，或由于忘记存盘、意外删除、系统崩溃、病毒侵扰等危险之中而丢失文件，建立相应的支持软件、参数和其他相关数据备份档案。使档案部门收集档案及时、完整，避免了电子档案收不到或不全现象发生。

②收集电子档案时，在与纸质文件对照验收时发现有些电子文件与纸质文件不一致，有些不是经过审批的最终版本，使档案部门收集不实。因此，建立了相应的电子文件的收集制度，做好对电子文件内容、原始性、保存、识读有关的技术状况的鉴定工作，剔除不应归档的电子文件，对重要文件则应打上归档标记。做好收集归档工作中要预防数据丢失和泄密，要注意对传输过程中的保密工作。

③重视备份且异地保存，根据具体情况选择不同的备份档案（或全备份、差量备份、增量备份；或实时备份、定期备份；或在线备份、离线备份；或人工备份、自动备份）。以避免因系统瘫痪或硬盘、服务器等硬件系统的意外损坏而使数据库全军覆没。

④在实际工作中，数据库建设必须遵守国家、《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》、《环境保护档案管理数据采集规范》、《环境保护档案机读目录数据交换格式》等行业颁布的各类标准以及国际和国内通用的网络传输协议和格式、数据加工等标准原则与要求。

3环保档案信息数字化在呼伦贝尔市环保管理的作用

（1）了解环保档案信息数字化的价值和作用。《档案法》第二条称：“本法所称的档案是对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”但了解档案是否具有保存价值，最重要的一点是要提供利用。如果档案不再利用，最有价值的档案也就失去了保存的意义。而只有通过环保档案的利用和开发，才能了解环保档案的价值。数字化管理的出发点和最终目的是以快捷准确的方式满足利用者的需要，提高环保档案的社会利用价值。

（2）档案部门转变服务观念，将工作重点由传统的纸张整理转向档案信息数字化的重组和创新。进一步拓宽环保档案数字信息利用工作的渠道，最大限度地发挥环保档案的价值和作用。使环保档案信息的潜能得到充分发挥，使环保档案信息与最新技术接轨，多利用计算机丰富的图表处理软件和多媒体技术等对数字化的环保档案信息进行二次、三次开发并通过建立科学的检索系统为用户提供高效便捷的环保信息。总之，准确系统的环保档案信息服务，充分发挥其数字化管理的时效性特点，以满足环保工作的决策部门、各类专业人员以及社会各方面对环保档案信息的不同要求，开发利用环保信息数字获得了社会效益和经济效益，这就是环保档案工作的实绩。

4环保档案信息的数字化管理队档案人员的要求

环保档案信息数字化管理对于环保档案工作者提出了更高的要求：熟悉环保档案管理业务；精通计算机软硬件、网络等技术；能了解和把握运行过程中出现的各种技术问题；具备较高的政治觉悟和良好的职业道德；能对数字化档案的安全保管具有高度的责任感和保密意识等等。当然，环保档案人员队伍能增加新生力量，有掌握数字化管理中队技术的采用发挥“关键性作用”的人才则是对环保档案事业发展的动力，如果环保档案工作者能够了解电子文件管理系统运行的基本原理，懂得档案信息管理和信息服务的具体政策，就有能力参与设计有利于档案盒信息管理的系统。这样就可以解决由信息技术人员独立或主持下开发的环保档案管理系统存在的“业务性”漏洞和差错。使环保档案数字化管理更加完善，更加人性化。

综上所述，环保档案数字化的重要，也说明了环保数字档案利用工作的一个侧面，但更重要的是要了解、收集档案的实际效益，以利进一步加强环保档案信息资源的开发利用工作，为环保管理部门、各界和经济建设服务。