新时期中职学校档案管理工作优化研究

朱丽红

摘要：档案管理一直是中职学校重点，通过档案管理水平就可以了解到学校管理状况，档案记录着学校发展历程与教学重要信息，同时也涵盖教育工作者的合法权益，可见，档案管理工作十分重要。通过长期实践工作得知，中职学校的档案管理工作中依然存在不少问题，这就需要采取有效措施加以调整。因此，本文将从中职学校档案管理工作存在问题入手，重点研究新时期中职学校档案管理工作优化对策。

关键词：新时期 中职学校 档案管理

随着教学体系改革，也对中职学校档案管理提出了新要求，为更好的适应时代发展，就需要不断优化档案管理工作，使其适应教学改革要求。因此，一定要重视档案管理工作，增强中职学校在社会中的影响力。

一、现阶段中职学校档案管理工作中存在的问题

1.对档案管理重要性认识不足。档案涵盖内容较多，通过档案管理水平就可以了解学校发展状况。但实际上很多中职学校并不能认识到这一点，并认为学校与政府机关不同，档案管理不必过于重视，只要档案不被损坏即可。这些都与其没有认识档案管理重要性有很大关系，这样就导致档案管理出现了经费不足、管理不科学的情况。

2.相关工作人员专业水平差。由于对档案管理重要性认识不足，使得很多中职学校并没有专门的档案管理人员，即便有，这些工作人员的专业水平也很差，难以独立承担档案管理工作。很多档案管理者所学专业也不是档案管理，接受岗前培训的更是少之又少，他们不仅专业水平差，更不了解基本档案知识，无法完成档案分类、归档与整理等工作，这样就使档案管理缺乏规范性。

3.管理方式落后。由于传统管理思想影响较深，很多中职学校依然在采用原有管理方式，导致档案管理工作与新时期要求不符。部分学校还存在手工填写档案的形式，即便归档后也要由管理人员进行再次加工，这样不仅增加了相关工作人员的工作量，还降低了档案真实性，致使档案利用价值大大下降。

4.档案收集不完整。档案收集不完整、质量不达标也是中职学校档案管理中常见问题，究其原因主要与管理人员流动性大有关。管理人员的更换很容易使管理工作脱节，档案信息也容易丢失。再加上部分工作人员不重视档案管理，对于档案资料的收集与整理也不用心，经常出现重要资料被当做无用资料被处理的情况，这样就很容易使档案资料出现不完整现象。

二、新时期中职学校方案管理工作的优化对策

1.对档案管理工作有新的认识。要做好新时期中职学校档案管理工作，最关键的就是要求相关工作人员对档案管理工作有新的认识，不断用新理念与新行为强化自己。如相关工作人员应通过学习了解档案管理的重要性，并用新思想、新理念开创新路径，根据学校实际情况建立可行规章制度。中职学校管理者也要经常在会议上强调档案管理的重要性，要求相关人员细心工作，发现问题及时上报，采取有效措施加以解决，只有这样才能是做好新时期档案管理工作，促进中职教育改革。

2.不断提高相关工作人员的素质。工作人员素质高低将直接影响到管理水平。首先，增加档案管理人员数量，提升对从业人员质量的要求，所有从业者都要具有档案管理经验，最好为档案管理专业毕业。其次，重视档案管理软件培训工作，要求所有人员通过考核才能上岗工作，确保其专业技能熟练。最后，做好考核工作，看其在工作中是否遵守规章制度，是否做到档案保密等。

3.规范档案管理建设。为使档案管理建设更显规范化，首先，应重视现代化的融入，认识中职学校档案管理的重要性，将其看做是学校宝贵资源。其次，所有工作都要做到与时俱进，构建完善、科学的管理机制，保证档案管理能够与现代社会发展要求相一致。最后，应用现代档案管理软件等办公设备，无论是档案归档还是查询都要实现现代化，只有这样才能提高档案管理水平。

4.重视档案收集与整理。所有档案资料的收集与整理都要做到分门别类，并加强对重要会议资料的管理。同时，还要不断强化档案室硬件设备，如计算机等，此外，做好档案室清洁与管理工作，经常通风、消毒，防止档案资料受潮或生虫等，确保档案安全，减少档案资料丢失或损坏。下班前要检查好门窗，确保外人不会轻易进入档案室，降低档案资料被盗取机率。

通过以上研究了解到，中职学校档案管理工作中依然存在不少问题，难以与新时期教学改革相一致，尤其是管理思想、管理方式较为落后，这样一来就导致档案管理工作达不到标准。针对这种情况，本文联系实际提出中职学校在新时期优化档案管理工作的措施，认为档案管理工作应首先转变相关工作人员思想意识，并提高其从业素质等方面入手，只有这样才能做好档案管理工作。

参考文献

[1]石军霞.浅谈新时期中职学校档案管理[J].才智，2014（11）：115.

[2]马俊.对加强中职学校档案管理建设工作的思考[J].办公室业务，2014（17）：201-202

[3]任丽丽.关于新时期中职学校学生档案管理的探析[J].才智，2015（8）：189