浅析如何提高国土资源档案管理

□张小云

（汾阳市国土资源局山西汾阳032200）

浅析如何提高国土资源档案管理

□张小云

（汾阳市国土资源局山西汾阳032200）

随着社会的发展，地价的增值，人们维权意识的增强，国土资源档案的利用率越来越高，档案对解决土地纠纷案件、各部门各项工作的开展、保护广大人民群众及土地所有者的合法权益起着重要的实证作用。可是，作为对国土部门各项工作记录凭证的国土资源档案，由于档案人员交接不到位与保管不善等原因，原有的历史记载无法找寻，给解决国土资源纠纷案和国土工作难题带来很多不便。为了更好的查阅和利用档案，改变旧的国土资源档案管理模式，保障集体和人民群众的利益，提高档案管理已成为新时期档案管理工作者的重要任务。

国土资源档案；特点与意义；问题及对策

本文DOI：10.16675/j.cnki.cn14-1065/f.2016.02.71

随着社会的快速发展，地价的增值，人们维权意识的增强，国土资源档案的利用率越来越高，国土资源档案在解决土地纠纷案件，各部门各项工作的开展、保护广大人民群众及土地所有者的合法权益起着重要的实证作用。然而，国土资源档案作为对土地记录的凭证，由于档案人员交接不到位与保管不善等原因，原有的历史记载无法找寻，给解决国土资源纠纷案和国土工作难题带来很多不便。为了更好地查阅和利用档案，改变旧的国土资源档案管理模式，保障集体和人民群众的利益，提高档案管理水平已成为新时期档案管理工作者的重要任务。

1　现阶段国土资源档案管理工作的基本特征

国土资源管理部门主要负责用地、规划、预审、地籍、土地交易、矿产资源、开发整理、耕地保护等工作，国土资源档案管理者根据部门特点将档案资料进行了相应的分门别类，目前，汾阳市国土资源档案共分为9大类，30多项小类。2013年，汾阳市国土资源局认定了省“一级”档案管理，定级时全局上下做了大量的准备验收工作，结合工作实际，经分析总结，发现国土资源档案具有兼容性、分散性、时间长、利用率高、易变更性五方面的特点。

1.1兼容性

国土资源既有综合性档案，又有业务性档案，档案之间互相联系，相互兼容。例如：一份土地出让档案，既属于文书档案中有该地块出让的请示、批复、会议记录、证明材料、协议、合同等等，又属于测绘类档案中有用地位置平面图等，还属于地籍档案中有该地块的四邻界定等。它们之间互相兼容，相互联系，要形成一份完整的土地出让档案，缺一不可。

1.2重复性

国土资源档案具有重复性特点。例如建设用地审批档案，由于办理时涉及面广，办公室、规划股、地籍股、利用股、规划站均有其相关资料，形成了各部门档案，为了形成一份完整的用地档案，用地股将这些资料再次进行整理，形成一份完整的用地档案，资料的分散性，形成了归档后档案具有重复性的管理格局。

1.3时间长

国土资源管理工作是系统工程，完成时间长，有的跨了年度，需要几年才能完成。例如汾阳市国土资源局现在正在进行的农村土地确权发证工作，由于涉及到了千家万户的切身利益，每确权一户，除了查阅原始档案，还要进行实际测量、再进行计算、分析、评估，最后才能确权。又如一块地从土地利用总体规划修编、开发整理到占补平衡也是需几年才能完成。

1.4实效性强

国土资源许多工作都是在查阅原始档案的基础上得以解决。例如：汾阳市城子乡富家庄村村民状告支部书记赵吉润开焦化厂占用了他们的承包地案件，我们就是通过查阅档案资料解决的。根据《土地法》规定，赵吉润最后退出临时占用的0.47hm2土地，恢复了耕种条件，并缴罚款95万元。详实的国土资源档案，既化解了矛盾、保护了耕地、增加了收益，还给违法占地者起到了很好的震慑作用。

1.5易变更性

国土资源档案的易变更性主要反映在地籍方面。例如：由于第二次土地调查、农村土地确权发证、房屋的买卖、遗产的分割或其他不可抗力因素导致了地籍的变更。这就要求兼职档案员与档案室人员及时沟通，尽快变更档案并将变更了的信息在档案室准确更新，确保档案资料跟上实际工作的步伐，为以后查阅和利用档案做好充分准备。

2　现阶段国土资源档案管理主要存在的问题

目前，国土资源档案管理还存在很多突出问题，结合汾阳市国土资源档案管理工作实际，主要表现在以下三个方面。

2.1国土资源档案管理的规范化程度不高

由于认识上的偏差，很多人以为国土资源管理工作主要是用地审批、土地出让、地籍管理、规划修编、耕地保护、矿业权发证等业务性工作，甚至有些领导也是这样认为的，觉得档案管理就是查查资料，归归档，今年顾不上，明年做，甚至一放五六年再归档还可以。造成档案遗失损毁情况严重，很多档案没有及时整理归档。2013年，汾阳市国土资源档案认定省一级档案管理时，有的股室档案六七年没规范整理，定级补存整理时才发现好多资料已经遗失、无法找寻了。另由于资金不足，大部分单位舍不得拨付档案管理专项经费，有的表面上拨了却挪用干了其它的事，很大程度上伤害了档案管理人员的积极性，严重阻碍了档案管理规范化的工作进程。

2.2基层国土资源管理所与局里档案管理不同步

为了方便管理，许多国土部门领导将基层国土资源管理所与局里的档案分设，然而，由于基层国土所大部分在农村，有些领导误认为国土所的主要工作是查处违法占地，对所里档案不够重视，条件设施相对局里要差很多，档案人员一般都是兼职，根据工作需要，国土所经常更换所长，有的交接时把钥匙一交接就完事了，造成了很多档案的遗失。相反，因工作需要，局里专门成立了档案室，配备了专职档案管理员。由于利用率高，有的局里认定了省“一级”档案管理，购置了先进的硬件设施，已经开始积极准备档案管理信息化建设。相同的档案，不同的档案管理理念，形成了基层国土所与局里档案管理不同步的管理格局。

2.3档案管理人员知识结构单一，工作积极性有待提高

档案室的主要工作是查档、归档，相对其它业务股室地位低、工作量大、比较繁琐。大部分男同志不喜欢从事档案管理工作，很多女同志认为在档案室没发展，待遇低，也不想从事档案管理工作，形成了档案管理工作人员，要么是快退休的老同志，要么是刚来的新同志。老同志由于做档案时间较长，在管理理论、分门别类、纸质装订、档案查阅方面已经门清路熟，但对当前的档案数字化、信息化建设了解的不多，有的经过培训，虽然有所了解，但由于实际操作少，也只能算上个“一知半解”。新来的同志，虽然在大学里面学了很多的计算机操作技能，但他们实际管理经验少，对档案管理的基本程序和工作流程却知之甚少，大部分单位不太注重档案管理人员的培训学习，认为培训学习费时、费钱，严重阻碍了档案管理人员的学习积极性，阻碍了国土资源档案健康有序发展的进程。

3　提高国土资源档案管理的对策与建议

3.1提高档案管理意识，进一步规范档案管理

各单位领导和工作人员要提高档案管理意识，要把档案管理作为当前的一项重要工作任务来抓，自上到下重视档案工作，适应新形势下档案工作的需要。为了防止档案资料堆积，能按时移交，各单位要成立专门的档案室，遴选优秀的档案室负责人，配备若干名专职档案管理人员，负责档案的分类、立卷、归档、借查阅利用、信息化建设等日常档案管理工作。各部门要配备兼职档案员，负责本部门文件资料的入册归档，既要做到保证本部门档案资料的完整性，又要做到按要求将本部门的资料整理成档案后按时移交到档案室。各单位要制定符合本单位实际的档案管理制度，力求用制度约束来提高档案管理，对无视制度、管理意识薄弱，不能按时归档的相关人员进行追责，要把能否按时归档与年终目标责任制考核和绩效工资相结合，对不能按时移交档案的科室负责人和相关人员要进行处罚，对档案管理工作中做出突出成绩的人员进行奖励，确保国土资源档案管理工作奖惩分明，有序开展。

3.2加强国土资源管理所档案建设，促进与局里档案资源共享

基层国土资源管理所档案涉及到千家万户，是局里档案管理的重要组成部分。各部门领导应把加强国土资源管理所档案建设当做一项重要任务来抓，增加硬件设施，培养专职档案员，预算档案管理专项经费，有条件的单位，要将基层国土资源管理所档案与业务档案一样，都归为局档案室统一管理，局档案室要对现有资源进行整合，与国土资源管理所电脑联网，努力实现上下业务的互联互通和数据共享，让基层国土资源档案管理紧跟局里档案管理节奏，全局上下一盘棋，全面提高国土资源档案管理的工作进程，共同努力向信息化建设目标迈进。

3.3勇于探索，培养一支高素质的档案管理队伍

国土资源档案工作是一项专业性、技术性和综合性很强的工作。随着社会经济的发展，档案利用率的提升，各国土部门正在逐步实现档案管理规范化、信息化，新时期的档案管理人员既要有较好的专业知识、业务知识和熟练操作计算机的能力，还要懂国土资源相关法律法规，只有这样才能胜任好本职工作，用先进的管理方式对国土资源档案进行规范化管理。然而，现阶段档案管理人员素质参差不齐，已经不能适应新时期国土资源档案管理规范化和信息化的要求，新的档案管理理念要求档案管理人员要更新观念、调整心态，不断学习电脑知识、业务知识和《国土资源档案管理条例》，努力提高自身素质。与此同时，国家应在编制好国土资源档案发展规划的基础上，从经费投入、管理方式、技术手段等方面建立起一套长效机制，确保国土资源档案又好又快发展。

4　提高国土资源档案管理的重要性

4.1为各个部门开展工作提供详实的档案资料

国土资源工作与以前已完成的工作联系紧密。汾阳市国土资源局档案资料在第二次土地调查、土地卫片执法、农村土地确权发证等工作中更是发挥了其不可替代的作用，尤其遇到土地纠纷案件时，一份档案就是解决一件土地纠纷案件的有力证据。汾阳市国土资源局自成立档案室以来，各个股室为开展工作共查阅档案12 598次，每天都离不开查阅档案，其重要性可见一斑。

4.2为土地权利人、办案人员及广大群众提供真实史料

国土资源档案涉及面广、数量大、类别多，记录了权利人获得土地使用权的整个过程，直接关系到广大群众的切身利益，尤其遇到土地纠纷案件时，原始的档案记录成了办案人员解决土地纠纷案件的必不可少的有力证据，汾阳市国土资源局的许多案件，例如李福英、刘佩云、百货公司、汾阳市上堡村和下堡村权属界线等纠纷案件都是通过查阅档案解决的。据统计，1990年以来，土地权利人、办案人员及广大群众到汾阳市国土资源局利用档案共解决土地纠纷案件200余件。真正实现了国土档案工作为人民，实现了国土档案工作情为民所系，利为民所谋，权为民所用。

4.3为领导者科学决策提供准确的参考信息

国土资源部门的用地审批、地籍登记、矿业权发证、养殖规划、耕地保护、土地储备等档案真实地记录着国土资源原来的审批登记情况。如果这些档案保存完好，档案信息就能轻而易举的反映出来，当领导者要做出新的决策时，参考旧的数据、地图、批注等，及时、科学、综合地对当前形势做出正确的判断，做出科学合理的决策。汾阳市国土资源局的土地利用总体规划修编、开发整理、土地占补平衡等工作都是在参考原始档案资料基础上而做的决定，不仅为本部门节约了开支，还保护了耕地。

新时期国土资源档案管理的规范化已经成为国土资源事业的必由之路和必然选择，对于国土资源管理者来说，为了进一步提高工作效益，更好的服务群众，服务社会经济建设，提高国土资源档案管理势在必行。这就要求我们要不断解放思想、夯实基础、开拓进取、发展科技、制定相应的计划和发展目标，努力提高国土资源档案管理水平，为国土资源事业又好又快发展做出新成绩。

［1］程云珠.刍议国土资源档案的特点与管理［J］.兰台世界，2008，（21）.

［2］车莉莉.浅谈基层国土资源所档案管理存在的问题及对策［J］.山东国土资源，2011，（6）∶64—66.

1004-7026（2016）02-0106-03中国图书分类号：G271；F301

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