高校重点学科基础建设项目设备档案管理的实践与思考

汪　青, 张　晶

(北京理工大学 档案馆, 北京　100081)



高校重点学科基础建设项目设备档案管理的实践与思考

汪青, 张晶

(北京理工大学 档案馆, 北京100081)

加强高校设备档案管理对提高高校资产使用效能及顺利通过基础建设项目验收具有重大意义。该文以北京理工大学某重点学科基础建设项目的设备仪器档案管理验收结果为例,分析了在这一领域中存在的主要问题,并提出改进的建议。

重点学科； 设备档案； 档案管理

1　教学科研设备档案管理的重要性

高校肩负着双重任务,即培养高级人才和产出高质量的科研成果。要高质量办好高校教学和科研,就必须搞好各个学科的实验教学、科研基础和大型仪器设备等基本建设工作。

仪器设备是高校赖以完成实验教学和科研课题必不可少的工具。先进的仪器设备是创新式教学和科研的重要组成部分,是培养创新人才的先进手段,是产出高水平学术论文和创新型科研成果的重要支撑条件,并在很大程度上成为高校教学能力和科研能力的标志,代表着高校的发展水平。近些年,我校兵器科学与技术重点学科实验室购置了许多大型仪器设备,建立好大型仪器设备档案、管理好其档案是充分发挥其作用的前提条件。

设备档案是每一台(套)设备从酝酿购置到它的报废过程的真实记录,对评价设备的作用、效益和考核高校管理水平有着极重要的作用。因此,设备档案是进行技术活动和经济活动不可缺少的权威性文件,是基础建设项目验收的重要环节。如何发挥设备档案管理在教学和科研中的作用,是固定资产管理的重要任务。

2　我校重点学科建设项目设备档案验收的现状与问题

我校是全国“985工程”高校之一。我校的兵器科学与技术专业是国家一级重点学科,在教育部多次全国高校教学质量评估中名列前茅,是培养相关专业的本科生、硕士研究生、博士研究生(含博士后)及企业高级技术进修人员的基地。

该重点学科于2014年完成的工信部投资基础条件建设项目，根据2014年我校基础建设项目竣工验收总结情况,新增仪器设备及软件176台(套),其中进口34台(套),新建实验室面积2 650.5m2,改造面积252m2。该项目竣工时形成档案共计159卷,其中综合性管理文件与招投标文件共33卷,设备及软件档案126卷。我校实行档案馆、实验设备处、使用单位三级机构档案管理,按照设备档案管理原则、价值重要度、档案利用方便性分类管理。由于我校档案馆库房面积有限,存贮档案类别又多,全部保存所有设备档案会造成库房面积的紧张和档案利用的不便,为此我校档案馆对40万元以上的大型仪器设备及软件形成档案57卷,占总数45%,由档案馆集中统一管理；对40万元以下的仪器设备及软件设备形成档案69卷,由设备使用单位保管,档案馆掌握其设备档案目录；所有仪器设备均由实验设备处和使用单位建立设备档案信息库。

档案馆收集的基础条件建设项目竣工验收总结报告内容包括建设概况、建设完成情况、工程质量情况、财务决算情况、项目竣工情况和归档情况、综合经济分析、“三同时”执行和档案验收情况、工作存在问题及处理意见、项目建设主要经验和教训、附表、附件。其中建设完成情况是反映该项目核心技术部分的执行情况,是项目能否通过验收的依据,包括建筑安装工程完成情况、设备仪器配备情况、招投标情况、未完工程、多余或尚缺设备情况及处理意见[4-6]。

实验设备处建立的设备档案信息库内容包括使用单位、设备编号、设备名称、规格型号、技术资料、单价/元、采购日期、领用人、存放地点等信息。

使用部门建立的设备档案信息库内容包括设备名称、设备编号、型号、厂家、数量、价格、采购日期、功能用途、性能指标、设备组成、外观照片、技术资料、领用人、存放地点、实验室布局等信息。

三江平原东起乌苏里江、西到汤旺河及牡丹江分水岭、南至兴凯湖及绥芬河分水岭，区域面积10.57×104 km2，占黑龙江省总面积的23%；其中，平原区面积5.80×104 km2，占三江平原区域面积54.9%[1]。现有耕地439×104 hm2，水稻种植面积205×104 hm2；分别占黑龙江耕地、水稻种植面积的29.9%和50.9%[2]。

工信部委托中国兵器工业档案馆对我校重点学科基础条件建设项目进行档案验收中发现的问题主要有：

(1) 部分设备和软件采购合同及技术协议的日期签署不全；

(2) 部分归档材料未按照技术协议要求进行归档；

(3) “三同时”执行情况、相关基建方面的文件材料应及时归档；

(4) 光盘等电子文档与纸质载体的档案混合存放,不利于保护电子档案。

分析我校设备档案管理的工作经验,整体项目归档情况符合国家的有关规定和标准要求,可以通过档案验收。但档案验收中普遍存在一些共性问题,究其原因，主要是合同签署程序不够规范、随机文件材料收集和归档不够规范、归档不够及时、对随机电子文件归档保存缺少明确的规定等[7-8]。

3　做好设备档案管理工作的思考

3.1建设好大型项目设备档案管理体系

大型项目一般涉及多个不同的业务部门,由不同的管理部门和参建单位来共同完成,建设周期长,容易带来由于档案管理人员队伍不稳定造成档案文件流失,需要建立集中统一的管理模式[9]。高校一般有档案管理部门、设备管理部门和设备使用单位(参建单位),为做好项目档案管理工作,应建立对各部门分管领导的统一协调机制,由设备管理部门负责组织协调所有建设项目的相关问题,档案部门负责建立项目档案各项工作标准和立案、归档工作,使用部门负责业务过程中形成文件的收集、整理,共同实施项目档案的管理,各负其责,确保档案收集和归档及时、统一。

3.2加强设备管理部门监督作用

设备管理部门既是档案部门和设备使用单位的纽带,也是项目管理性文件产生的主要部门,每台仪器设备的申报、购进和报账过程都是由设备管理部门参与和监督的[10-11]。同时,设备管理部门需督促使用单位,协助档案部门做好设备使用过程中的各种记录材料的建立和收集工作,保证使设备档案能够成为每一台设备的完整历史。

3.3明确设备档案收集内容和范围

一般涉及设备档案收集和管理的部门主要有设备管理部门和使用单位,档案部门应为设备管理部门、使用单位的档案收集和立卷工作及时提供档案管理指导,可以通过档案管理知识培训和工作流程清单的方式进行,详细明确设备档案收集内容和范围,避免文件材料的收集过多或流失[12-14]。

设备开箱记录及装箱单、安装调试记录、验收文件、随机文件等,应由设备使用部门负责收集和立卷；设备的申请报告、论证报告,项目主管部门的批复与请示、会议纪要、合同原件以及设备进口过程中有关的技术商务文件等管理性文件,应由设备管理部门负责收集和立卷。每个过程结束后,及时移交给档案部门,以免缺失。

3.4加强高校设备管理人员的业务培训

提高设备档案管理人员的档案业务水平是搞好高校设备档案管理工作的先决条件,最好是建立一支高素质和相对稳定的设备档案管理人员队伍,要及时对相关管理人员进行设备档案业务知识的培训,使他们熟悉档案管理各方面的专业知识、管理程序和制度。必要时,应增加档案管理问题通报制度和档案管理工作质量考评制度。

4　结语

做好基础条件建设项目的设备档案管理,是保证基础建设项目顺利通过档案验收和项目验收的前提,需要学校各级设备管理部门重视设备档案管理工作,不断完善设备档案管理工作方法,从而使高校固定资产的使用效率,发挥其最大效能。

References)

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Practiceandconsiderationonequipmentarchivesmanagementofuniversitykeysubject’sfundamentalconstructionprojects

WangQing,ZhangJing

(Archives,BeijingInstituteofandTechnology,Beijing100081,China)

Itisofgreatsignificancetostrengthenthemanagementofuniversityequipmentarchivesforincreasingtheusageefficiencyofuniversityassetsandsuccessfullypassingthefundamentalconstructionprojectcheck-acceptance.Basedontheequipmentarchivesmanagementofthekeysubject’sfoundationalprojectsinBeijingInstituteofTechnology,thispaperanalyzesthemainexistingproblemsinthesubjectfieldandputsforwardtheimprovementsuggestions.

keysubject;equipmentarchives;archivesmanagement

DOI:10.16791/j.cnki.sjg.2016.05.069

2016- 03- 01修改日期：2016- 03- 21

汪青(1963—),女,重庆,本科,工程师,主要从事档案管理工作.

E-mail：yn@bit.edu.cn

G271

B

1002-4956(2016)5- 0261- 03