浅析科研院所国际合作管理

王 静

（中国石化石油化工科学研究院，北京 100083）

浅析科研院所国际合作管理

王 静

（中国石化石油化工科学研究院，北京 100083）

经济发展的全球化对我国科研院所的科研工作提出了新的要求，广泛的国际合作及高效的国际合作管理是保证科研水平国际化的必由之路。本文分析了国际合作管理的意义、主要内容和目前存在的问题，并提出了一些改进的建议。

科研院所；国际合作；科研国际化

当今国际形势的主要特征之一是全球各领域活动紧密相连。科研院所作为我国科技创新的大本营，离不开与国际科研机构的交流与合作。在这一背景下，很多科研院所都设立了相应的国际合作管理部门。因此，了解国际合作管理的意义及内容，洞察国际合作管理中存在的问题，并提出相应的解决方法，对于我国科研院所的发展有着重要的借鉴意义。

1 科研院所开展国际合作管理的意义

放眼当今时代，全球经济已经进入了一个只有通过国际合作才能获得真正而全面发展的阶段。国际合作为我国科学研究人员与国外同行加深交流、打开思路、博采众长提供了通道，也为我国对外展示科技实力、提高国际影响力打造了良好的平台。为了承担起国家科研的重要责任，科研院所必须要开展充分而深入的国际交流。一方面，基础科学研究具有明显的前瞻性和独创性，我们目前的工作方向是否恰当，采用的手段是否先进,研究的思路是否跟得上多变的国际科技发展，这些问题都需要通过国际交流合作来实践和证明。另一方面，我们必须认识到谁都不可能独占资源，各个国家的科研水平各有所长。随着科学研究的不断深入，复杂程度也日益加深，对人员、资金、仪器、智力等因素的要求大幅提高，仅仅凭借一己的力量要想完成深度和广度都不断加大的科研工作，几乎是不可能的事。只有通过国际合作，集各方之所长，充分发挥各自的优势，才能更高效的进行科研工作。

有项目就要有管理。科研机构的国际交流活动日渐频繁，国际合作项目陆续建立，所涉及到的对外联络、内部协调、工作流程和工作要求都越来越多，为规范国际合作工作流程、提高工作效率、对国际交流合作进行统一管理，很多科研机构的国际合作管理部门对国际合作实行归口管理，并配备专人专项负责各个项目从前期交流、立项、谈判、协议签署、合同执行、过程控制及交付验收等所有环节。

随着国际合作广度深度的增加，涉及的问题也越来越多，对国际合作管理也提出了越来越高的要求。

2 国际合作管理的主要内容

总体来看，对一个特定国际合作项目的管理

主要包括以下几个方面：

2.1 前期交流及立项

目前来说，科研部门对合作方和合作项目的选定方式是多样的：可以是科研部门在实际工作中有实际需要，通过了解筛选确定合作方，并向国际合作管理部门上报；也可以是科研院所在日常的国际交流中与外方找到了兴趣共同点，达成了合作意向；还可以是国际合作部门根据本单位科研工作特点及实际需求，主动向国际相关领域有突出成绩的个人或机构提出合作邀请。

无论以哪种形式选择合作方，都必须通过国际合作管理部门在征求内部科研单位意见的基础上，与外方进行充分沟通，提出各方的需求及合作计划、要求，并组织本单位相关人员讨论确认后，对合作方式达成一致意见，再由国际合作管理部门经单位领导批准后，按流程向合作主管单位提交立项申请。

2.2 谈判及协议签署

一般而言，国际合作项目的协议主要内容包括合作内容及方式、合作金额、付款方式、保密条款、知识产权条款、违约处罚及技术建议书等。这些内容对于充分利用合作机会、保证合作效果以及保护本单位利益都有非常重要的意义。由于双方都希望自己的利益最大化，国际合作部门往往需要在负责法律和知识产权的同事协助下，就协议内容，特别是保密和知识产权方面的条款，与外方进行反复协调沟通，还要多次征求相关研究部门的意见。在此过程中有理有利有节地与合作方进行谈判，保证在确保本单位利益的前提下推动协议顺利拟定，避免因为合同中的一点疏漏对本单位日后工作造成不良影响。待双方对协议内容达成统一意见之后，由双方相应领导签署。

2.3 合同执行

合同执行过程分为两大方面：一方面是对内，保证我方按照协议要求内容完成科研工作。这其中要与具体执行部门进行不定期的电话邮件或面对面的沟通，了解并保证其工作进度及所需协助，如果有问题需要外方解释或与外方说明，应及时与合作方进行沟通，并将结果反馈相关研究部门。确认我方其他条款履行情况，如支付、收款、保密等。另一方面是对外，保证外方如约完成科研工作。科研管理部门要按照协议进度安排，在关键节点了解外方进展情况，保证其如约完成相应工作内容，如有必要也应及时反馈相关科研部门。

在这一过程中，项目管理人员应有很强的统筹管理能力，对合作计划和合作内容有整体了解，根据双方执行情况及时进行协调安排，并根据实际情况组织内部讨论以及与外方的电话会议或面对面的会议等，加强双方沟通，保证合作顺利进行。

2.4 验收与总结

当双方按照协议规定完成各自具体工作内容，并确认符合验收条款后，项目执行单位应提交一份详细的项目总结报告，由国际合作管理部门审核并组织向主管单位汇报。整个合作过程中的相关报告、邮件、资料等应由国际合作管理部门妥善保存。

3 国际合作管理工作存在的问题及面临的挑战

目前，尽管很多科研院所都已经设立了国际合作部门，对国际合作进行专项管理，也取得了较好的成绩。但由于起步较晚，没有形成相应的规范及标准，在实际操作过程中还存在一些问题。

3.1 项目管理人员缺少管理知识及专业培训

国际合作项目的管理人员，不仅需要熟练使用外语，特别是英语，与外方有效沟通交流，还要具备如下几项素质：一定的技术背景知识，保证对合作项目及整体工作在专业层面的基本理解和掌握；了解熟悉外事管理制度、法规，并能对其他项目人员进行解释和宣导；具备法律、知识产权等基本知识，能够在协议谈判及争议处理过程中保证本单位的基本利益；相应的项目管理知识和能力，便于对整个项目进行

系统管理等。

然而在实际工作中，这样的复合型管理人员凤毛麟角：英语水平好的可能缺乏项目管理或科研理论知识；项目管理经验丰富的，可能缺乏基本的法律知识。但是，目前科研单位较少组织有针对性的管理培训，管理人员通常只能通过自学和在实际工作中通过解决各种问题逐渐摸索经验教训，这在某种程度上影响了项目管理的水平。

3.2 国际合作管理制度与机制尚待完善

规章制度和流程规范既是建立管理模式的基础，也是工作质量标准的体现，更是具体工作开展的指引。想要进行高质量的管理，相关的制度和机制必不可少。国际合作涉及不同国家的法律法规、外事规章、项目管理过程控制、成果验收及转化等多个方面。科研单位的国际合作项目通常需要多部门配合，需要管理人员和科技人员共同参与，没有相应的规章制度进行统一规范管理，在具体实施过程中很难实现全面、协调和规范管理，往往会造成顾此失彼，产生监管不到位、不及时等问题，甚至会影响整体合作效果，带来重大损失。

然而，目前很多科研院所并没有建立配套的规章制度，或者相关制度尚未完善，在国际合作项目过程中往往是见招拆招，想一步做一步，缺乏协调性及规范性，缺乏有效的管理机制和激励办法，往往会影响相关人员的积极性和执行力。

3.3 国际合作项目增加，质量控制难度增大

随着国际交流的日益广泛，我国科技实力的大幅提高，以及在国际市场中影响力的不断扩大，我国科研院所与国外公司及机构进行国际合作的平台不断扩展，合作机会逐渐增加。随之而来的科研交流、国际会议、专业培训、业务洽谈等工作内容也日益增多。这就对国际合作管理部门提出了更高的要求，需要有更多的管理人员参与。然而很多科研机构的外事管理部门人力有限，很难保证对多个项目同时进行精细管理，往往会出现顾此失彼的情况，影响项目管理的质量控制。

4 国际合作管理的改进方向

为了适应新时代的需求，科研院所也必须对自身的国际合作管理工作进行不断调整改进。

4.1 完善管理机构，提高人员素质

传统以外事管理为工作重点的管理机构已经无法适应科研院所整体发展的要求。建立一个结构合理、职能科学、管理先进的国际合作部门，对国际合作项目进行总体协调和强化管理十分必要。

管理人员作为国际合作过程中重要的协调人员，除了外语能力之外，还应对本单位科研业务有较为全面的了解，具备较高的沟通能力、宏观思维能力、组织协调能力。这些不仅需要在平时的工作中学习积累，更要求科研单位更多地组织相关培训，尽快提高人员的知识储备，打造合格管理人员。

4.2 建立和完善国际合作管理办法及规程

相关部门应根据本单位国际合作目标，结合科研工作的具体特点及方式，制定和完善国际合作项目管理规章制度。从立项、审批到执行、验收进行各阶段的规范管理，应明确整体流程、各部门分工、验收方法、过程控制等多项内容，保证国际合作项目从起步到完成整个过程管理都有据可依，有章可循。这样才能确保每一步工作都能高效、准确完成，从制度和机制上推动管理目标的全面实现。

4.3 建立国际合作项目的评价体系

国际合作项目涉及到的参与方比较多，合作形式也多种多样，而且很多合作项目和国内的科研课题紧密结合。因此，在管理过程中应充分考虑国际合作项目在组织形式、实施方式、任务目标等方面的特殊性。根据项目类型，在立项、实施过程管理和完成效果 等环节建立与之相适应的评估机制，以及评价标准和体系。例如项目结束后，除了评估项目本身是否按照协议内容完成外，还应考量对国内科研项目的促进和贡献、对本单

位技术创新的推动、对我方人才培养和合作成果的推广情况或推广潜力等方面。

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[3] 万瑶,张雪等.热带农业科研单位国际合作管理效能服务能力建设措施研究[J].热带农业科学, 2012, 32(8): 79-82.

[4] 孙玲,邱俊荣.浅谈农业科研机构国际科技合作与交流的管理[J].科技管理研究, 2011(14): 183-186.

An Analysis of the International Cooperation Management of Research Institutes

Wang Jing
(SINOPEC Research Institute of Petroleum Processing, Beijing100083, China)

The globalization of economic development has made new demands on the research undertaking of China’s research institutes. Broad international cooperation and effi cient management is key to ensuring the research work is up to international standard. The paper analyses the signifi cance, main content as well as existing problems in international cooperation management, and makes several proposals for improvement.

research institutes, international cooperation, internationalization of research

2016-8-31。

王静（1984—），女，山西省人。毕业于四川大学英语语言文学专业，硕士。工程师，现就职于中国石化石油化工科学研究院。电子邮箱：wangj.ripp@sinopec.com。