以档案学管理为基础，浅谈高校实验室管理

王海霞

摘要：近些年来，随着我国高等教育事业的发展，国家对教育事业的投入也在逐年增加，高校实验室的建设进入了快速发展时期。所以实验室档案是实验室管理和建设标准化、规范化的重要标志，真实记载了实验室的发展，是实验教学、科学研究和管理工作的经验总结，对以后的实验室评估起到了促进作用。

关键词：高校实验室；实验室档案；实验室管理

中图分类号：TP315 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）04-0015-02

Based on the Archival Science Management， Study on Laboratory Management in Colleges and Universities

WANG Hai-xia

（School of Communication， Tianjin Foreign Studies University， Tianjin 300270， China）

Abstract： In recent years， with the development of Chinas higher education enterprise， state spending on education career also increased year by year， university laboratory's construction has entered a rapid development period. So laboratory archives is an important symbol of laboratory management and the construction of standardization and normalization， true record the development of the laboratory， and a summary of teaching experiments， scientific research and management， promote the laboratory evaluation on the later.

Key words： university laboratory； laboratory archives； laboratory management

1 概述

档案学是探索档案工作和档案事业的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法，它的应用有助于提高档案管理的科学水平，更有效的开发利用档案信息资源，为人类社会的进步服务。

学校实验室在学校的实验教学中承担着重要的角色，是老师和学生进行教学、科研的重要基地，实验室档案更是实验室重要的基础性文件，它记载着实验室建设和发展，是实验室科研研究和管理工作的经验总结。

实验室档案包括文字、图表、计算材料、报表、照片、影片等文件，科学有效的发挥实验室档案的主要作用，将为以后的教学科研提供重要的参考依据。

2 高校实验室档案建设的必要性

实验室档案建设是一项长期性、基础性的工作，在高校实验室建设与管理工作中形成的大量、宝贵的第一手资料，对于今后的工作考查、数据汇总、经验借鉴等具有重要的价值，为以后实验室建立长远的发展规划提供有力依据，是实验室建设标准化、规范化的重要标志。

第一，为实验室实施科学管理与决策提供依据。信息是决策的基础，决策是管理的核心。实验室档案包括实验室仪器设备档案、实验教学档案、实验室建设档案、实验室人员队伍档案等，其设计内容繁多。保存好这些资料将对实验室开展各项工作，总结实践教学经验，搞好科研工作有着重要的意义。

第二，促进实验教学的改革。作为日常教学的重要场所，可以为实验教学和科研项目的进一步深入提供了宝贵资源。记录好这些实验室档案，对探索好的教学方法，促进实验教学改革，提高学校的科研水平有着巨大的作用[1]。

第三，有利于实验室仪器设备的合理配置。仪器设备是能保证实验能正常开展的必须硬件条件，做好仪器设备的档案信息，可以全面、系统的了解实验室仪器设备的利用率、完好率等情况，在购置新的设备时，可以做到科学合理选择设备及其供应商，减少浪费，节省资金，为以后的教学科研提供有利保障。

3 实验室档案中存在的问题

第一，实验室档案管理制度不完善，各个高校在实验室档案管理方面并没有制定一个详尽、具体的管理制度，无章可循，不能对实验室档案管理工作起到一个有效的书面作用。

第二，实验室工作人员对档案管理方面的意识相对薄弱，缺乏专业的档案知识没有经过专门档案管理培训，而实验室档案又内容广泛、形式多样，专业特点突出，不能科学规范地对相应的实验室档案进行收集、整理、分类、归档等工作[2]。

第三，实验室档案管理手段落后。实验室档案管理采用传统的管理方式，操作慢且容易出错，利用也不方便，收集起来的实验室档案又多数堆放在实验室中，没有专门的档案保存室，很难保证档案资料的长期性。

4对策分析

第一，提高硬件配置。实验室每年都会有一定的经费，应该在这批经费里拨出一部分用于实验室档案工作的硬件配置，设立一些专门档案室、购置所需的文件柜、电脑，配备相应的电脑及安全软件，为实验室档案的存储提供好的物质保证。

第二，设立专门人员管理实验室档案。实验室档案工作是一个长期、稳定、繁琐的工作，应当对档案管理人员进行专门的知识和技能的培训，切实做好相关材料的收集和记录、归档工作，以防资料丢失损毁。

第三，加强归档意识。由于实验室档案管理人员基本都是兼职人员，没有意识到这项工作的重要性，应建立实验室档案管理制度，对实验室全体人员进行档案管理意识的普及，强调其重要性，给每位老师规定好每学期内容，定期上缴相关材料，并有专门管理人员组织此项工作。

第四，提高档案利用率。实验室档案建设工作不应当是一个摆设，建立好档案并且要利用好档案，才能突出这项工作的意义[3]。才能做好老师和学生的服务工作，进而为学校和学院的各项教学和科研所服务[4-5]，做有利于学校和社会的事情。

5 实验室档案的利用

实验室档案是学校的重要信息资源，管理好实验室档案是做好实验室工作的重要前提，它可以为实践教学的新探索、新成果、实践教学改革提供客观的科学依据，为老师和学生所利用。实验室档案管理人员定期都会对实验室档案进行整合、归档，建立完善各种检索工具和途径，方便需求者从不同层次、不同角度查找相关资料，为以后的教学科研服务。

6 实验室档案的保管

实验室档案管理人员应该根据档案的类别分别进行保存，切实做到有条不紊、井然有序，并做好对档案的保密和保护工作。对于电子版的档案，应有专门电脑进行统一存储，并在电脑上做好备份、设置密码防止被修改，防止因病毒侵染造成数据的丢失和损坏。对于有重要价值的档案，比如实验研究、经验总结、工作考查、工作规划等，应为长期保存。对于超过保存期的一些档案，由主管领导批准后统一销毁。

7 加强实验室档案信息化管理

近些年来，随着信息技术和网络技术的发展，高校的信息化建设也有了重大发展。所谓档案信息化建设，是指对档案信息资源进行数字化管理。实验室档案资料庞大繁多，传统的人工方式管理已经不能满足日常发展的需求，容易造成档案管理的混乱和人力物力的浪费。因此开发一个功能齐全、易于操作的实验室档案管理系统，使档案管理工作进一步走向规范化、数字化、现代化已经成为一种必然趋势。档案管理现代化具有占有空间小、储存信息量大、智能化等特点，可以大大提高管理人员的工作效率，减轻工作人员的负担。

实验室档案管理系统主要包括这几大模块：档案信息管理模块、档案信息采集模块、档案信息查阅模块[6]。档案信息管理模块主要是对档案资料的收集、统计；档案信息采集模块：主要是对纸质档案材料的采集处理功能；档案信息查阅模块：采用浏览器或服务器模式架构和安全加密方式，在校园网内部进行查询使用。

实验室档案管理系统，方便管理者能及时地收集、查询、整理其档案资料，为以后的实验室评估提供更好的服务，实现实验室档案管理工作的科学化和现代化[7]。

8总结

实验室作为学校重要的科研基地，会产生大量的珍贵资料。实验室档案工作细致复杂，应该制度严明、高度重视才能长期做好实验室档案工作。实验室管理人员应不断研究和探索，有强烈的责任心和热爱本职工作的精神，认真、周到、细致，以满足实验室档案管理的更高要求，全面为实验室服务，使实验室创造更大学术价值和经济利益，使实验室档案工作提高到一个新台阶。

参考文献：

[1] 林芷荫，徐国辉.高校实验室档案管理之我见[J].实验技术与管理，2003，20（1）：120-122.

[2] 任蜀焱，周小鹏，赵禾.高校实验室技术档案规范化管理浅探[J].兰台世界，2007（8）：52-53.

[3] 路玲.新时期高校实验室档案建设与管理的思考[J].决策探索，2009（7）：48.

[4] 吕玉卓.高校实验室档案规范化管理研究[J].农业基础科学，2010，22：26-27.

[5] 陈永霞，姚蓬.高效档案利用工作的几点思考[J].云南档案，2011（3）：51-52

[6] 李喜梅.浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭，2007（5）.

[7] 刘淑华.档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报，2002（12）.