浅谈现代化管理对企业科技档案管理人员素质的要求

任英姿

浅谈现代化管理对企业科技档案管理人员素质的要求

任英姿

近年来，随着档案信息载体日益多样化，企业科技档案的现代化管理手段不断加强，对档案管理人员的综合素质提出了越来越高的要求。如何提高企业科技档案管理人员的素质，适应企业档案发展新形式的要求，是当前亟需解决的问题。

制约档案管理人员素质提升的因素

企业科技档案管理人员主要存在的问题包括文化程度低、专业知识匮乏、知识面狭窄、计算机及外语水平差、思想观念老化、管理水平落后等。究其根源，主要有以下几个方面。

企业对档案的重视程度不够。由于档案管理工作属于服务性工作，长期以来，相当一部分人员甚至包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管保存的事务性工作，不是单位的关键部门，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”、不丢失、不泄露就行。忽视档案管理工作的思想在很大程度上体现了一些人对档案工作缺乏了解，已无法适应现代的管理需求。

管理能力薄弱，管理水平不高，人员流动性大，管理手段落后，对本单位所从事的专业了解不够。这些问题主要体现在一些工程项目档案的管理上。部分企业为了节省资金，低薪聘请无任何档案管理经验与计算机操作能力的编外人士从事档案管理工作。这些人没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等专业掌握得不够，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，往往不能及时整理归档或归档材料不全，影响了档案质量，一些归档的材料不够真实和准确。这些问题的存在，导致难以从根本上提升档案管理工作的效率与质量，在档案管理的各个阶段出现问题。

专业档案管理人员对本职工作的重要性认识不足。由于企业存在对于档案管理工作人员工作的重要性认识不够，导致档案管理人员自己对本职工作的重要性也存在认识不足。一些档案管理人员职业情感淡薄，敬业精神欠缺，业务不精，缺乏知识更新的主动性与自觉性，经常满足于自己已掌握的知识，实际工作中很少或不习惯将新技能应用其中，不愿花费时间和精力学习，导致工作能力下降，职业素养降低。很多档案管理人员日常工作拘泥于档案室，针对于档案方面的深入调查及工作上的新想法、新思路基本欠缺。

个别单位档案管理人员经常变化。单位档案管理人员经常变化，造成档案管理人员适应新工作时间较长，导致档案管理工作的开展不顺畅。而且在人员调换中，工作交接上容易出现纰漏，也会在一定程度上影响档案的完整性和准确性。

企业科技档案管理面临的新趋势

当今社会，企业科技档案管理事业日益重要，档案管理内容日益丰富，档案管理的信息载体日益多样化，随着科技档案管理现代化逐步推广，对档案提供利用的要求也日益提高。为了提高科技档案管理工作的效率，使之适应改革开放新形势的需要，提高科技档案管理人员的素质是现代档案管理工作的重中之重。

目前新形势下科技档案管理工作面临三大趋势。一是技术越来越先进，集中体现在档案管理中普遍采用计算机和网络技术，极大提高了档案管理的效率和效果；二是内容越来越丰富，主要是由于知识爆炸时代衍生出更多的信息，许多重要信息被纳入档案管理范围之内；三是分工越来越专业，意味着档案管理作为一门专业化管理工作，已在众多单位中得到重视和普及。然而，新形势下的档案管理也存在着保密、保存、保读取等难题，为档案人员的能力素质提出了新挑战。

科技档案管理人员应注重三个“强化”

“现代化要先化人后化物”，档案管理现代化是不断完善深化的过程。在这过程中，始终要依赖于档案工作人员素质的提高，主要应当从思想意识、知识结构和操作技能等方面着力。

强化自身现代化意识。在发展档案事业的过程中，科技档案管理人员要树立与时代发展和社会进步相适应的思想观念，最主要的是树立依靠科技进步和科学管理的观念。

由于历史原因，档案管理人员向来是以手工操作为主的作业方式。企业在改革开放形势的推动下，科技档案管理现代化，已从探索研究、规划设计开始走向试验和应用。档案管理人员应当抓住机遇，走上与时代发展相同的步伐，要把科学技术引进和移植于档案管理之中，依靠进步的观念，从实际出发，形成和强化现代化管理意识，才能为档案管理现代化的实现打下坚实基础。

档案工作者面对信息化的时代要求，必须自觉地从传统实体管理向档案信息管理发展，不能再像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全，要意识到自己的首要职责是以最高的效率提供档案信息服务。工作中，档案工作者应把加工和完善室藏档案、加强档案数字化建设，以满足档案利用者的需求为工作的主动力，把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重标准。同时，应开放自己的工作，通过与其他相关部门的合作来推进档案信息化的开发和利用，如实现档案部门、电子文件行成和计算机与信息管理部门三结合。

强化能力提升调整知识结构。实现档案管理现代化，要求档案工作人员相应地调整自身的知识结构，建造多元化知识结构，就是要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识结构。要全面系统地掌握档案专业知识，包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论和保护技术知识，根据档案的价值和社会各方面的需求变化，相应地做好档案收集、管理和开发利用工作。现代化科学技术成果的运用，迫使档案管理人员去学习和掌握科学技术的有关知识，其中尤为重要的是数学、计算机、生物学、化学、光学、物理学等学科知识，它们对档案管理现代化的实现更有直接的作用。

调整知识结构，一是在职培训和在实践中学习，使在职人员补上欠缺的现代科学知识和管理科学知识，从而提高理论水平和业务工作能力；二是调配一定数量的工程技术人员从事科技档案工作，由于他们较系统地掌握了现代科学技术知识，再补上档案专业知识，在各项工作中是能够适应的；三是调整教学内容，在档案专业的教学内容中增加一个学科，使新培养出来的管理人员的知识结构与现代化的需要一致。总之，通过调整知识结构，训练和培养出复合型专业人才，才能有效地提高科技档案管理人员的素质，适应现代化的需要。

强化掌握设计和操作技能。针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能，实现对档案的初步数字化和网络化过程。其次，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用，壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。

随着先进技术和手段的应用，企业的科技档案管理已出现一批专门从事现代化的管理人员：有系统分析和系统设计人员，系统软件和程序设计人员；有设备、仪器等硬件的检测维护人员；有机器设备的操作人员；还有大量从事由手工向机械操作过渡做准备的人员，即前处理工作人员。

总之，现代化技术和手段的采用，给企业档案管理人员提供了各种先进的工作手段。这就要求档案管理人员对所使用的先进设备的原理有所了解，并会具体操作，使先进技术和手段在档案管理多方面发挥作用。同时，档案管理人员应该加强学习，引进现代化管理技术方法，在档案管理中掌握使用这些技术方法的本领，在学习各种知识的基础上，努力提高自身的技能。

（作者单位：中铁二院工程集团有限公司档案馆）