人力资源档案管理问题的探讨

崔启顺

【摘要】我国人力资源和社会保障局虽然成立时间不长，但是服务对象非常广泛，档案信息资料很多，项目较为繁杂，为人力资源档案管理工作带来了巨大挑战。只要加强对人力资源档案的管理，提高管理的质量与效率，才能充分发挥出人力资源档案应有的作用。本文通过分析当前人力资源档案管理中的问题，提出了行之有效的解决措施。

【关键词】人力资源；档案管理；问题

近年来我国市场经济发展很快，人才逐步成为了各行业之间的竞争因素。人力资源和社会保障局承担着管理服务的职能，负责人才的调用和人才档案的管理，是为社会提供人力资源的重要场所。人力资源和社会保障局是否稳定发展，尤其是人力资源档案管理工作是否有效进行，对社会劳动人员的社会福利待遇情况影响很大。因此，要针对当前人力资源档案管理中的问题，积极探索有效的解决措施，为社会提供更加优质的服务。

一、人力资源档案管理的问题

（一）不重视人力资源档案管理。我国劳动人口数量极为庞大，人员结构也非常复杂，人力资源档案数量多、程序繁杂。在人力资源管理工作中，由于缺少硬件设备不够完善，导致很多档案归档不及时，甚至出现丢失的情况，无法保证人力资源档案的完整性。

（二）管理机制不完善。人力资源档案管理涉及范围很大，以往主要将人力资源档案分为不同类型，由不同部门负责保管。因为人力资源档案由各部门分配管理，让档案信息有一定共通性，需要各部门之间互相配合、高效协助。但是实际工作中各部门相互独立，很少进行沟通，因此人力资源档案管理难度很大。此外，由于分开管理档案，极大增加了管理人员的工作量，不利于人力资源和劳动保障部门的统一管理，难以满足现阶段社会发展要求。

（三）管理模式不先进。人力资源档案管理通常采取传统模式，将档案根据卷数整理，虽然较为科学合理，但是也有着诸多缺陷，尤其是档案数量的与日俱增，管理人员面对着日益增大的工作量，难免出现差错。并且档案由多人经手后，保存卷内容不明确，不利于后期的使用，加大了工作交接量。这需要人力资源和社会保障局积极创新档案管理模式，切实提升档案管理的效率。

二、人力资源档案管理的对策

（一）转变观念，重视档案管理工作。人力资源和社会保障局应尽快转变观念，提高对人力资源档案管理工作的重视。应进一步扩大档案管理宣传范围，政府相关部门要加大支持力度，逐步投入更多的人力、物力和财力。同时要重视综合档案室的建设，便于更好地收集、整理和加工档案资料，保证档案信息的完整性、真实性和准确性。要加快档案管理系统的建设，让人力资源档案管理工作规范化、科学化，以此发挥出人力资源档案服务社会发展的作用。

（二）加快机构建设步伐。当前人力资源档案数量越来越大，工作繁琐而复杂，必须安排更多的管理人员。人力资源和社会保障局要结合实际情况，优化档案管理人员配置，严格做好分岗分责，将责任落实到个人，确保安排足够的人员，为人力资源档案管理工作的顺利进行提供保障。同时还要从人力资源档案管理工作实际需求出发，合理设置档案室，完善设施设备，确保档案管理物资资源的科学合理分配，并加大对电子档案信息系统的应用，最大限度减少浪费资源的情况。

（三）加强档案的信息化管理。在人力资源管理工作中，还要采取信息化管理方式，加大对电子档案的应用，从而有效提升档案管理效率，这与传统档案管理方式相比，不会出现磨损、丢失的问题，能够长期进行保存。这样既可以节约资金投入，还让人力资源档案管理更加智能化、科技化、现代化，也简化了档案管理工作流程，减少档案管理人员的工作量，促进档案管理现代化尽快实现。对此先要确保档案管理的标准化，将现代信息技术应用到人力资源档案管理中，各部门要严密分工、密切配合、主动协作。在网络环境中，为实现人力资源档案的信息化管理，应将相应的标准统一起来，对网络沟通与信息共享工作进行规范，在人力资源档案信息的交换、传递和共享过程中，必须明确档案管理标准，并建立起完善的信息化档案管理体系。这样既能够有效提升人力资源档案管理的效果，还加大了档案资料的保护力度，避免出现丢失及被非法获取利用的情况。

（四）提高档案管理人员的素质。当前，人力资源档案管理人员年龄结构较大，知识体系落后，未能及时转变管理理念。随着人力资源档案业务的增加，先进设施设备的应用，对档案管理人员的素质与能力提出了更高的要求。因此，人力资源和社会保障局要提高重视，定期组织对档案管理人员的培训，让他们熟悉新的档案法律法规，切实增强法律意识与责任意识，转变管理理念，牢固掌握先进的管理技术与方法，以此实现人力资源档案管理工作的快速发展。此外，为从整体上提升人力资源档案管理队伍的水平，对队伍专业素质结构进行优化，需要尽快引进一批具备现代化管理理念、现代信息技术应用能力强的专业人才。

三、结语

总之，人力资源档案管理工作涉及范围广、任务繁重，为有效提升档案管理工作的有效性与高效性，要从现阶段人力资源档案管理工作情况出发，找到问题的原因，积极探索有效的解决措施。此外人力资源和社会保障局还要将各部门工作协调好，优化资源配置，建立完善的档案管理制度，并严格落到实处，提升人力资源档案管理工作的效果，为社会提供更好的服务，促进我国社会经济的发展。

【參考文献】

[1]张敏.人力资源档案管理问题与对策分析[J].人力资源管理，2016（01）：175.

[2]李娅.浅析人力资源和社会保障部门档案管理工作[J].办公室业务，2015（14）：63-64.