张家口市中小河流水文监测系统工程档案管理存在的问题及对策

滕丽娟

(河北省张家口水文水资源勘测局， 河北 张家口　075000)



张家口市中小河流水文监测系统工程档案管理存在的问题及对策

滕丽娟

(河北省张家口水文水资源勘测局， 河北 张家口075000)

张家口市中小河流水文监测系统建设项目涉及多家参建单位，从建设前期到竣工验收，期间形成的工程档案数量庞大。为提高档案管理工作质量，做到归档文件完整、准确、系统，本文针对张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案存在的问题提出了对策。

中小河流水文监测系统； 档案管理； 问题； 对策

工程档案是工程管理人员、技术人员在工程建设活动中创造的知识成果[1]；工程档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体面貌，对工程质量评定和工程竣工后维修、管理、改扩建具有重要的实用价值[2-3]。河北省中小河流水文监测系统建设项目投资大，周期长，内容多，工程位置分散。张家口市2011—2014年中小河流水文监测系统建设项目新建水文站8个、水位站7个、雨量站51个、巡测基地2个，改建水文站7个，涉及多家设计单位、施工单位和供货商，从建设前期到竣工验收，期间形成的工程档案数量庞大。为提高档案管理工作质量，做到归档文件完整、准确、系统[4]，本文针对张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案存在的问题，提出张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案管理对策。

1　张家口市中小河流水文监测系统工程档案的作用

张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案是从建设项目立项、施工到竣工过程形成的，具有保存价值的文字、图像、声像等各种载体的文件材料，包括前期建设文件、工程建设管理文件、施工文件、监理文件、设备文件、财务管理文件、法人验收文件和竣工验收文件等内容。工程档案是工程管理人员、技术人员在工程建设活动中创造的知识成果；工程档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体面貌，对工程质量评定和工程竣工后维修、管理、改扩建具有重要的实用价值。

2　张家口市中小河流水文监测系统工程档案管理存在的问题

2.1资料收集整理问题

工程资料收集与整理是工程档案管理的一项基础性工作，确保工程资料完整、准确是保证工程档案顺利通过验收的前提，同时可为今后的水文基础设施建设积累资料和数据。张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案原则上本着“谁形成、谁收集、谁整理”的方式进行管理，实际落实起来非常困难，工程资料收集和整理工作都是建设单位在负主要责任。首先，中小河流水文监测系统建设工程涉及多家施工单位和供货商，管理不便，各单位采用的表格形式无法统一；其次，施工单位只注重工程建设，忽视工程资料的整理和完善，工程资料规整严重滞后于工程建设；再次，监理单位的总监理工程师和监理工程师同时肩负几个地区水文监测项目的监理任务，工程地点分散，对施工单位工程资料监理不力，甚至监理资料也不够完整。

因工程资料收集、整理及归档工作与工程建设不能协调开展，施工单位和监理单位工程档案不完整，张家口市2011年中小河流水文监测系统建设项目后期档案整理工作繁重，进度明显滞后。

2.2案卷质量问题

案卷是一组具有有机联系的、保存价值和密级相同的文件材料的集合体，组织案卷应符合以下要求：立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内的主要联系，卷内文件材料的数量要适度，案卷厚度要适当，不宜过薄或过厚。张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案存在案卷分类不清、文件交叉存放、不能保持卷内文件有机联系的问题；根据河北省水利厅档案处要求，每个案卷文种应不超过3个，厚度以3～5cm为宜，张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案有些案卷包含4个文种，厚度达到6cm，不够规范；根据河北省水利厅档案处要求案卷题名应包含项目名称、案卷主要内容和文种三部分，且首行空两格，张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案案卷题名不够规范；此外工程档案还存在卷内文件页码漏编、卷内目录填写不够规范等小问题。

2.3档案管理体制问题

张家口市中小河流水文监测系统建设项目实施阶段之初，河北省张家口水文水资源勘测局领导和工程技术人员对工程档案重要性认识不够，项目组人员配备不足，工程档案管理体制不完善。工程档案管理人员由其他管理人员兼职，没有设立专职档案人员，没有专门的档案工作场所，档案保管达不到“八防”要求。工程各参建部门之间缺乏交流沟通，工程项目管理和技术文件资料存放分散，某些档案资料流向不清，工程资料有丢失等情况，档案质量、安全达不到保障，档案管理工作严重脱节。

2.4档案管理模式问题

最初阶段，张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案管理模式过于传统，相关规章制度不健全，工作程序不规范，建设单位和监理单位未履行监督、检查、指导等职能。由于参建单位多，档案标准得不到统一，归档的工程档案质量参次不齐，格式、内容不尽相同，给建设单位档案管理带来一定负担。工程档案管理措施不完善，缺乏对现代管理方法的研究和思考，计算机仅能发挥打字、存储功能，电子档案管理模式发展缓慢。

3　张家口市中小河流水文监测系统工程档案管理对策

3.1建章立制

张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案管理制度改革后，严格按照水利部《水利工程建设项目档案管理规定》和国家档案局、国家发改委联合印发的《重大建设项目档案验收办法》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进行管理。河北省张家口水文水资源勘测局作为项目法人直属单位和运行管理单位，直接负责张家口地区中小河流水文监测系统建设项目的组织实施，专门成立水文工程项目建设管理办公室，由项目管理办公室全面负责工程档案管理工作，明确档案工作主管领导和专职档案管理人员，建立档案人员责任制度，确保档案管理常态化、同步化；建立档案借阅登记和定时归还制度，以防工程资料丢失。

3.2加强档案收集工作

中小河流工程各阶段相互衔接，年度实施任务紧迫，须加强档案收集工作，确保工程验收。充分发挥建设单位监督协调作用，由建设单位牵头以集中办公方式，在工程开工前审查开工令、开工申请、施工组织设计，以及人、材、机报审和进度计划报批等资料是否完整、齐全，并对各参建单位档案收集范围、归档质量和归档时间作出明确要求；在施工中、完工后挑选关键阶段由建设单位组织各参建单位进行工程资料整理、问题集中处理，对各单位工程档案收集情况、归档质量作出评价，确保各参建单位履行档案归档移交责任。

3.3确保立卷质量

中小河流工程档案整理立卷质量是工程档案管理和利用工作的保证，各参加单位应严格做好职责范围内的工程档案整理、组卷、编目、保管工作，按照“遵循档案形成规律，保持档案资料有机联系”的要求进行组卷，保证工程档案形成一个分类清晰、连续成套的整体。采取档案工作专家现场演示、业务咨询等方式，对中小河流工程档案业务工作进行指导，规范工程档案整理立卷工作，统一档案管理标准和操作方法。

3.4加强档案管理人员业务培训

加强档案管理人员业务培训，深化档案管理人员对工程档案管理理论和方法的学习，增强档案管理人员的业务能力和文化素质，使档案工作人员熟悉档案整理和立卷操作方法。对档案管理人员进行工程建设、项目管理专业知识培训和网络与计算机知识培训，优化档案管理人员知识结构。

3.5改善档案保管条件

为改善工程档案保管条件，档案室配备密集架、灭火器、温湿度计、空调、除湿机等一系列设备，保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等“八防”要求。同时，要求档案管理人员做到各类档案条目清楚、存放有序、管理规范，杜绝发生档案资料丢失、损坏、泄密等现象。

3.6向电子档案发展跨越

张家口市中小河流水文监测系统建设项目工程档案应推行计算机管理技术，适应工程项目现代管理模式，根据水文监测系统工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行工程档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案收集、保管、利用规范化、有序化，建立电子档案数据库，提高档案管理效率。

4　结　语

张家口市2011—2014年中小河流水文监测系统建设项目投资大，工期长，工程地点分散，项目分年度建设实施，涉及多家参建单位，从建设前期到竣工验收，期间产生大量工程档案。建设初期，参建单位在工程档案管理方面经验不足，存在诸多问题，本文针对工程资料收集、立卷、档案管理制度与模式存在的问题，从建章立制、资料收集、保管等六个方面提出了改进工程档案管理的对策。

[1]李秀红.关于建设项目工程档案管理的思考[J].工程与建设，2010(24)：718-720.

[2]张亚红.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作[J].科技信息，2009(21)：349.

[3]康保娟.工程档案在工程建设中的重要性[J].中国港湾建设，2010(2)：77-78.

[4]张晶晶.浅议水利工程档案管理工作[J].科学管理，2009(3)：71-73.

Problems in engineering archives management of small and medium-sized river hydrology monitoring system in Zhangjiakou and countermeasures thereof

TENG Lijuan

(HebeiZhangjiakouHydrologyandWaterResourcesSurveyBureau,Zhangjiakou075000,China)

Small and medium-sized river hydrology monitoring system construction project in Zhangjiakou is related to many construction units. A lot of engineering archives are formed from early stage of the construction to completion acceptance. In the paper, countermeasures are proposed aiming at the engineering archives problems of small and medium-sized river hydrology monitoring system construction project in Zhangjiakou in order to improve archives management work quality and achieve complete, accurate and systematic file archiving.

small and medium-sized river hydrology monitoring system; archives management; problems; countermeasures

10.16616/j.cnki.10-1326/TV.2016.03.023

TV512

B

2096- 0131(2016)03- 0082- 03