浅谈水利工程建设项目档案管理

2016-04-08查燕陕西省水利工程建设监理有限责任公司陕西西安710032

陕西水利 2016年4期

关键词：档案资料水利工程资料

查燕（陕西省水利工程建设监理有限责任公司陕西西安710032）

浅谈水利工程建设项目档案管理

查燕
（陕西省水利工程建设监理有限责任公司陕西西安710032）

水利工程档案管理工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。本文通过分析水利工程档案的基本概念及特点，对水利工程档案的验收与保管的工作特点进行了总结，并对水利工程档案管理工作提出了相应的建议，以期为水利工程档案管理工作提供依据。

水利工程；项目档案；管理

1　水利工程档案的基本概念及特点

水利工程是指防洪、除涝、灌溉、发电、供水、围垦、水土保持、移民、水资源保护等工程（包括新建、扩建、改建、加固、修复）及其配套和附属工程的统称，其具有规模较大，技术条件和施工条件较为复杂，工程项目周期较长等特点。

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它包含从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、验收等工程全过程及政府参与单位、建设单位、咨询设计单位、监理单位、施工单位、采购单位和运行单位等工程参与者的全方位资料文献的收集、整理、归档、移交、验收与保管等工作。它除一般档案资料的成套性、专业性及真实性等特点外，还具有工程资料收集的广泛性、设计及施工的整编复杂性、整体项目资料的周期较长等特点。

水利工程档案工作贯穿于水利工程建设程序的全过程。工程建设实施主体单位必须对水利工程档案工作负总责，要认真学习档案管理的相关规定，安排专职档案管理人员具体负责档案管理工作，做好档案的收集、整理、保管工作，并加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

2　水利工程档案的收集与整理

2.1水利工程档案的收集

水利工程档案的收集工作的要点在于及时准确完整。水利工程建设项目的档案工作要与水利工程项目建设进程相同步，项目申请立项时，即安排专职档案管理人员开始进行文件材料的积累、整理、审查工作。随着工程实施进展，参建单位逐渐增加，资料收集的量大幅度提升，各参建单位都应安排专职档案管理人员负责本单位的工程资料的收集，特别是在工程进入具体实施阶段时，工程建设的信息流通量将成为最大值，各种的建设信息开始在参建单位来往来流通，各单位的资料管理人员应将各种工程信息资料收集起来，而此时的管理工作要点就在于及时准确完整的资料收集，就是工程档案收集的重中之重，严格意义上说档案的收集过程不允许资料人员随意更换。如不能及时准确完整的收集资料，将会造成工程资料的缺失性或不准确性，甚至是错误性，这样会对整体工程建设造成延误或者错误。因此工程档案的收集贵在及时准确完整。

2.2水利工程档案的整理

档案的整理工作要点是条理有序分类管理。档案的收集过程可以说是简单的劳力过程，而档案的整理则具是一个具有智慧的结晶的脑力过程。工程建设过程中大量的信息错综复杂，如何将大量无序庞杂的信息绘制成条理清楚的工程资料，就需要档案管理人员根据自身单位的特点，结合工程建设的特性，条理有序的将收集来的资料进行分类整理。在工程施工高峰期时，工程资料往来频繁，没有条理有序的分类管理，工程建设的管理者人员不能准确查找信息资料，就如大海捞针一样，不能作出合理的指导意见，无法推动工程建设的顺利实施，甚至有可能造成工程上的损失，只有经过档案管理人员的条理有序的分类管理工程资料，才能给工程实施提供准确可靠的技术资料保障，最大限度的满足工程进展要求，促使工程向着高效有序的方向顺利迈进。因此，条理有序分类的管理工作就是工程档案的整理工作重点所在。

3　水利工程档案的归档与移交

3.1水利工程档案的归档

水利工程档案的归档工作的要点在于规范性。水利工程档案的保管年限分为永久、长期、短期三种。工程建设的参建各单位对工程档案的归档工作应严格按照《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的原则规定执行，确保工程档案资料符合规范要求。特别是工程竣工图纸归档应符合《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求，进行统一折叠。对于电子文件的整理、归档应当参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。如果水利工程档案不能按照规范化实施，水利工程档案就无法进行统一管理，更谈不上水利工程档案的验收。只有加强水利工程档案归档的规范性，才能便于档案管理工作有效实施，才能进行统一水利工程档案的管理工作，最终形成规范的水利工程档案。因此，水利工程档案的归档在于规范性。

3.2水利工程档案的移交

水利工程档案的移交重点在于认真细致。建设单位应与设计、监理、施工、采购单位等相关单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确档案移交内容、载体形式、移交套数和时间等要求。水利工程档案交接时，交接双方必须认真细致地核对目录与实物，并由经档案管理人员签字，同时加盖工程单位公章予以确认。在工程档案资料移交后，工程档案资料将完全由建设单位予以管理，如果在交接过程中，因麻痹大意造成工程资料的遗漏，将很难予以发现补充；只有经过档案人员的认真细致的核对，才能避免犯低级错误，才能实施水利工程档案的验收工作。因此，水利工程的移交重在认真细致。

4　水利工程档案的验收与保管

4.1水利工程档案的验收

水利档案验收的要点就是程序性。水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，必须其纳入工程建设的质量管理程序。工程建设的质量管理部门应按照建设管理程序，认真把好档案的质量监督检查关，档案验收由项目竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责组织。水利工程档案验收前，建设单位基本实现了档案的集中统一管理，档案验收依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》，完成了自检工作，并达到规定的合格以上分数。而后提出验收申请，申请验收包括建设单位开展档案自检工作的情况说明、自检得分数、自检结论等内容，并将建设单位的档案自检工作报告和监理单位专项审核报告附后。最终，档案验收的组织单位应会同国家或地方档案行政管理部门成立档案验收组进行验收，形成验收意见，并报国家或省级档案行政管理部门备案。只有档案验收通过后，才能进行或通过竣工验收，而档案验收的关键在于工程建设程序，严格按照工程建设程序，才能搞好档案验收工作。

4.2水利工程档案的保管

水利工程档案保管的重点在于标准化配置及保密性。水利工程的档案的档案资料繁多的特点，建设与运行单位应充分考虑档案资料的存放条件，配置适宜安全保存档案的专门库房，室内必须清洁卫生，要有防光、防盗、防高温、防火、防尘、防鼠、防虫等设施，定期检查电器设备、消防器材等设施，保证安全可靠实用，档案室里柜橱要按类、按序编号排列整齐，便于通风顺畅。根据国家档案局指定的永久保管档案分一级、二级、三级管理的标准与管理办法，结合水利工程特性，水利工程档案也应分级管理，对于专业性较强或者需要保密的档案，严格按照保密制度办理，杜绝一切人为因素造成的泄密事件，确保水利工程档案的保管正常进行。

5　水利工程档案的作用与建议

水利档案的作用在于工程建设前期，能及时提供给建设管理者以明确的指导意见；在工程建设过程中，对工程建设中需解决的问题及时提供解决方案；在工程建设后期，能对存在的工程缺陷及时予以修补；在工程运行期，对工程建设能提供有力的证据，总结工程经验，确保工程顺利运行实施。

针对水利工程档案的在工程建设全过程中的重要作用，本人就现行档案管理工作提出几点建议：

（1）水利档案工作是政府参与单位、建设单位、咨询设计单位、监理单位、施工单位、采购单位和运行单位等工程参与者的全方位资料管理的过程。因此参建的各单位应当增加档案管理人员的培训力度，特别是在重大水利工程建设过程中应配有专业化的档案管理人员从事或指导工程档案的管理工作，从根本上解决档案管理工作中出现的低级、幼稚的失误，减少因档案管理失职而造成的工程建设过程的反复或错误，杜绝工程出现重大事故，使工程建设安全稳妥的顺利实施。

（2）水利工程档案从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、验收等建设周期较长的管理过程，应当加大档案管理的资金投入，特别是在存放工程档案资料保管条件、资源配置等方面，应该严格按照档案管理存放的标准化要求进行配置，减少因存放条件不到位造成保管的资料缺损，甚至发生不可挽回的资料损失，同时要求管理人员严格执行保密制度，严防因泄露造成的影响水利工程建设的直接损失，使工程建设高效有序的实施完成。

（3）随着科技的不断发展创新，水利工程档案的管理也应与时俱进，结合科技发展的步伐，水利工程建设管理中增设电子档案的管理，这样不仅仅节约大量的人力与财力，而且为工程建设更为高效的运转提供了有利的工作平台。同时电子文档必须采取足够的防攻击检测、安装放火墙、防病毒软件、防磁、物理隔离等安全措施保证电子文件的真实可靠，防止文档的破坏及篡改，切实做到真实可信，并与文书文档同时予以保存，以便后期的查证。