浅谈在文书档案管理工作中提高计算机管理的运用

赵思媛

摘 要：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成。随着计算机及其网络技术的不断更新发展，先进的计算机技术等自然而然地成为提高文书档案管理工作的重点，基于计算机的文书档案管理优势是传统的文书档案管理方式所远远无法媲美的。全面提高计算机在文书档案管理工作中的运用，可以实现文书档案科学管理，加强文书档案管理质量，切实发挥文书档案的作用，全面提升文书档案管理和利用水平。

关键词：文书档案；现代化；计算机管理

文书档案是档案工作的重要组成部分，它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成。随着改革的持续推进，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应社会发展的新形势，确保文书档案信息的有效性和准确性，这是文书档案管理工作的要求及发展方向。随着科学技术的快速发展，计算机的推广，文档档案管理工作越来越离不开对计算机的运用。下面，本人就如何在文书档案管理工作中提高计算机管理的运用浅谈如下：

1 文书档案运用计算机管理的优点分析

（一）提高办公效率

传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用計算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。计算机文书档案管理系统一般包括文件管理、档案管理、资料管理、主题自动标引、自动立卷及各种图形、图像的原件扫描和多媒体信息光盘存储、全文录入、智能模糊检索等多项功能。通过不同功能模块对文书档案资料进行逻辑分类、组卷、打印等。档案人员和文书人员在同一系统中进行相关操作，不但减少了许多重复录入等工作，同时使文档工作人员劳动强度大幅度下降。

（二）改善案卷质量

在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。现有的文书档案内容繁琐、形式多样、分类细、费时又费力，档案工作人员经常要加班加点，有时还要抽调人员帮忙，案卷质量却难以保证。文书档案管理人员通过使用计算机管理系统，可以提高组卷的效率和质量。由于这种组卷方法可以做到标题准确，且文件著录、标引规范，从而克服了组卷的随意性，使归档材料的完整齐全率有了保证。加之公文处理系统的平时登记，就是应归档文件清单。文书档案管理工作人员根据计算机所列的清单确定归档文件，防止了遗漏，确保了案卷的原始性、真实性。

（三）改善重新修改效率

使用计算机操作来进行对文书档案的管理在对已整理归档后的文书重新修改时也带来了很大的方便之处。在过去人工操作管理文档的时候，若要对整理归档后的文件进行修改就必须要对这些文档进行拆卷重做，这样会造成管理工作者的工作变得繁琐。但是，在使用计算机操作管理后，文书的修改便显得容易轻松得多了。修改文件时，管理者只需通过键盘操作，轻轻一按就可了事，整个流程进行得快捷多了。而且，在计算机的使用上，由于文书档案的资料已转变为电子版的文献信息，这在网络技术的帮助下，利用计算机的检索功能来对文书档案的资料进行检索修改，这无疑是大大提高了文件的查准率，可以说，这样的优势是传统的文书档案管理方式所远远无法媲美的。

（四）利于信息资源开发利用

文书档案整理完毕后，由于组合分类装订工作滞后，不但造成文书档案有所损坏，也给文书档案在今后的使用中造成借阅困难、复印不便、保密不严等管理上的失误。计算机中可直接读取原文，减少了档案取出查找的次数而造成的磨损，最大限度地延长档案的使用寿命；可直接查找所需的资料，克服了以往查阅者在查找的过程中自由翻阅整本案卷中无需的文件，从中起到了一定的保密作用，对解密的档案可做到资源共享；直接打印原文给查阅者，这样就避免了复印时对档案的损害和可能发生的泄密情况。

2 提高文书档案计算机管理运用的对策分析

（一）加强在职教育，提高文书档案管理人员运用计算机管理运用能力

1. 增强管理意识，提高工作认识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。

2.坚持不懈，做好基础工作。 文书档案的管理工作做得好与不好对其文献资料的日后运用影响很大，都说万丈高楼平地起，要做好文档的管理工作就要从其最基本的要素开始。这就要求管理工作人员从基本做起，全心全意对待文档管理工作的每一个细节坚持不懈地做好文书档案管理的基础工作。

（二）基于计算机管理，充分发挥计算机在文书档案管理中的作用

1.处理好电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。

2.处理好电子档案的生效和次组合资料。首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再需要注意的是，在运用现代化技术，利用计算机整理文件时，次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。通过建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。

3 结语

随着科学技术的不断发展，文书档案管理工作的重要性无可厚非，针对当前发展新形势，文书档案管理呈现出的新的现代化发展趋向，文书档案管理正在从过去手工操作的模式逐步地向使用计算机操作的模式过渡，全面提高计算机在文书档案管理工作中的运用，可以实现文书档案科学管理，有利于实现文书档案管理的规范化、标准化，加强文书档案管理质量，切实发挥文书档案的作用，全面提升文书档案管理和利用水平，充分发挥文书档案的功能，真正实现其应有的价值。

参考文献

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[2]洪静.如何做好文书档案工作[J].黑龙江科技信息，2010，（10）.

[3]周晖蓉.文书档案管理的办公自动化应用[J].内江科技，2006，（3）.