事业单位档案管理中常见问题的思考

刘瑜

摘 要：目前我国事业单位档案管理工作依然存在着一些问题，这些问题与档案管理者自身能力欠缺、事业单位部分领导不够重视有着直接的关系。虽然事业单位档案管理现状不容乐观，但是由于国家重视程度不断提升、档案人才培养逐渐正规化，相信我国事业单位档案管理水平定会提升一个层次。本文主要通过对问题与解决措施的介绍，探讨了事业单位档案管理工作，希望有所帮助。

关键词：事业单位；档案管理；常见问题；思考

尽管事业单位档案管理还存在一定问题，但都是并不难解决的问题，只要事业单位以及管理人员意识到其重要性并加以重视，依照有关法律制定有关制度，并且能够将制度彻底执行下去，同时留有一部分资金用于档案管理办公建设，相信一段时间后，事业单位档案管理工作很多问题都会迎刃而解，整体水平有一个跨越式的上升。

1 事业单位档案管理的常见问题

档案管理工作不仅仅涉及到管理性问题，还与服务领域、政治领域有一定的关系，因此处理好事业单位档案管理方面的问题并不简单，需要综合各方面考量。现阶段，由于内外因素的影响，事业单位档案管理还存在着比较多的问题，这些问题的存在严重影响了档案管理事业的发展。

1.1 制度实施不彻底、多浮于表面

现如今，事业单位档案管理面临的比较严重的问题就是管理制度实施不彻底，很多时候都是浮于表面，这与事业单位档案管理人员自身的重视程度不足有很大的关系。尽管国家针对档案管理工作颁布了有关法律法规，但是地方事业单位档案管理部门却没有依据有关法律法规制定管理制度，有些事业单位虽然制定了管理制度却未能有效实施，制度也成为了一纸空文。由于事业单位业务比较多，很多人负责执行各项任务，并未重视档案管理工作，因此导致事业单位档案收集不够全面，时常丢失，而另一方面大量的档案未能及时处理堆积如山，非常的杂乱。某些外借档案并未及时催还，有借无还现象非常普遍，某些借阅人员擅自涂改档案中的信息，这对档案的真实性造成了非常不利的影响。

1.2 档案室基础设施建设水平比较低

现阶段信息技术已经普及到各个领域，大大提升了各个领域的工作处理效率，但是我国目前 很多事业单位档案管理工作都未能应用信息技术，通常都是手工整理、收集，不仅管理效率一直比较低，失误率也比较高。另外，档案管理办公地点其他方面的基础设施也非常差，比如档案柜使用多年迟迟未能更换，这严重影响了档案管理的整体效果。虽然某些事业单位已经购进了计算机，但是计算机的用途仅限于录入输出，并没有发挥其他用途，管理人員依然应用传统的纸质阅档的方法。更有甚者档案室与办公室、接待室并不分来，都在同一个房间，整体环境非常简陋，办公条件非常差，设备老化现象严重，同时还没有先进的档案保护设备，这对档案日后的应用产生非常大的消极影响。

1.3 档案管理人员业务能力不高

由于比较多的事业单位对档案管理工作并不重视，很多单位领导认为档案管理只是收集收集资料进行归档即可，并不需要专业人员，因此也就没有重视对专业人员的培养。大量的调查发现事业单位中绝大部分从事档案管理工作的人员都未曾接受过正规档案管理教育或者是培训，只能够从事一些比较简单的工作，至于深层次的知识，如归档要求、档案管理意义、装订等不甚了解，整体的档案收集意识非常差。有些事业单位人员不足，通常是一人兼多职，因此档案管理者的压力比较大，还有鞋事业单位档案管理工作人员流动过于频繁，难以形成稳定的团队。事实上，档案管理工作是一项对工作人员的专业素质要求非常高的职业，不得不提的是，现如今事业单位的档案管理人员绝大多数不具备相关的工作经验和专业的档案管理理论知识，无论在专业素质还是文化层次上都有欠缺。知识结构的不合理是一方面，档案管理人员素质不高的另一方面表现在他们的工作态度上，由于上级管理人员对于档案管理工作重视程度不够，很多管理人员工作积极性也不够高，工作态度消极散漫，人浮于事，极大地降低了档案管理工作的效率，影响了档案管理信息的收集与处理。

2 事业单位档案管理的创新举措

要克服上文中所列举的事业单位档案管理的不足之处，对档案管理进行创新性管理，首先需要事业单位的相关负责人转变思想，认识到档案管理的重要性，从制度上入手，在单位内部建立完善的档案管理系统，加强对档案的有效利用，采用先进的档案管理技术，并选用专业性强、素质过硬的专业人员进行管理。

2.1 提高认识程度，明确职责

要使事业单位的档案管理制度有条不紊的进行，必须在事业单位内部建立起完善的档案管理制度，从制度上明确档案管理人员的相关职责。事实上，对档案管理工作加大宣传力度是做好工作的前提条件，但是这种宣传也必须建立在完善的机构上。有关部门要通过宣传，提高事业单位各级领导干部对于档案管理工作的认识，还应该完善档案管理机制，明确各个负责人的相关责任，也可以根据内部机构的设立配备兼职性质的管理人员，在单位建立起一个档案管理的网络，提高档案管理的效率。

2.2 建立现代化的档案管理体系

加强对事业单位档案创新性管理的一个非常重要的内容，就是要将计算机技术引入管理过程中，提高管理工作的准确性，从而使档案管理适应现代化的发展。在档案管理过程中引入计算机网络技术，还必须要加强对管理人员的培训，强化他们信息化技术操作手段，使他们能够熟练地运用计算机网络技术，完成档案管理的自动化和电子化处理。

2.3 培养专业的档案管理人员

上文提到，档案管理是一项技术性很强的工作，因此，要做好事业单位的档案管理工作，必须重视人的力量。首先要为单位招纳业务技术过硬的管理人才；其次，要加强对管理人员的岗前培训，使他们能够更好的熟悉和处理相关的管理工作。培训内容应该分为两个部分，一要加强其专业领域方面的培训，结合事业单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好的结合；二要加强对其工作态度的培养，改变以往做一天和尚敲一天钟的工作心态，将激励机制引入到档案管理工作中来，提高他们的工作积极性。

3 结语

综上所述，可知由于事业档案管理工作常见问题都比较有针对性，因此只要工作者采取针对性的措施基本上都能够解决。只是有些问题由来已久，即便有非常好的针对性措施，也需要一段时间去改变，因此事业单位档案管理工作者一定要有心理准备，面对困难能够迎难而上，不要畏缩不前。

参考文献

[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J]. 科技创新导报. 2011（20）

[2]张兵.浅析事业单位档案管理现状及创新对策[J]. 才智. 2011（18）

[3]刘晓卿，肖燕.医院档案综合管理的意义及对策[J]. 现代医院. 2005（12）

[4]焦凤英.新宾召开农村（社区）档案管理规范化建设动员会[J]. 兰台世界. 2010（15）

[5]李美玉.社区卫生服务中心的档案管理规范化研究[J]. 世界最新医学信息文摘. 2015（83）