小议环境监测档案的管理

彭红梅

摘 要：环境监测是环境保护工作的重要组成部分，起着支撑决策、服务民生的重要作用。本文结合笔者实际工作经验，对工作中遇到的环境监测档案管理问题进行简要探讨，并分析原因及研究解决对策，以期为环境监测的档案管理工作做出应有贡献。

关键词：环境监测；档案管理；重要性；存在问题

档案是指人类在各项工作中形成的具有历史价值的各种形式和载体的原始记录。档案是反映各行各业工作过程的重要凭证，并对各行业的工作具有重要的参考价值。因此档案保密管理是档案工作的主题和根本任务。从事环境监测工作形成的大量监测合同、监测布点、采样、分析测试的原始记录、监测报告、环境监测站变迁过程中留下的各种资料等重要档案，对环境保护有极大的参考价值，因而在环境监测日常档案管理过程中，采取科学合理的方法，确保档案的安全、保密管理是至关重要的。

1 环境监测档案的重要性

环境监测档案资料是环境工作的历史记录，是国民经济建设、环境科学研究不可缺少的基础资料。首先环境监测档案是真实记录了不同历史时期环境监测原始数据和环境状况的成果资料，以及随之产生的各种技术信息，是各种类型环境现象的历史再现，反映了当时监测机构的监测水平和发展状况。环境监测档案为了解历史上已经发生的各种环境状况和数据，借鉴过去已有的技术成果进行有目的的、有针对性的环境评价，为政府决策、科学研究提供依据。其次，随着环境监测档案的建立，自然记载了业务人员的学术思想、工作成果和人类认识、保护、治理环境污染的全部动态过程，其中也包括了成功的经验和失败的教训，正是由于它真实的、直接的记录了环境监测工作活动全过程，因此具有其它科学技术成果载体不能比拟，也不能替代的精神和知识产品，这些产品决定了环境监测档案在未来社会经济发展中的地位和作用，各级政府部门和环境部门进行科学决策、制定环境保护计划、开展生态环境保护研究以及环境管理都离不开这些历史积累的环境监测档案资料。

2 目前环境监测档案管理中的主要问题分析

目前，环保档案工作还存在政策机制有待完善、基础能力不强、资源保障不足、队伍培养不力、专业水准不高和开发应用不够等问题。

1.档案工作发展极不平衡

目前，环境保护机构由于受职权、资金、场地、人员紧张、管理制度薄弱的影响，导致各环保单位档案工作的发展极不平衡，进而使得人们对档案管理工作的重要性和意义认识不足，在日常工作中不注意环保档案资料的收集和整理。在实践中，一些有财力作保障的单位可以投入几万甚至十几万改善和加强档案室的软硬件设施建设，实现档案工作的规范化、标准化；而有些单位连最基本的档案保管条件都无法保证。这是造成环保单位档案工作不能在同一水平线上均衡发展的主要原因。

2.档案人员的素质难以适应档案管理的要求

逐步建立健全起来的档案管理各项规章制度，使档案工作无论在管理方法还是在档案文件的形成、收集、管理、保管、利用、编研等方面都有章可循。但是，在环保部门档案管理人员中，尤其在基层环保部门，却存在“三多一少”的现象，即非档案专业毕业的多、兼职的多、没有参加过专业培训的多，系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才极为缺乏；而且，档案人员往往身兼数职；此外，老档案员相继离岗后，新任人员还较缺乏管理方法和经验。最重要的是，计算机技术、缩微技术、网络技术等现代化科学技术在档案工作中的逐步推广应用，也给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战。

3.环保档案管理系统分散，加工处理效率较低，收集系统和使用效益较差

因没有统一要求和严格的规范管理，有些科研人员忽视了科研文件材料的形成、积累、整理和归档是科研的一部分。科研论文，报告出来了归档，但其他材料及原稿却未附上。另外，由于靠层层上报汇总，缺乏管理，满足于报数据，造成信息分散，系统不配套。没有建立有效的综合分析手段和方法，信息资源不能共享等问题，大大降低了档案效益发挥。

3 加强环境监测档案的科学管理

1.建立科学的环境监测档案分类体系

环境监测工作技术性强、涉及面广、工作量大，建立比较科学的档案分类体系，才能够较好地达到保存信息、方便调阅的目的。

（1）监测技术档案材料：包括国家规定的环境监测基础词汇，国家和上级业务部门下发的监测技术规定，现行方法标准、环境质量标准、污染物综合排放标准、环境监测计量认证基础材料、《质量管理手册》等。

（2）监测工作档案材料：包括大气、水体、噪声、废气、废水、土壤、生物、放射性等监测原始材料、监测报告、各种报表、环境影响评价材料、“三同时”和治理验收等方面的监测数据，以及各种污染事故纠纷技术仲裁监测资料。

（3）仪器设备档案：包括监测、分析的各种仪器设备台账说明书、检定书、使用、维修情况说明等。

（4）监测安全管理档案管理材料：包括样品购置、使用记录、剧毒、易燃易爆药品定人定岗管理规定，化验分析安全启示，酸、碱、剧毒试剂使用及意外情况记录。

2.提升环境监测档案管理人员的素质和能力

（1）具备熟练的档案管理知识，熟悉环境监测档案管理使用的要求：这里包括档案的索引建立、档案标签的书写、档案的存放等方面内容，尤其要熟悉环境监测档案内容去伪存真、知道环境监测档案保存的年限，出借的手续和程序的内容，是环境监测档案管理达到完整性、代表性、系统性的要求。

（2）必须具备较高的责任心：环境监测档案管理利用工作是一种复杂繁琐的工作、重复率很高，这就要求管理人员要有负责的态度，对环境监测档案进行科学的保存与管理，并认真对待每一个需要这些档案的人，在保证档案不被损坏的基础上充分利用这些档案，使之能够为环境保护和经济建设服务。

3.不断完善环境监测档案管理制度

（1）严格遵守《中华人民共和国档案法》、《环境保护档案管理办法》、《环境保护档案管理暂行规定》及《全国环境监测管理条例》等各项规定，以此为基础完善本部门、本系统的环境监测档案管理制度。

（2）完善环境监测档案管理制度的各项内容，包括建立定期归档制度，以确保环境监测档案所含信息的完整性、真实性；建立借阅登记和保密制度，保证外借档案所涉及的各种价值资料不被泄漏，做好相关的监督工作；建立定期销毁制度，将没有保存必要的监测档案在相关负责人批准的情况下，由二人以上及时销毁。

4 结语

环境监测过程中产生的各项环境监测数据、资料既是对历史不同形式的记载，也是环境监测档案的形成过程，环境监测档案的主要内容是用监测数据来客观真实地記述和反映环境质量，为环境保护及规划、科研等工作提供依据。作为环境监测档案管理人员，必须充分认识到环境监测档案安全和保密管理的重要性，严格按照国家和档案管理法规制度建章立制，加强学习积极提高自身素质，并在工作中认真探索档案管理的好办法，不断创新档案管理新思路，确保环境监测档案管理的安全和保密，为社会和本单位提供更多有价值的信息资源。

参考文献

[1]王丽.谈档案管理工作的重要性[J].图书与档案，2010年第23期第242页.

[2]李水萍.析档案安全和保密管理工作[J].商品与质量理论研究，2011年第12期.

[3]陆义红.环境监测档案的价值.科技信息，2010（11）.