谈收集工作是档案管理的实际起点

韩美凤

摘 要：收集，即把应集中保存的档案收进到档案室或档案馆中的工作活动。它是档案管理工作的实际起点，对整个档案管理工作具有重要的基础意义。

关键词：档案工作；收集；管理

1 接收与征集、搜集——收集方式的“正规军”与“游击队”

收集，是一个极普通的社会生活用语，即收拢、集中的意思。但在档案工作中它有其特定专业性含义。它实际上是指档案收集工作的两大方式——接收与征集、搜集。接收可理解

为收集一词中的“收”，征集、搜集可理解为收集一词中的“集”，合称“收集”。接收作为一种收集方式，显然具有强制性，其中又由移交和接收两个对应的方面构成。档案的接收就是指社会中的各有关组织必须按国家的法令和规章制度，将其所形成的档案移交给档案室和档案馆。档案室和档案馆接收后进行集中管理，这是档案工作区别于图书、资料等工作的一个重要标志。因此有人从理论上认为“档案不是招集物”，应将“搜集”甚至“收集”之类的字眼从档案工作的术语中去掉，其深意就在于此。但是，档案工作的现实又表明，档案虽然主要是通过强制性的接收方式进入档案室和档案馆的，但接收却并不是唯一的方式。在这种强制性的接收方式之外，还必须采用一种补充性的、拾遗补缺性的非强制性方式，那就是征集和搜集。因此可用一个形象而贴切的比喻来说明二者各自的作用及相互关系；接收是档案收集方式中的“正规军”，而征集和搜集是“游击队”。

征集和搜集作为一种“游击队”性质的收集方式，其基本特征和作用并无本质区别。灵活性、商讨性、非强制性是其基本特征，而为“正规军”顾及不到或遗漏之处拾遗补缺则是其基本作用。二者之间的区别主要表现在工作规模和具体的组织形式等技术性、外观性方面。一般而言，征集是一种规模较大、工作对象及重点较明确具体、组织较正规、严密的搜集活动，其外观表现一般有专门的组织、工作人员并往往有明确的题目、工作目标与方向，且常常形成正式的文件对其工作内容及组织形式等予以明确规定；而搜集则完全是根据工作需要随时起动、灵活安排的，具有极强的机动性和灵活性。

接收与征集、搜集在档案收集工作中的地位、作用及其相互关系，也颇具“正规军”与“游击队”色彩。档案收集工作中接收和征集、搜集之间也有这种关系特点。接收起主导性、决定性作用，征集与搜集起辅助性作用。但如果接收因种种原因难以施展或效果很差，征集和搜集往往又会临时充当“主要角色”，起某种决定性作用。另外，在接收工作比较规范，各档案机构在接收上水平差不多的情况下，征集与搜集往往又显示出其独特价值。也就是说，在这种接收分不出高下的情况下，谁的征集、搜集工作开展得好，谁的收集工作总体就会明显地相对好—些。而不注意开展征集、搜集工作的档案机构就会被甩在后面。从这一相对性角度看，征集与搜集实际上是可以决定收集工作总体状态水平的重要方面。在接收较规范且无明显差距的情况下，征集与搜集反而应成为各档案机构收集工作的重点。

2 收整工作的重要意义一——决定馆（室）藏水平；决定档案机构“身价”

收集工作的业务内容并不复杂，专业性也不很强。但它却有着决定馆（室）藏水平，决定档案机构身价舶重要意义。“馆（室）藏”是对档案机构所保存全部档案、资料的总称，是一个综合性的总体概念。它隐含着所藏档案、资料、是否齐全完整，数量如何，质量、价值如何，各类及结构如何等深层含义。馆（室）藏建设”则是指对上述深层问题的谋划、建设行为。馆（室）藏建设决不是指将应收集保存的档案资料等都收集进来就算完事，而主要是指对上述问题要进行总体的规划、考虑，要在收集中实现这种规划和考虑。很显然，馆（室）藏建设主要是通过收集这一具体工作活动来实现的。所以收集工作就应该从馆（室）藏建设的高度去进行。是否从这—高度去进行收集以及收集工作究竟怎样，也就从根本上决定着馆（室）藏的状况与水平。而馆（室）藏如何，或者说所藏档案、资料的数量、质量、价值如何，是否齐全完整，门类是否齐全，结构是否合理等等，又从根本上决定着档案机构的“身价”，决定着其在社会中的地位、声望与价值。说得直接了当些，人们怎样看待、评价一个档案室或档案馆，虽然要看其管理水平、服务态度、规模大小、级别高低、库房设备条件等种种因素，但归根结底是否其保存了些什么东西；二看这些东西的数量、质量、价值究竟怎样，档案机构要想使自己的工作有成效，想使自己在单位中或社会上有名望、有地位、有较高的“身价”，就必须首先从馆（室）藏建设抓起，就必须先做好收集工作。

3 收集工作的基本要求

收集工作的基本要求，实质上也就是馆（室）藏建设的基本要求，丰富、优化、突出自我。

丰富是数量方面的总体要求。这一要求有两层含义：一是档案的绝对数量要尽可能地多；二是各方面、各种类、各门类的档案及其辅助性材料（主要为资料）应尽可能地齐全完整，尽量没有或少有疏漏残缺之处。优化是质量方面的總体要求。它也有两层含义：一是档案内容方面的价值要优化、优选.尽量多收集有价值和价值较高、较重要的档案及其船助材科，少收集价值小的并尽量不收集无价值的档案材料；三是各方面、各门类、各种各祥的档案材料在结构比例上要优化、要合理，要互相补充，互相呼应，形成总体上的质量优势。

突出自我是对收集工作的综合性或说总体性需。它所强调的是收集工作的立足点问题，对收集工作乃至整个国家的档案保存状况具有深刻的理论与实践意义，可使整个国家的档案收藏状况达到总体优化。因为在现实中，各档案机构，尤其是规模不大、社会地位不高的档案室，往往容易产生自己本单位的档案不重要，只有上级机关的档案才重要，而且级别越高、权力与名气越大的机关的档案越重要的习惯性认识，出现收集工作重上级轻自己的现象。这种现象无论对于各社会单位，还是对于整个国家都是有害而无益的。对自己来说，自己的历史记录没有完整地保存下来；对于国家来说，则造成了馆（室）藏上大量不必要的重复。实际上国家历史的完整记录也没有保存下来。因为国家是由其所有成员（组织与个人）构成的。任何一个社会成员档案的短缺，都对国家历史总面貌的完整性造成了一种伤害。因此，突出自我是各档案机构收集工作必须坚持的一项根本要求。只有各档案机构都坚持收集上的突出

自我、以我为主，国家档案的总体才能充实、真实、完整，国家历史的真实记录才能丰富、全面、系统，国家的历史面貌才能从根本上保持并显现出来。当然这一要求在不同档案机构的具体体现又有所不同。对于档案室来说，就是要把收集的重点和立足点放在本单位形成的档案上，放在能真实记录和反映其职能活动的档案材料上，尤其是本单位制发和具体办理、处理的文件；对于档案馆来说，则要注意收集能全面真实地记录、反映其所管范围内社会活动的档案材料，并突出其所在地城和所在社会领域（如专业）的特点。因此也有人将此要求从理论上归结为突出特色。其理论含义与突出自我是一致的。因为不同的“自我”自然有不同的“特色”。

参考文献

[1]张梅红.谈学校文件材料的收集[J].兰台世界，2006（09）.

[2]曾丽芳.浅谈档案收集工作[J].办公室业务，2012（01）.