烟草企业档案管理工作存在的问题及有效措施

摘 要：档案管理作为烟草企业管理的重要工作，直接影响了烟草企业的政策运行和发展。随着社会的发展和经济水平的提高，烟草企业档案管理的问题也开始出现，在实际工作中，烟草企业管理存在一些弊端，如工作人员更换频繁、档案管理者责任心不强等。本文主要分析了烟草企业档案管理中存在的问题，并探讨了提高烟草企业档案管理水平的有效措施。

关键词：烟草企业；档案管理；问题；有效措施

随着我国烟草行业档案管理的各项硬件设施不断改造和升级，传统的档案管理手段和内容开始转变，电子信息档案开始不断应用，烟草企业档案管理也需要不断变革。同时，烟草行业的市场竞争压力业在不断加大，这对企业的各项工作提出了更高的要求，而档案管理作为企业的一项主要工作，必须要有高效、及时、安全和健康的管理。因此，加强档案管理水平，是当前烟草企业工作的重点。

1 烟草企业档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理的重要性认知度不足

档案管理虽然是企业的一个重要组成部分，但仍然偏向于后勤保障上，企业领导甚至职工对其重要性的认知程度不足，影响了档案管理水平。一方面，思想认知较为模糊。有些烟草企业并没有认知到档案管理是巩固企业基层的主要保障，这不仅会影响档案管理工作的正常开展，还会影响企业其他工作的开展。另一方面，对档案管理的价值认知不足。很多烟草企业没有意识到档案管理在企业管理中的实用价值，认为档案管理工作就是简单的文件材料搜集和整理工作，忽略了档案管理的实际价值，影响了档案管理水平。

1.2 档案管理的手段滞后性

当前我国烟草企业的档案管理工作仍然比较之后，尤其是管理你手段和方法上。比如很多档案管理工作的使用仍然是人工手工建立的，一般都是档案工作者自行管理和归档档案的案卷，大量的问卷也是有完整编目的，这样的档案管理手段会浪费大量的人力、物力，工作效率也很低。同时，归档的渠道不够流畅，没有形成集中统一管理归档的体系。受很多原因的影响，如保管不妥、历史等问题，有些档案还出现了断代的问题，一些企业管理人员认为自己所保管的档案资料问题不大，不会进行集中管理，使得一些档案出现流失、损坏等问题。

1.3 管理的团队不科学

在知识经济的时代，人才是第一生产力，也是竞争的主要力量。档案管理工作人员在烟草企业中，与其他职位相比诱惑力不大，人才流失的现象较重，管理人员的素质也良莠不齐，导致整个管理你团队缺乏足够的竞争力，最终影响的企业的档案管理效果。因此，在现代经济发展下，提高烟草企业档案管理人员的素质，构建健全的档案管理团队是极为重要的。而现实很多烟草企业的档案管理者仅仅会立卷归档的一些基本知识，对档案的编目、分类、保管期限的划分等都存在问题。

2 提高烟草企业档案管理水平的有效措施

2.1 加强管理认知，创新服务理念

烟草企业档案管理人员必须要意识到档案管理的重要性，将档案管理纳入一项基础性的工作不松懈，要定期分析、检查和研究档案管理的工作。同时，企业管理部门必须要主动向领导汇报档案管理工作中存在的问题，提高自我责任感。企业管理者及领导也要加强对职工的档案宣传工作，建立档案管理领导小组，定期检查、监管档案管理工作，定期考核下属工作效果，完善和规范档案管理工作。此外，档案管理是一项服务性工作，在烟草企业档案管理工作中，必须要加强和创新管理者的服务理念。要创新服务理念，除了要提高工作人员对档案管理的认知水平和责任感外，还要通过加强档案和其他部门的资料工作者建立完善的業务交流关系，加强档案管理部门与其他部门的联系，以提高整个企业的管理水平。

2.2 建立健全的管理制度，完善管理

烟草企业档案管理的工作十分复杂，必须要有完善的制度加强保证。因此，在提高烟草企业档案管理水平的过程中，必须要建立健全的档案管理制度。比如企业必须要在档案材料收集、整理以及归档上都要加强管理，对案卷的各个细则都要严格要求，提高档案案卷整理的完整、科学、全面性。同时，企业必须要建立科学的档案计算机辅助管理之地，要科学使用扫描仪、计算机等信息设备和信息技术，要把档案资料完整的输入到计算机和其他信息设备中，或者可以将档案及数据资料使用图片、文字和声像等方式整理出来。这样不仅有效提高档案的管理水平，也促进烟草企业的可持续发展。

2.3 科学整理档案资料，提高档案质量

档案的收集和整理是烟草企业档案管理的基本工作，传统的收集和整理工作都是采用人工收集，而随着社会的不断发展，烟草企业的档案越来越多，也比较繁杂，人工收集已经无法满足需求了，互联网时代下，需要不断借助网络信息技术来完成。对那些不符合档案需求的材料，或者手续不齐全的材料进行及时处理，提高档案的完整性，增强档案管理的水平。除了规范档案材料的收集和整理工作外，还需要加强档案的内部管理工作。档案管理人员要开展载体档案和分门别类的管理方法，以保证档案的科学管理。同时，烟草企业要和工作人员要严格遵循现有的档案管理制度开展管理，对那些逾期不还、泄密、失窃等不良行为要严肃处理。此外，档案室的环境也要有一定保证，杜绝出现损坏档案行为的出现。

2.4 加强职工培训，构建完善的档案管理团队

烟草企业的档案管理工作的政策性和业务性都很强，包括了高服务性和保密性，这对相关工作人员的素质和技能有很强的要求。在构建档案管理团队过程中，必须要选择作风良好、政治清白、责任心较强的职工，是选择档案管理人员的基本要求。同时，因烟草企业档案管理工作者需要一定的稳定性，因此企业在尽量调整和变动工作团队，以增强团队的专业性。其次，对在职职工，企业必须要加强业务和技能培训，如要选择烟草企业档案干部去当地政府管理部门进行培训，企业必须要从资金、时间等方面都给予职工最大的支撑。最后，企业多组织一些观摩学习的机会，一个方面多引进一些专业的档案管理人员和管理领导人员到企业进行指导，另一方面要引导档案管理人员到一些专业的档案管理企业和机关学习实际操作技能。只有这样，才能帮助企业建成一支完善的档案管理团队，促进烟草企业档案管理的稳定发展。

3 结语

总之，烟草企业的档案管理工作是企业一项主要工作，对影响企业的正常运作有积极意义。在烟草企业的实际档案管理工作中，存在档案管理的重要性认知度不足、管理手段不合理、管理的团队不科学等问题。对此，必须要加强管理认知，创新服务理念；建立健全的管理制度，建立健全的管理制度，完善管理；建立健全的管理制度，完善管理，以增强烟草企业档案管理水平，推进烟草企业的可持续发展。

参考文献

[1]柳迎新. 浅谈烟草企业档案管理[J]. 黑龙江史志，2013，17：113.

[2]张彤. 烟草企业档案管理工作存在的问题及解决的对策[J]. 黑龙江档案，2012，04：107.

[3]赵钰. 探讨烟草企业档案管理存在问题的新思考[J]. 办公室业务，2014，09：237.

作者简介

杨秀芬，湖北中烟工业有限责任公司恩施卷烟厂，本科。